Enhetsadministratör, Sida Visby

Enhetsadministratör till enheten för Dokument, administration och resurs, med placering i Visby

På Gotland finns sedan år 2008 enheten Dokument, Administration och Resurs (DAR). Enheten är lokaliserad i Visby och har totalt cirka 20 medarbetare. Verksamheten som utförs är ekonomi- och löneadministration samt arkiv- och dokumentfunktionen. Enheten tillhör avdelningen Ekonomi- och administration vid Sidas huvudkontor i Stockholm. Avdelningen består av tre enheter: DAR, Redovisning och betalningar samt Analys och samordning. Totalt har avdelningen cirka 60 medarbetare.

Arbetsuppgifter
Enhetsadministratören skall kunna
. Samordna och ansvara för enhetens gemensamma administration, mötesplanering samt resehantering samt utgöra ett stöd vid enhetens externa verksamhet
. Aktivt medverka i nätverken för Administratörer, Programadministratörer och Controllers genom att delta på nätverkets möten och utföra arbetsuppgifter som åläggs nätverket och därigenom bidra till den gemensamma utvecklingen av Sidas administrativa system och rutiner
. Löpande ärende- och dokumenthantering samt kvalitetssäkring av enhetens gemensamma arkiv/ärenden
. Kontakten mellan Sidas stödenheter/avdelningar och den egna avdelningen/enheten vad gäller personaladministrativa frågor kring start och avslut av medarbetare
. Introduktion av nya medarbetare vad gäller administrativa rutiner
. Hantering av fakturor
. Vissa kommunikationsfrågor inkluderat hantering av intranät (SharePoint)
. Ta fram underlag för och kvalitetssäkra enhetens personalrapportering
. I övrigt förekommande arbetsuppgifter på avdelningen/enheten

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
. Registrera dokument i dokumenthanteringssystemet Dox
. Beredd utföra kontroller inom ramen för löneprocessen

Kvalifikationskrav
Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy på www.sida.se.

Utbildning
. Dokumenterad gymnasieexamen inom t.ex. administration och/eller ekonomi eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt

Kompetens och arbetslivserfarenhet
. Minst 1 års dokumenterad praktisk erfarenhet av självständigt administrativt arbete
. Minst 1 års dokumenterad praktisk erfarenhet av att arbeta med Microsoft Office
. Minst 1 års dokumenterad praktisk erfarenhet av ekonomi-, elektronisk fakturahanterings-, dokument- och ärendehanteringssystem
. Goda IT-kunskaper
. God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på såväl svenska som engelska
. God förmåga att arbeta självständigt, ta egna initiativ och slutföra arbetsuppgifter
. Stor noggrannhet och hög serviceambition

Kompetenser och arbetslivserfarenhet utöver ovanstående.
. Mycket god samarbetsförmåga
. God förmåga att kunna arbeta i öppet kontorslandskap
. God förmåga att snabbt sätta sig in i nya rutiner och förändringar
. God förmåga att prioritera bland många arbetsuppgifter

Meriter
. Kunskaper om Sidas organisation, uppdrag och verksamhetssystem
. Kunskaper i franska och spanska
. Kunskaper eller erfarenheter av arbete med kommunikationsfrågor, informationsspridning genom intranät (SharePoint) och Internet