Enhetsadministratör till utbildningsförvaltningen

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Arbetsplatsbeskrivning
Bra skolor för Stockholms barn och unga är en stor och viktig utmaning.

Under den närmaste tioårsperioden kommer antalet skolelever i Stockholm öka med ca 30000 elever.

Utbildningsförvaltningens lokalenhet ansvarar för lokalförsörjningen till Stockholms kommunala grundskola och gymnasieskola. Vi erbjuder en dynamisk arbetsmiljö med fokus på barn och unga. Utbildningsförvaltningen är en av Sveriges största hyresgäster. Vi hanterar hyror som uppgår till ca 1,4 miljarder kronor per år för stadens skollokaler. Nu söker vi en enhetsadministratör som har ett genuint intresse för service och administration.

Arbetsbeskrivning
I rollen ligger tyngdpunkten på enhetens löpande ekonomiadministration avseende t ex inköp, utbildningar, telefoni, konsulttjänster och hyres- och avtalsadministration.

Du ansvarar även för personaladministration och IT. Dessa arbetsuppgifter består bland annat av administration och praktiska förberedelser kring nyanställningar och avslut av anställningar. Du är enhetens beställare av IT, telefoni, inköp och leveranser, liksom behörigheter i olika administrativa system. Du har ett löpande uppdrag kring IT-beställningar och bevakning av utvecklingen kring relevanta IT-stöd. Du hjälper medarbetare med enklare tekniska frågor alternativt hänvisa till rätt instans. Du arbetar även med löpande personalfrågor som t ex följa upp semesterplanering, sjukfrånvaro, flexrapportering och beställningar av olika slag.

Du kommer vara ett administrativt stöd till enhetschef och ledningsgrupp, hjälpa till med t ex mötes- och konferensbokningar, personalsociala aktiviteter, administrera enhetens funktionsbrevlåda, administration kring enhetens lokaler samt posthantering.

Du ingår i lokalenhetens avtalsgrupp för arbetet kring hyror och avtal, och är också en del av ett administrativt team där du samarbetar med administratörer på avdelningens övriga enheter.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:

- Gymnasieekonom eller motsvarande utbildning inom ekonom alternativt flerårig erfarenhet av ekonomi och administrativa uppgifter som vi bedömer som likvärdig
- Erfarenhet av Agresso eller liknande ekonomisystem
- Tekniskt intresse och kunskap
- Mycket goda kunskaper i Office
- Goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift

Meriterande:

- Erfarenhet från arbete i offentlig förvaltning
- Erfarenhet av avtalsadministration
- Erfarenhet av LOIS/L.E.B eller liknande databaser

Du har en genuin känsla för service och administration. Du är självgående och tar ansvar för att driva dina arbetsuppgifter och processer framåt. Du är van att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett noggrant sätt. Du sätter upp och håller tidsramar. Du arbetar bra med andra människor, är tillmötesgående i ditt beteende och tycker om att samarbeta. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. 

För att trivas hos oss bör du ha en öppen attityd och vilja vara med och utveckla såväl dig själv som vår verksamhet. Vi hoppas och tror också att du är genuint intresse för service, administration samt IT och vill jobba i en verksamhet som utvecklar Stockholm för barn och unga.

Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi erbjuder dig:

- Flexibel arbetstid med flexavtal
- Teamarbete för utveckling, stöd och minskad sårbarhet
- Möjlighet att bidra till en bättre skolmiljö
- Trevliga lokaler på Kungsholmen

Välkommen med din ansökan!

Övrigt
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.


Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.