Enhetschef Registratur och arkiv

Kemikalieinspektionen är en statlig myndighet med cirka 280 medarbetare. Vi sitter i lokaler belägna i centrala Sundbyberg. Som anställd hos oss är du en del av ett betydelsefullt arbete, både på nationell och internationell nivå. Produktion och användning av kemikalier kan orsaka hälso- och miljöproblem. Därför har Kemikalieinspektionen i uppdrag att minska riskerna för att människor och miljö skadas av kemikalier. I det arbetet behöver vi dig som vill vara med och bidra till en mer hållbar utveckling.

Kemikalieinspektionen är en statlig myndighet med cirka 280 medarbetare. Vi sitter i lokaler belägna i centrala Sundbyberg. Som anställd hos oss är du en del av ett betydelsefullt arbete, både på nationell och internationell nivå. Produktion och användning av kemikalier kan orsaka hälso- och miljöproblem. Därför har Kemikalieinspektionen i uppdrag att minska riskerna för att människor och miljö skadas av kemikalier. I det arbetet behöver vi dig som vill vara med och bidra till en mer hållbar utveckling.

Sekretariatet för Ekonomi och administrativt stöd ansvarar för administrativt stöd, driver och utvecklar förslag till policyer, strategier och riktlinjer inom sekretariatets ansvarsområde.

Sekretariatet leds av den administrative chefen och består av tre enheter, IT-enhet, Ekonomienhet och Enheten för Registratur och arkiv.

Sekretariatet initierar utveckling av gemensamma administrativa stödsystem avseende Registratur och arkiv, ekonomistyrning, investeringar, kvalitetssamordning, IT, växel och reception.

Ekonomienheten inom sekretariatet ger stöd till ledningen, samt bistår avdelningarna och sekretariaten i ekonomiska frågor. Ekonomienheten ansvarar även för övergripande verksamhetsplanering och verksamhetsutveckling. Huvudsakliga ansvarsområden är bokföring, fakturering, betala leverantörsfakturor, övergripande ekonomisk uppföljning, ta fram budgetunderlag, bokslut och årsredovisning, ekonomistyrning och utveckling, avtals- och upphandlingsverksamhet samt utveckling och förvaltning av ledningssystemet.

ARBETSUPPGIFTER
Enheten Registratur och Arkiv är nybildad och ansvarar för Kemikalieinspektionens
Registratur och arkiv både avseende digitala handlingar och pappershandlingar.

· Du ansvarar för ledning och utveckling av enheten i enlighet med Kemikalieinspektionens
strategiska mål.
· Du säkerställer att verksamheten följer de lagar och regler som styr ärendehantering.
· Du ansvarar för verksamhetsplanering och uppföljning, och driver enhetens
utvecklingsarbete.
· Du bistår sekretariatsledningen i strategiska beslut kopplat till verksamheten.
· Du koordinerar det dagliga arbetet inom enheten.
· Du inspirerar och utvecklar både dina medarbetare och din omgivning samt utvecklar
metoder och processer.

Medarbetarna är ett stöd för hela myndigheten avseende all typ av ärendehantering, de
intern-utbildar såväl handläggare som chefer inom vår stödprocess för hantering av
handlingar.

Registratur och Arkiv är en enhet inom Sekretariatet för Ekonomi och
Administrativt stöd. Enheten består i dag av sju personer.

Rollen som enhetschef innebär personalansvar och verksamhetsansvar, du leder och fördelar arbetet på funktionen. Du har regelbundna enskilda avstämningar med personalen och du leder veckovisa verksamhetsmöten. Du ingår i Sekretariatets ledningsgrupp och är länken mellan sekretariatsledningen och medarbetarna på Registratur och Arkiv.

Du har ett nära samarbete med såväl överordnad chef som övrig verksamhet.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med relevant högskoleutbildning inom exempelvis arkiv/registratur och arbetslivserfarenhet; med stort intresse av att leda och arbeta med verksamhetsutveckling och projekthantering.

Du har chefserfarenhet och du gillar att arbeta på ett konsultativt sätt. Du har kunskap om offentlig förvaltning och är väl insatt i de lagar och regler som styr myndigheters arbete med registratur och arkiv. Du är en prestigelös och tydlig ledare med en god förmåga att kommunicera.

Du har ett stort driv, gillar förbättringsarbete och är resultatorienterad. Du har ett strategiskt och konsultativt synsätt men är inte rädd för att dyka in i detaljer när så behövs och ta en operativ roll.

Du har erfarenhet av att driva utvecklingsarbete rörande dokumenthantering, proaktiv informationsstyrning och informationssäkerhet. Du är insatt i de utmaningar som följer av en övergång till E-arkiv och en digitaliserad informationshantering.

Vidare är du strukturerad, pedagogisk och bra på att hålla föredragningar inför en större grupp samt att du uttrycker dig mycket väl i både tal och skrift. Det är viktigt att du har lätt för att sätta dig in i nya frågor och har förmågan att analysera, strukturera och lösa problem. Som ledare är du tydlig och bra på att skapa förtroende Du vill motivera och utveckla dina medarbetare genom löpande samverkan.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Det är meriterande om du har arbetat med liknande frågor på en myndighet tidigare.
Vi förutsätter att du har goda kunskaper i Office-programmen.
Erfarenhet av Stratsys är önskvärt.

Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.


ÖVRIGT
På Kemikalieinspektionen är varje medarbetare viktig för att vi som myndighet ska fungera och vi värnar därför om din hälsa och arbetsmiljö. Hos oss tas dina kunskaper till vara och du har stora möjligheter att utvecklas.

Du arbetar och agerar efter vår medarbetarpolicy och vår värdegrund. Vi förväntar oss att alla medarbetare bidrar till ett gott arbetsklimat och förstår sin roll som statstjänsteman i vårt gemensamma uppdrag. Vi bedriver också ett målinriktat arbete för lika rättigheter och möjligheter.

Kemikalieinspektionen tillämpar sex månaders provanställning.

Kemikalieinspektionen tillämpar de statliga kollektivavtalen: Villkorsavtal och Villkorsavtal-T samt lokala kollektivavtal avseende bl.a. arbetstid.