Ekonomiassistent/Administratör till Swedavia

Till Swedavia söker vi just nu en ekonomiassistent/administratör för ett långt konsultuppdrag.

Uppdraget är på heltid och önskas starta i slutet på februari/början på mars.

Beräknat slutdatum
2025-02-28

Beskrivning av projektet och uppdraget

I din roll kommer du att vara spindeln i nätet som stöd till projektchef, controller och projektledare mfl. avseende koordinering, ekonomiadministration och administration.

Du kommer hjälpa till med att ta fram konsultavrop och fakturainstruktioner. Tillsammans med controllern kommer ni jobba med ekonomistrukturen för hantering av fakturor. Du kommer vara referensperson för inkomna fakturor och kontera dem enligt ekonomistrukturen. Därefter följer du upp att projektmedlemmarna granskar och godkänner fakturor inkl fakturaunderlag som dagböcker.

En del i det är att följa upp upparbetade kostnader på konsultavrop och sammanställa inköpsrapporter vilket ger dig en helhetsbild över alla konsulter. Det är en fördel om du är systematisk och kan ta fram effektiva rutiner.

Omfattar uppgifter som tex:

* Hantera inköpsanmodan och inköpsorderbekräftelse, nya och utökningar.
* Hantering behörigheter i IFS, ta fram och uppdatera attestmall
* Fakturahantering, kontering, rätt attestled, bifoga fakturaunderlag tex dagbok, godkännande av fakturor och fakturaunderlag från projektledare
* Uppdatera Inköpsrapporter, sammanställer upparbetat av externa konsulter, skicka informationen till controller
* Ge underlag till Fastighetsinformation om gällande inköpsorder
* Hantering nya projektmedlemmar, konsulter och nyanställda. Tex beställning av on-/offboarding, arbetsutrustning, behörigheter till system, badgeansökningar mm
* Koordinera delegeringar för tex byggarbetsmiljö, elsäkerhet och investeringsmedel
* Hantering av dokument i Antura, Scrive och externa program som tex entreprenörerna använder
* Uppdatera dokument som tex presentationer
* Koordinera och kalla till möten, ta fram dagordning, presentation, skriva protokoll
* Koordinera och hjälpa projektmedlemmar med att dokumentering från myndigheter görs klart och läggs in i Antura, tex arbetsanmälan
* Göra semesterlistor, kontaktlistor, maillistor för tex kluster, stab, projekt, projektledare mm
* Boka extern lokal vid konferens
* Ordna med behörighet för bokning konferensrum
* Koordinera etablering och flytt, avetablering av kontor, bla kontakt med externa, städning mm
* Inköp av kontorsmaterial mm
* Felanmälan kontorsytor



Syfte med uppdraget och förväntat resultat

Stöd till projektchef, controller och projektledare mfl. avseende koordinering, ekonomiadministration och administration.

Krav på erfarenhet och kompetens

Administrativ erfarenhet, gärna tidigare erfarenhet av ekonomiassistent eller administratörs roller.

Krav på tidigare erfarenhet av fakturahantering

Vi ser gärna att man har arbetat i affärssystem så som IFS tidigare samt projektsystem som Antura eller liknande.



Om Jefferson Wells

Som konsult på Jefferson Wells får du möjlighet att utvecklas i olika uppdrag i olika branscher. Vi på Jefferson Wells tillhör en stor koncern och får in många spännande uppdrag inom olika branscher, därmed ökar möjligheten för din personliga utveckling och karriär. Du blir som konsult en del av vårt härliga team av konsultchefer, kandidatspecialister med mera.

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan genom att registrera ditt CV, urval sker löpande.