Erfaren administratör sökes till ett långt uppdrag hos myndighet!

Har du minst tre års arbetslivserfarenhet som administratör eller assistent? Är du en stjärna på administration och arbetar alltid med god struktur och ordning och reda? Söker du ett nytt spännande och flexibelt uppdrag där du får användning av dina tidigare administrativa färdigheter? Då kan det vara just dig vi söker!
Om tjänsten
Vi på Perido är på jakt efter en ansvarsfull och prestigelös administratör till vår kund, en myndighet med kontor beläget i centrala Stockholm. Myndigheten har ett aktivitetsbaserat arbetssätt och arbetsstället varierar från dag till dag. Kunden har även verksamhet i Göteborg. I något enstaka fall kan resa dit förekomma. Uppdragsgivaren står för logi och ev. traktamente. Uppdraget har flexarbetstid mellan 07:00- 09:00 + 15:00- 19:00 och fast tid (obligatorisk närvaro) mellan 09:00-15:00. Normalarbetstiden är 8 h/dag.
Dina arbetsuppgifter
Ta emot och registrera inkommande utställningsförslag via en funktions e-post, från interna och externa förslagsställare. Sända mottagningsbekräftelse enligt rutinmässigt e-postmeddelande.
Sammanställa och bereda förslag, rutin och förberedelsemöte.
Färdigställa dagordning och förbereda möteskallelser i Outlook.
I anslutning till utställningsprojekt, ha löpande kontakt med personal på en annan institution (nationellt eller internationellt) som lånat ut föremål eller på annat sätt samarbetat med myndigheten.
Uppföljningsarbete efter projektmöten, arbetsgruppsmöten, avdelningsmöten- uppladdning av presentationer på intranät/SharePoint grupper, Microsoft Teams grupper, Dela protokoll för justering, färdigställa mötesanteckningar, boka möten med resurser (personal och lokaler) i Microsoft Outlook.
Vara kontaktperson till myndighetens resebyråtjänst för att boka resor utomlands samt logi i Sverige för gäster till verksamheten.
Boka resor till grupper via tågoperatörens resebokningssajt samt i enskilda fall boka hotell för medarbetare via en upphandlad hotellbokningsapplikation.
Avstämningsmöte med närmaste chef (Avdelningschef Innehåll och lärande) minst en gång i veckan för att planera och förbereda nästkommande vecka.
Ekonomiuppföljningar (fylla i siffror i kolumner i Excelark) av avdelningens/projektens utfall.
Boka lokal och förbereda avdelningsgemensamma konferenser och möten
Koordinera personalvårdande aktiviteter vid jämna årsdagar, anställnings avslut etc.
Uppdatera avdelningens intranätsida (SharePoint) någongång varannan vecka med senaste nytt och utställningsplaneringen.
Administrera bidragsökningar från informationsinhämtning till inlämning av ansökan
Följa avtalsprocesser från inledande kontakt till slutförande
I denna roll som administratör kommer man bland annat att stödja högsta ledningen ca 8–10 h/vecka mötesbokning, förberedelsematerial inför kommande möten och delegationer samt resebokningar.

Dina egenskaper
För att lyckas i denna roll som administratör trivs du med att vara spindeln i nätet. Vi ser gärna att du tar dig an arbetsuppgifter med god struktur och noggrannhet, du är ansvarfull, effektiv och har förmågan att driva ditt arbete framåt, du lägger stor vikt vid att det egna arbetet ska komma andra människor till nytta. Du bör besitta en hög samarbetsförmåga då det kommer att förekomma nära samarbete med såväl interna kollegor som externa parter. Det faller dig naturligt att följa rutiner och processbeskrivningar. Slutligen tror vi att ett professionellt bemötande är en självklarhet för dig.
Är du vår nästa stjärna?
Varmt välkommen med din ansökan redan idag!
Vi söker dig som har:
Gymnasium eller likvärdig utbildning.
Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt.
Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent.
Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som skrift.

Plus i kanten:
Erfarenhet av ledningsstöd till högsta ledningen (mötesbokningar, förberedelser inför möten) dokumenthantering).
Erfarenhet av sammanställning av administrativt material från flera delar i organisationen.
Erfarenhet av Business Intelligence systemet Stratsys.

Omfattning och tillträde
Heltid, konsultuppdrag med start 2022-09-08 till och med 2023-03-31.
Skicka in din ansökan
Ansökan görs via vår hemsida. Klicka på knappen ansök och fyll i den efterfrågade informationen. Vid en första kontakt med ansvarig rekryterare får du mer information om kundföretaget och tjänsten. Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan så snart som möjligt då urval sker löpande.
Om du har frågor är du varmt välkommen att kontakta oss på fraga@perido.se så svarar någon av våra rekryteringsassistenter dig. Ange tjänsten referensnummer 33317 i ämnesraden.
Om Perido
Perido är ett konsult- och rekryteringsföretag inom tjänstemannasektorn som hjälper dig som söker jobb till nästa steg i yrkeslivet! Vår vision är att alla ska trivas och vara engagerade på jobbet. Vi har vuxit stadigt sedan starten 2003 och består idag av 50 medarbetare internt och över 600 konsulter på uppdrag över hela landet. Som Perido-konsult blir du en del av vår organisation och växer tillsammans med oss genom att förstärka med din kompetens ute i våra kunders organisationer. Läs mer om Perido via denna länk https://perido.se/for-jobbsokande/ och https://perido.se/om-oss/om-oss-undermeny/.