Ekonomiassistent och administratör sökes till kund nära Arlanda

Har du god erfarenhet av fakturahantering och administrativa uppgifter, och söker ett långsiktig uppdrag hos en spännande kund? Då kan detta uppdrag vara för dig!

Om uppdraget

Vår kund nära Arlanda söker nu en ekonomiassistent/administratör med start i slutet av februari/början av mars. Uppdraget beräknas pågå i två år. Detta är ett konsultuppdrag via oss på Bemannia, med placering hos vår kund. Möjlighet till distansarbete två dagar i veckan finns.

Dina arbetsuppgifter

I din roll kommer du att vara spindeln i nätet som stöd till projektchef, controller och projektledare mfl. avseende koordinering, ekonomiadministration och administration.

Du kommer hjälpa till med att ta fram konsultavrop och fakturainstruktioner. Tillsammans med controllern kommer ni jobba med ekonomistrukturen för hantering av fakturor. Du kommer vara referensperson för inkomna fakturor och kontera dem enligt ekonomistrukturen. Därefter följer du upp att projektmedlemmarna granskar och godkänner fakturor, inklusive fakturaunderlag som dagböcker.
En del i det är att följa upp upparbetade kostnader på konsultavrop och sammanställa inköpsrapporter vilket ger dig en helhetsbild över alla konsulter. Det är en fördel om du är systematisk och kan ta fram effektiva rutiner.

Exempel på arbetsuppgifter:

- Hantera inköpsanmodan och inköpsorderbekräftelse, nya och utökningar.

- Hantering av behörigheter i IFS, ta fram och uppdatera attestmall

- Fakturahantering, kontering, rätt attestled, bifoga fakturaunderlag t.ex. dagbok, godkännande av fakturor och fakturaunderlag från projektledare

- Uppdatera inköpsrapporter, sammanställer upparbetat av externa konsulter, skicka informationen till controller

- Ge underlag till Fastighetsinformation om gällande inköpsorder

- Hantering nya projektmedlemmar, konsulter och nyanställda. T.ex. beställning av on-/offboarding, arbetsutrustning, behörigheter till system, badgeansökningar

- Koordinera delegeringar för t.ex. byggarbetsmiljö, elsäkerhet och investeringsmedel

- Hantering av dokument i Antura, Scrive och externa program som t.ex. entreprenörerna använder

- Uppdatera dokument som t.ex. presentationer

- Koordinera och kalla till möten, ta fram dagordning, presentation, skriva protokoll

- Koordinera och hjälpa projektmedlemmar med att dokumentering från myndigheter görs klart och läggs in i Antura, t.ex. arbetsanmälan

- Göra semesterlistor, kontaktlistor, maillistor för t.ex. kluster, stab, projekt, projektledare

- Boka extern lokal vid konferens

- Ordna med behörighet för bokning av konferensrum

- Koordinera etablering och flytt, avetablering av kontor, kontakt med externa, städning

- Inköp av kontorsmaterial

- Hantera felanmälan av kontorsytor

Dina kvalifikationer

Krav för tjänsten:

- Minst 5 års erfarenhet av en liknande roll som ekonomiassistent eller administratör

- Tidigare erfarenhet av fakturahantering

- Erfarenhet av affärssystem som IFS samt projektsystem som Antura eller liknande

Vad vi erbjuder dig

Som konsult på Bemannia erbjuder vi dig en nära kontakt med din konsultchef och en möjlighet till fler uppdrag via oss. Hos oss får du utvecklas på lärorika arbetsplatser och känna att din kompetens kommer till nytta.

Om ansökan
Sök tjänsten genom att klicka på ansök nedan. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdag.

Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa av ansvarig rekryterare Ydalia Mendoza, ydalia.mendoza@bemannia.se.

För generella funderingar kring din ansökan eller vår rekryteringsprocess når du oss under kontorstid på 08-84 53 00.

Bemannia är ett publikt och svenskägt bemannings- och rekryteringsföretag som tillhandahåller kompetent och kvalificerad personal genom uthyrning, rekrytering och personalentreprenader inom Organisation & Ledarskap, PR & Information, Marknad & Sälj, Ekonomi, Juridik, HR & Personal, Fastighet & Teknik, IT & Data samt Kontor & Administration. Bemannia har ramavtal med merparten av Sveriges Myndigheter och Sveriges kommuner, dess förvaltningar och bolag. Bemannia är medlem i Kompetensföretagen och är ett auktoriserat Bemanningsföretag och Rekryteringsföretag samt har kollektivavtal med Unionen, Akademikerna, SEKO samt LO och Hotell- och Restauranganställdas förbund. Bemannia är certifierat enligt SS-EN ISO 9001:2015, Ledningssystem för kvalitet, SS-EN ISO 14001:2015, Miljöledningssystem - krav och vägledning, SS-ISO 45001:2018, Ledningssystem för arbetsmiljö och SS-ISO/IEC 27001:2013 Ledningssystem för informationssäkerhet

Ledningen för bolaget har varit verksam i branschen i 40 år.