Enhetschef för administration och affärsstöd

Uppsala kommun arenor och fastigheter AB

Intresserad av verksamhetsstöd på bred front? Vill du vara med och bygga upp och forma i princip alla administrativa rutiner och flöden inom vårt bolag de närmaste åren?
Då har vi kanske jobbet för dig!

Uppsala kommun arenor och fastigheter AB är ett kommunägt bolag som startades 1 september 2021 och består av verksamheter från fem kommunala bolag och 3 kommunala enheter som har gått ihop. Det nya bolaget har ca 220 fast anställda och arbetar inom fastighetsbranschen och besöksnäringen i Uppsala med Uppsala kommun som största enskilda kund. Våra 76 fastigheter uppgår till 258.000 m² lokaler och 320 hektar mark. Bland dessa ingår flera arenor i Uppsala, exempelvis Fyrishov (med ca 1,4 miljoner besökare per år), Studenternas och Gränby ishallar som ägs och drivs av bolaget.

Verksamhetsstödsområdet ligger direkt under vår CFO och består idag av två enheter, administration och affärstöd (A&A) samt ekonomi & redovisning (E&R) och en stabsfunktion. Enheterna arbetar tätt ihop och verksamhetsövergripande men respektive enhet har specifika ansvarsområden med egna mål och eget budgetansvar.

Vi söker nu en enhetschef till vår enhet för administration och affärstöd med placering i Uppsala. Ditt övergripande uppdrag blir att, tillsammans med enhetschefen för ekonomi & redovisning, driva och utveckla det dagliga arbetet inom verksamhetsstödsområdet ekonomi, IT och administration. Området ansvarar även bolagsövergripande för HR och juridik samt bolagsövergripande för administrativt stöd inom t.ex. hållbarhet, upphandling och inköp.

Välkommen med din ansökan!

Ditt uppdrag
Verksamhetsstödets övergripande funktion är att samla/ samordna, styra/ leda, stödja och följa upp/ kontrollera bolagsövergripande.

Som enhetschef för administration och affärsstöd kommer du tillsammans med dina medarbetare och konsulter (cirka tio personer) att driva arbetet med att standardisera processer och avtal, strukturera verksamheten, styra och leda utifrån nyckeltal samt utveckla stödet till bolagets affärsdrivande enheter. Ett av enhetens viktiga projekt under 2022 är att leda arbetet med att skapa ett ledningssystem för bolaget.

Verksamhetsstödet spänner över ett brett område. Det kan handla om regelrätt administration som exempelvis bokning av alla kommunens idrottslokaler till föreningslivet eller bolagsövergripande informationshantering som innebär ansvar för all dokument-, arkiv- och posthantering samt registratur och övrig behandling av bolagets information. Men det innebär även att ta fram rutiner, metoder och processer i syfte att säkra en enhetlig hantering i bolaget och stötta i att ta fram mål och verksamhetsplaner.

Du kommer att jobba i en matrisorganisation och nära övriga chefer inom bolaget för att fånga behov och önskemål från övriga enheter och för att kunna prioritera stödinsatserna från din verksamhet på bästa sätt.

Bolaget köper flera funktioner från kommunens staber som bemannas av strateger med ansvar för sina specialområden (HR, IT, IH, inköp mm). Strategerna kan i sin tur avropa ytterligare resurser från respektive stab vid behov. Detta innebär att enheten har en beställande och bolagssamordnande funktion och att det operativa arbetet till stor del köps in från respektive kommunstab.

Din bakgrund
Vi söker dig som har gedigen och flerårig dokumenterad erfarenhet som chef inom något av områdena administration eller IT. Vi tror du har en relevant högskoleutbildning men vill inte utesluta andra utbildningsvägar. Du är en rutinerad ledare och är van att arbeta med bredden i personalfrågor och de vanligt förekommande rutinerna kring personalansvar såsom medarbetarsamtal, lönerevisioner och rekrytering. Ditt ledarskap präglas av tillit och förtroende för dina medarbetare och din ledarstil är coachande.

Har du erfarenhet som projektledare och/ eller som beställare av konsulttjänster är det meriterande. Du är van vid digitala mötesformer och arbetssätt och behärskar svenska i tal och skrift.

Som ledare har du en naturlig förmåga att se frågor i ett större perspektiv och är van att ta initiativ och jobba proaktivt. Att analysera, se samband och hitta lösningar på komplexa frågor är något som motiverar dig samtidigt som du är duktig på att skapa engagemang och delaktighet. Som person har du lätt för att samarbeta och din omgivning upplever dig som lyhörd, smidig och kommunikativ.

Upplysningar
I Uppsala kommun värnar vi om varandras hälsa och arbetsmiljö. Vi förväntar oss därför att du är vaccinerad mot Covid-19.

Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta CFO, Claes Enskär, 018-727 4961. Har du frågor gällande rekryteringsprocessen kontakta HR-specialist, Britt Pedersen, 018-727 67 12 from v. 11.

Facklig företrädare:
Vision, Helena Nordling, 018 727 0276

I din ansökan ska du ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du också kunna styrka att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

Om vår organisation

Mer om Uppsala kommun arenor och fastigheter AB hittar du på Uppsala kommuns hemsida här (https://www.uppsala.se/kommun-och-politik/organisation/bolag/uppsala-kommun-arenor-och-fastigheter-ab/?selectedyear=2021) samt på bolaget egen hemsida som är under uppbyggnad arenorochfastigheter.uppsala.se (https://arenorochfastigheter.uppsala.se/).
Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.

Dina personuppgifter kommer att användas för att administrera din ansökan inom Uppsala kommun.