Enhetsadministratör

Vill du vara med och bidra till internationell fred, säkerhet och utveckling? Vill du ha ett meningsfullt och utvecklande arbete där du gör skillnad? Då kan du vara vår nya kollega på FBA. Vi satsar på vår verksamhetsnära administration och söker en enhetsadministratör till enheten för Internationellt utvecklingssamarbete och metodutveckling.

Dina arbetsuppgifter
Rollen som enhetsadministratör har två ben; den verksamhetsnära administrationen (t.ex. stödja i genomförande av utbildningar samt administrera upphandlingar och konsultkontrakt) och enhetsadministrationen/stöd till enhetsledningen (t.ex. planera och protokollföra möten, administrativt stöd vid inköp, bokningar, externa besök). Gemensamt för båda dessa områden är att du ger stöd och service till individer och grupper. Du bidrar med ordning och struktur och samordnar så att allt finns på rätt plats vid rätt tidpunkt. Rollen pendlar från ett arbete i bakgrunden till att ha kontakter utåt, både genom fysiska och digitala möten. Du stödjer det praktiska genomförandet av utbildningar, konferenser och andra verksamhetsaktiviteter (fysiskt och digitalt). Exempel på uppgifter är att sammanställa material, administration kring upphandling, inköp/beställningar och fakturor, kontraktsadministration, samt mötes-, konferens- och resebokningar. Inom ramen för dina tilldelade arbetsuppgifter förväntas du utveckla och uppdatera administrativa rutiner när behov finns. Du utgör också en aktiv del i ett nätverk av enhetsadministratörer genom vilket ledning- och verksamhetsstödet implementerar och följer upp nya/justerade processer och rutiner i kärnverksamheten. Inom detta nätverk förväntas du, genom ditt verksamhetsnära perspektiv, bidra till utveckling och förädling av administrativa processer och rutiner som drivs och ägs av stödet. FBA är engagerat i flera fransktalande länder och en del i rollen är stöd i till verksamhetens genomförande i dessa kontexter. 

Din profil
Kvalifikationer


• Akademisk examen relevant för tjänsten, eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer som likvärdigt
• Erfarenhet av generellt administrativt arbete
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift
• Goda kunskaper i franska
• Goda kunskaper i och ett stort intresse för arbete med digitala verktyg


Meriterande


• Erfarenhet av administrativt arbete på myndighet, inkl. goda kunskaper om de krav som ställs på myndigheter, t.ex. vad gäller offentlighetsprincipen och regler om offentlig upphandling
• Erfarenhet av utbildningsadministration
• Internationell erfarenhet av relevans för rollen, t.ex. arbete i/med internationella organisationer eller arbete inom internationellt utvecklingsarbete med konflikt- och postkonfliktmiljöer
• Annan relevant språkkunskap, exempelvis arabiska eller spanska
• Ytterligare språkkunskaper av relevans för FBA:s samarbetsländer
• Kunskap om/erfarenhet av arbete med något av FBA:s verksamhetsområden

I rollen som enhetsadministratör är du en nyckelperson. Ditt arbetssätt präglas av hög grad av professionalism, struktur och service. Du har en förmåga att ta initiativ och arbeta uppsökande i din service genom att vara lyhörd för andras behov. Du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete så att det blir tidseffektivt och kvalitativt. En god grundläggande IT-kompetens är relevant, men ännu viktigare är att du har ett intresse för att bidra till användandet och utvecklingen av digitala lösningar inom ramen för t.ex. utbildningar där du kommer agera som ”producent”. Rollen som enhetsadministratör kräver ett regelbundet resande till länder där väpnad konflikt pågår. Det innebär att kraven på flexibilitet, gott omdöme och god samarbetsförmåga är särskilt höga.

FBA strävar efter en personalsammansättning som speglar samhällets mångfald. Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper som, tillsammans med tidigare erfarenheter, ska kunna vidimeras vid referenstagning. Vi erbjuder ett meningsfullt arbete där du kan känna delaktighet och ansvar. På FBA är du som medarbetare vår viktigaste tillgång. Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på FBA och vilka karriärmöjligheter du har hos oss.

Du kommer att anställas som tjänsteperson i rollen som administratör. Tjänsten är tillsvidare med start snarast eller enligt överenskommelse, företrädesvis i januari 2021. Placeringsort är Stockholm. I arbetet ingår resor, även utrikes till högriskområden. Tjänsterna är säkerhetsklassade, registerkontroll kommer att göras enligt bestämmelser i säkerhetsskyddslagen.

Ansök senast 2021-10-31

Vi undanber oss erbjudanden om annonserings - och rekryteringshjälp.

För frågor om rollens innehåll: Biträdande enhetschef, Claes Nilsson, 070-360 46 02

Allmänna och praktiska frågor: Daniel Andersson, 070-574 60 16

Facklig representant: Elisa Gyllin, 072-247 49 97

Om oss
Folke Bernadotteakademin (FBA) är myndigheten för fred, säkerhet och utveckling.

FBA arbetar med internationella fredsinsatser och utvecklingssamarbete. Myndigheten bedriver utbildning, forskning och metodutveckling för att stödja freds- och statsbyggande i konflikt- och postkonfliktländer. Vi bidrar även med civil personal och expertis till freds- och valobservationsinsatser som leds av EU, FN och OSSE. Myndigheten har fått sitt namn efter Folke Bernadotte, FN:s första medlare.