Erfaren administratör i Stockholm

Om uppdraget

Konsultuppdraget är på heltid och startar i september 2022 och pågår till 31 mars 2023, med möjlighet till förlängning. Verksamheten har ett aktivitetsbaserat arbetssätt och arbetsplatsen varierar från dag till dag mellan verksamhetens tre lokaler i Stockholm. De har även verksamhet i Göteborg och i något enstaka fall kan resa dit förekomma. Verksamheten har flexarbetstid mellan 07:00- 09:00 + 15:00- 19:00 och fast tid med obligatorisk närvaro mellan 09:00- 15:00.

Dina arbetsuppgifter

Vi letar efter dig med god erfarenhet av administration och som tar dig an ditt arbete med en känsla för service. Vidare har du god förmåga att arbete med flera uppgifter parallellt och fungerar som spindel i nätet.

I rollen som administratör arbetar du bland annat med att:

- Ta emot och registrera inkommande utställningsförslag via en funktions e-post
- Sammanställa och bereda förslag enligt rutin och förberedelsemöte

- Färdigställa dagordning och förbereda möteskallelser i Outlook
- I anslutning till utställningsprojekt, ha löpande kontakt med personal på en annan institution
- Uppföljningsarbete efter projektmöten, arbetsgruppsmöten, avdelningsmöten- uppladdning av presentationer på intranät/SharePoint grupper, Microsoft Teams grupper, Dela protokoll för justering, färdigställa mötesanteckningar, boka möten med resurser (personal och lokaler) i Microsoft Outlook
- Avstämningsmöte med närmaste chef minst en gång i veckan för att planera och förbereda nästkommande vecka
- Boka lokal och förbereda avdelningsgemensamma konferenser och möte


Dina kvalifikationer

- Gymnasieutbildning

- Minst tre års erfarenhet som administratör
- Mycket goda kunskaper i MS Office
- Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, i såväl tal som skrift


Meriterande

- Erfarenhet av Office 365 miljö
- Erfarenhet av flexibel kontorsmiljö/öppet kontorslandskap
- Erfarenhet av olika arbetsställen olika dagar i veckan
- Erfarenhet av ledningsstöd till högsta ledningen (mötesbokningar, förberedelser inför möten, dokumenthantering)
- Erfarenhet av sammanställning av administrativt material från flera delar i organisationen
- Erfarenhet av Business Intelligence systemet Stratsys
- Erfarenhet av att hantera flera olika arbetsuppgifter parallellt och fylla väntetid med andra uppgifter


Vad vi erbjuder dig

Som konsult på Bemannia erbjuder vi dig en nära kontakt med din konsultchef och en möjlighet till fler uppdrag via oss. Hos oss får du utvecklas på lärorika arbetsplatser och känna att din kompetens kommer till nytta.

Om ansökan
Sök tjänsten genom att klicka på ansök nedan. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdag, 23 augusti 2022

Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa av ansvarig rekryterare, Alice Karlsson, alice.karlsson@bemannia.se

För generella funderingar kring din ansökan eller vår rekryteringsprocess når du oss under kontorstid på 08-84 53 00.

Bemannia är ett publikt och svenskägt bemannings- och rekryteringsföretag som tillhandahåller kompetent och kvalificerad personal genom uthyrning, rekrytering och personalentreprenader inom Organisation & Ledarskap, PR & Information, Marknad & Sälj, Ekonomi, Juridik, HR & Personal, Fastighet & Teknik, IT & Data samt Kontor & Administration. Bemannia har ramavtal med merparten av Sveriges Myndigheter och Sveriges kommuner, dess förvaltningar och bolag. Bemannia är medlem i Kompetensföretagen och är ett auktoriserat Bemanningsföretag och Rekryteringsföretag samt har kollektivavtal med Unionen, Akademikerna, SEKO samt LO och Hotell- och Restauranganställdas förbund. Bemannia är certifierat enligt SS-EN ISO 9001:2015, Ledningssystem för kvalitet, SS-EN ISO 14001:2015, Miljöledningssystem - krav och vägledning, SS-ISO 45001:2018, Ledningssystem för arbetsmiljö och SS-ISO/IEC 27001:2013 Ledningssystem för informationssäkerhet

Ledningen för bolaget har varit verksam i branschen i 40 år.