Erfaren administrativ assistent till daglig verksamhet

Nu söker vi en erfaren administrativ assistent som vill bli del av vårt härliga gäng! Är du duktig på system och tycker om att hålla ordning och reda bland varierade arbetsuppgifter? Då är det kanske dig vi söker!

Hos oss på daglig verksamhet finns cirka 160 medarbetare och över 500 kunder som är ute på någon av våra 40 olika verksamheter runt om i Västerås. Daglig verksamhet är en rättighet enligt lagen om stöd och service (LSS) till vissa funktionshindrade. I Västerås stad arbetar vi på uppdrag utifrån lagen om valfrihet (LOV) och vi är den kommunala utföraren av daglig verksamhet. Vi har dagcenter där personer med omfattande funktionsnedsättningar har sysselsättning. Vi har också enskilda platser ute på företag där våra kunder kan arbeta mer självständigt. Som administrativ assistent kommer du att sitta centralt tillsammans med bland annat några av våra arbetshandledare, arbetsterapeuter, avdelningschefer och enhetschef på Vasagatan 65. Vi är ett glatt gäng som har mycket god arbetsmiljö. Vi är en arbetsplats som präglas av positivitet och högt i tak. Vi inkluderar, inspirerar och uppskattar varandra!

Västerås stad är en pålitlig och trygg arbetsgivare med kvalitet som viktig drivkraft och vi leds av vår vision: ”Alltid bästa möjliga möte”. Som medarbetare hos oss får du årligen ett friskvårdsbidrag. Du har tillgång till fria bad och möjligheten att ta del av en förmånsdator och cykel.

Läs gärna mer och se våra filmer om daglig verksamhet på http://www.vasteras.se/dagligverksamhet
Daglig verksamhet ingår i Västerås stad Vård och omsorg, läs gärna mer på: http://vasteras.se/vardochomsorg


ARBETSUPPGIFTER
Du arbetar under ledning av enhetschefen och du kommer att ha mycket varierande arbetsuppgifter inom administration, personalstöd och anhörigkontakt. Du tar telefonsamtal och är ansiktet utåt för våra verksamheter. Det är viktigt att du vill bidra till att ge bästa möjliga möte. Du kommer jobba med personalsystem där du lägger in scheman, skriver anställningsunderlag, hanterar sjukanmälningar och föräldraledigheter. Du kommer att arbeta i och vara ett stöd till våra medarbetare i Pulsen, VIP, Timecare, TimeCareppol och Raindance. Har du arbetat i något av dessa system och program tidigare värderar vi det högt. Mycket god datorvana är ett måste för att klara av och trivas i uppdraget.

”Som administrativ assistent krävs det att man är strukturerad och tycker om att ha många bollar i luften. Man är lite allt i allo. Man tycker om att arbeta i olika system och program och drivs av att hjälpa, stötta och leverera lösningar!” – Maria, enhetschef daglig verksamhet

Som administrativ assistent har du en samordnande roll där det krävs att du ser till hela verksamheten och kan samarbeta väl med andra. Du gör planering för bemanning vid semestrar och har kontakt med vår hyresvärd. Du förbereder möten och bokar konferenser och utbildningar. Posthantering, inköp och att vara behjälplig vid problem med datorer är vardagliga arbetsuppgifter. Du har hand om fakturor, kontering och är den som håller koll på avtal. När enhetschefen inte är på plats är du den som täcker upp och är behjälplig.


KVALIFIKATIONER
Du som söker ska tidigare ha haft samordningsansvar. Du har lägst gymnasial utbildning, gärna med inriktning administration eller ekonomi. Administrationsutbildning med inriktning system och/eller ekonomi är det ett plus. Du har kunskap om administrativa system och program och vi vill att du har bred och aktuell erfarenhet av administrationsarbete. Du ska ha tidigare erfarenhet av kontering och fakturahantering. Att kunna förstå, tala och skriva svenska är ett krav. B-körkort är meriterande då du ibland behöver åka ut till verksamheterna.

Som administrativ assistent är det viktigt att ge bästa möjliga service till kunder, medarbetare, chefer och anhöriga. Du klarar av att strukturera och prioritera bland omväxlande arbetsuppgifter. Du tar egna initiativ och du kommunicerar på ett tydligt, lugnt och tillmötesgående sätt. Du tycker om att hålla koll på saker och du är den som påminner dina kollegor och följer upp för att bidra till verksamhetens bästa.

Varmt välkommen med din ansökan!


ÖVRIGT
Västerås stad har 10 000 medarbetare inom 100 olika yrken, alla med det gemensamma målet att bygga en stolt och välfungerande stad där framtidstro står i centrum. Tillsammans bidrar vi till välfärden och gör skillnad varje dag. I Västerås stad strävar vi efter att varje dag leva upp till vår värdegrund ”Alltid bästa möjliga möte”.

Vi vill ha en sammansättning av medarbetare som speglar mångfalden i vårt samhälle. Det tror vi är viktigt för en stolt och välfungerande stad. Funderar du på att flytta till Västerås? Besök gärna www.jiv.se, som ger dig information om staden och vilket stöd medflyttarakademin kan ge dig och din respektive vid en eventuell flytt.

På vår hemsida har vi samlat information om hur det är att arbeta hos oss och vilka mervärden och förmåner du har som medarbetare. Västerås stad arbetar bland annat för att alla våra tillsvidareanställda medarbetare ska få möjligheten att önska tjänstgöringsgrad.

Alla erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes.