Enhetsadministratör till enheten för nationella insatser och civilskydd

MSB stärker samhället i att förebygga och hantera olyckor, kriser och konsekvenser av krig.
Vi värnar människors liv och hälsa, samhällets funktionalitet och grundläggande värden som demokrati, rättssäkerhet och mänskliga rättigheter. Högt förtroende och nära samarbete med aktörerna gör att vi lyckas.




Vill du tillsammans med oss stärka samhället i att förebygga och hantera olyckor, kriser och konsekvenser av krig? Då kanske du är vår nästa kollega!

Som enhetsadministratör kommer du vara ett stöd till och jobba nära ett antal projektledare och handläggare som arbetar med planering, genomförande, uppföljning och utveckling av insatser med våra nationella förstärkningsresurser, både inom Sverige och utomlands.

Ditt ansvar och dina arbetsuppgifter
Som administratör på enheten för nationella insatser och civilskydd är du central i genomförandet av MSB:s insatser inom detta verksamhetsområde. Du ansvarar för att stödja genomförande av insatser från start till slut, huvudsakligen avseende administration, ekonomi och logistik. Du deltar aktivt i lärandet och den kontinuerliga utvecklingen av verksamheten för att förbättra pågående och framtida insatser.

Du kommer att stödja handläggare och projektledare i arbetet med att utveckla de nationella förstärkningsresurserna, samt bistå vid framtagande av informationsdelning och kommunikationsstrukturer för enheten. Du kommer även stödja enhetsledningen med vissa administrativa uppgifter. Övriga arbetsuppgifter kan tillkomma vid behov.

Tjänsten innebär nära samarbete med andra enheter på MSB och andra svenska myndigheter och internationella partnerorganisationer.

I dina arbetsuppgifter ingår:

- Stödja projektledare och handläggare med insatsernas administration och vid behov även agera stabsassistent för att bistå insatsfunktionen med stabstöd.
- Att bidra till planering, beredning, budgetering, administrering, uppföljning och avslutning av insatser.
- Dokumentation, diarieföring och informationsdelning, personalplanering samt schemaläggning.
- Bokning av resor och boende samt beställning av utrustning för insatspersonal, samt beställning och bokning av mat och lokaler för verksamhetens möten och projektaktiviteter.
- Att bistå vid dokumentationshantering vid upphandlingar, verifiera och kontrollattestera inkommande fakturor, hantera verksamhetsförskott, bidra med underlag till insatsuppföljning samt till rapportering och övrig kommunikation. 

Dina kunskaper och kompetenser
Vi söker dig som har:

- Relevant utbildning eller motsvarande kunskaper förvärvade på annat sätt.
- Minst tre års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete.
- Goda datakunskaper, speciellt Word och Excel.
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

- Erfarenhet av arbete inom räddningstjänst, svenska krisberedskapssystemet eller motsvarande.
- Erfarenhet av arbete i annan offentlig förvaltning.
- Erfarenhet av arbete i en internationell kontext.

Som alla medarbetare och ledare hos oss förväntas du kunna arbeta uppdragsorienterat, utvecklingsinriktat, dialoginriktat, ha god självkännedom och bidra genom att vara ett föredöme.
https://www.msb.se/sv/om-msb/jobba-hos-oss/anstallningsvillkor-och-formaner-nar-du-jobbar-pa-msb/

Du har ett strukturerat arbetssätt och har lätt för att snabbt sätta dig in i nya arbetsuppgifter och att anpassa dig efter förändrade omständigheter. Du kan behålla lugnet i stressade situationer och visa gott omdöme under tidspress. Du arbetar bra tillsammans med andra människor. Du har en god problemlösningsförmåga, kan arbeta självständigt och fullföljer ditt arbete tills projektet är avslutat. Det är viktigt att du kan hantera många olika arbetsuppgifter parallellt samtidigt som du upprätthåller en noggrannhet och struktur i ditt arbete. 

Om anställningen
Vi erbjuder dig en anställning tillsvidare på heltid som inleds med en provanställning.

Din placeringsort kommer att vara Karlstad eller Stockholm och resor i anställningen förekommer. 

Svenskt medborgarskap är ett krav för anställning på MSB då den innebär placering i säkerhetsklass. För anställning krävs godkänt resultat i säkerhetsprövningen med registerkontroll, som genomförs i enlighet med säkerhetsskyddslagen.

Om oss
Enheten för nationella insatser och civilskydd är en del av MSB:s operativa avdelning. På enheten är vi drygt 15 medarbetare och vi finns på flera av MSB:s verksamhetsorter. Enheten bidrar till MSB:s uppdrag att stärka andra aktörer med kompetens och materiel vid insatser samt att prioritera och fördela förstärkningsresurser. I detta ingår att inrikta, utveckla och leda insatser med myndighetens nationella förstärkningsresurser och räddningsinsatser inom ramen för EU:s civilskyddsmekanism. 

MSB kan erbjuda dig en attraktiv arbetsplats med varierande och intressanta arbetsuppgifter i en myndighet som spänner över flera politikområden och har hela världen som arbetsfält. 

Alla vi som arbetar på MSB förväntas och ska bidra till ökad jämställdhet och likabehandling för en arbetsmiljö och ett samhälle fritt från diskriminering.

https://www.msb.se/sv/om-msb/jobba-hos-oss/

Vill du veta mer?
Har du frågor är du välkommen att kontakta enhetschef Nils Vaernholt eller Susanne Axmacher. Fackliga företrädare är Carin Hammarbo (Saco-S), Peter Nytting (ST) och Ann-Britt Paradis (SEKO). Samtliga nås via växelnummer 0771-240 240.

Välkommen med din ansökan senast den 4 april 2023