Elevadministratör/receptionist sökes till Polhemsgymnasiet

Vår vision är att Göteborg ska vara en internationellt ledande utbildnings- och kunskapsstad. Utbildningsförvaltningen i Göteborg bedriver verksamhet inom kommunal gymnasieskola, vuxenutbildning, yrkeshögskola, anpassad gymnasieskola, särvux, studie- och yrkesvägledning, modersmål samt skolutveckling.

I vårt arbete har vi ett tydligt elevfokus som sätter kunskap och färdigheter i ett sammanhang där inre motivation, medskapande och lust att lära är viktiga ingredienser. Vi arbetar utifrån alla människors lika värde och rättigheter. Tillsammans skapar vi en arbetsmiljö där både elever och medarbetare är delaktiga och verkar för varandras framgång.

ARBETSUPPGIFTER
Polhemsgymnasiet är vackert belägen på livliga och kunskapsintensiva Lindholmen och har ett välutvecklat samarbete med sina grannar som utgörs av andra gymnasieskolor, Chalmers, IT-universitetet och diverse företag. Genom studiebesök, gästföreläsningar och gymnasiearbeten på olika företag inspireras våra elever, får ett eget kontaktnät och en kännedom om vad vidare studier och kvalificerade yrken innebär. Vi har också ett brett internationellt kontaktnät och utbyten med andra länder.

Vi söker nu en elevadministratör/receptionist.

Skolan har fyra högskoleförberedande program, med idag 1150 elever och 85 anställda. Inom närmaste åren kommer vi utöka verksamheten till en skola med 1750 elever.

Rollen innebär att du är ett administrativt stöd och ger service av hög kvalitet till elever, rektorer, lärare och övrig personal på skolan. Du arbetar bland annat i Göteborgs stads elevadministrativa system, IST. Arbetsuppgifterna innebär t.ex. in och utskrivning av elever, byte av kursgrupper, kalendariet på skolan, arkivfrågor, diariehantering, CSN -rapportering, beställning av Nationella prov, hantering av Västtrafikkort, utlämnande av allmän handling och vikarieanskaffning.

I uppdraget ingår också att bemanna skolans reception vid vissa tider, som är en naturlig plats att möta eleverna i deras dagliga frågor. Andra uppgifter i receptionen är bland annat att ge service till personal, välkomna och ta emot besökare, samt bemanna receptionens telefon.

Rollen som elevadministratör är en central och viktig roll i skolans dagliga verksamhet där många nya situationer kan uppstå under arbetsdagen. Som elevadministratör är din främsta uppgift att ge god service och underlätta vardagen för skolans personal och elever. Det innebär att du behöver vara flexibel, snabblärd och prestigelös.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har utbildning och erfarenhet inom administration eller annan jämförbar utbildning som vi anser vara likvärdig. Vi vill gärna att du har erfarenhet av relevant arbete med ungdomar i övre tonåren. Tidigare erfarenhet av arbete i skolmiljö är meriterande.

Har du tidigare jobbat i Stadens elevadministrativa system, framförallt IST, så är det meriterande.

Du tar initiativ och ansvar för att arbetet går framåt, oavsett om du arbetar ensam eller tillsammans med andra. Du agerar på egen hand utifrån vad situationen kräver utan att behöva stöd av andra. Du har förmåga att ta självständiga beslut inom ramen för ditt uppdrag.

Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och du anstränger dig för att framföra lösningar. Du är mån om att ta reda på vilka förväntningar som finns hos uppdragsgivare och andra intressenter samt följer upp att dessa införlivas. Du är balanserad, positiv och observant i ditt kundbemötande. Du tycker om att arbeta med såväl ungdomar som vuxna och har en utpräglad servicekänsla.

Du har lätt för att anpassa dig och ditt arbetssätt utifrån ändrade förutsättningar och ny information. Du kan snabbt ändra ditt synsätt och förhållningssätt samt se möjligheter i förändringar då verksamheten och administration förändras över tid och det är viktigt att du är flexibel, gillar att anta nya utmaningar, har god strukturell förmåga och god anpassningsförmåga då det kan förekomma arbetstoppar speciellt vid läsåret slut.

Din digitala kompetens är hög och du lär dig snabbt nya system. Du utrycker dig väl i tal och skrift.

ÖVRIGT
Till din intervju behöver du ha med dig pass/nationellt id och eventuellt bevis på uppehållstillstånd om du har ett medborgarskap utanför EU/EES. Detta för att vi som arbetsgivare behöver säkerställa din identitet samt säkra att du har rätt att arbeta i Sverige.

Med hänvisning till lagarna som reglerar registerkontroll så måste den som erbjuds denna tjänst uppvisa utdrag ur belastningsregistret innan anställningsavtal kan upprättas.

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag.