Erfaren administratör

FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1000 anställda, varav drygt 800 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.

Vi söker flera administratörer till en kreativ, forskningsintensiv och expanderande verksamhet. Tjänsterna är placerade på Totalförsvarets forskningsinstitut FOI i Linköping och arbetet sker på plats. Som en av flera administratörer ingår du i ett centralt kansli men arbetar företrädesvis med ett par av de forskningsenheter som finns på FOI i Linköping. En forskningsenhet består av en chef och 20-35 medarbetare.

Vad bidrar du med i arbetet hos oss?

Som administratör på FOI bistår du chefer, projektledare och medarbetare med allmän service och administrativa uppgifter. Du kommer ha en central roll och bistå forskningsprojekten vid planering, uppföljning, samordning och sammanställning av såväl personella som ekonomiska resurser. Informationsspridning är också en viktig del i arbetet, varav en del sker via enheternas intranät. I arbetet ingår även att hålla samman det administrativa och praktiska inför och under seminarier, konferenser och externa besök.

Du ingår i avdelningens kansli som tillsammans utvecklar och samordnar både processer och arbete inom det administrativa området.

Har du den kompetensprofil vi behöver?

Vi söker en erfaren administratör med flerårig praktisk erfarenhet av liknande arbete, gärna inom statliga myndigheter. Du är en van användare av Office-paketet och det är önskvärt att du arbetat med andra administrativa system för t.ex. resursplanering, projekthantering, personaladministration, m.m. Du har goda kunskaper i svenska och engelska samt har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift.

Som person är du serviceinriktad, strukturerad, flexibel och effektiv, samt tar gärna självmant på dig både enkla och mer avancerade arbetsuppgifter. Du har förmåga att snabbt ta till dig rutiner, regler och processer. Du tar egna initiativ och har förmågan att leverera resultat i tid och av god kvalitet. Vi söker en person som självständigt kan se vad som behöver göras. Som person bör du ha lätt att skapa goda kontakter med alla typer av professioner, såväl interna som externa. För att du ska trivas med arbetet måste du tycka om att jobba med administration och ha ett genuint intresse av att ge god service och bistå andra.

I urvalsprocessen kommer stor vikt att läggas vid dina personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi dig?

På FOI får du möjlighet att arbeta med frågor som är viktiga för både totalförsvaret och hela samhället. Tillsammans med andra får du möjlighet att skapa nya infallsvinklar och lösningar på komplexa frågor och se resultaten förverkligas hos våra uppdragsgivare. Din expertis bidrar till att viktiga samhällsfunktioner som exempelvis Försvarsmakten och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap blir effektivare, kunnigare och starkare inom sina respektive områden.

Du kommer att ingå i kansliet som tillhör avdelningen Ledningssystem. Läs gärna mer om vad vi gör: https://www.foi.se/om-foi/organisation/ledningssystem.html .

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss: https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html  

Har vi fångat ditt intresse?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 29 augusti 2022!

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta ställföreträdande avdelningschef Linda Sjödin. Fackliga företrädare är Nils Karlsson (SACO) och Johan Gustavsson (OFR/S – ST). Samtliga nås via vår växel på 013-37 80 00.

Vi kommer ha begränsad tillgänglighet under sommaren och därmed kan det dröja innan du får svar på din fråga. Vi startar urvalet efter ansökningstiden har gått ut och kommer att svara på dina frågor så snart vi kan. Tack för din förståelse!

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning medregisterkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning kommer den slutkandidat som är aktuell för tjänsten behöva lämna in vidimerade kopior på av oss angivna utbildnings-/examensbevis samt tjänstgöringsintyg som styrker de kunskaper och erfarenheter som är relevanta för tjänsten.

Då vi är en myndighet betraktas inlämnade ansökningshandlingar som allmän handling och kan på begäran lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.