Erfaren administratör till sektionen FSI vid Lunds universitet

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 46 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




Sektionskansliet har till uppgift att leda och stödja arbetet vid sektionen.

Forskningsservice är en avdelning med specialister inom extern forskningsfinansiering, forskarutbildning, system för forskningsinformation samt strategiskt och administrativt stöd till forskning. Vår primära målgrupp är universitetets forskare och administratörer, universitetsledningen och ledningen på fakulteter och institutioner.

Tjänsten är placerad vid Forskningsservice.

Är du redo för nya utmaningar och trivs med att skapa förutsättningar och mervärde för andra? Stimuleras du av en miljö som präglas av hög kompetens, öppen dialog och en roll som har betydelse för de runt omkring dig? Då är du kanske vår nästa enhetsadministratör.

Vi söker en driftig, ansvarstagande administratör med gedigen erfarenhet från större organisationer. Rollen som administratör är en nyckelfunktion och kräver att du har ett strukturerat arbetssätt, god förmåga att arbeta självständigt och kan ta egna initiativ. Du behöver ha en hög social kompetens och lätt kunna anpassa dig till olika miljöer och kulturer. Periodvis kommer det att vara många arbetsuppgifter på gång samtidigt varför du behöver ha förmåga att snabbt sätta dig in i nya arbetsuppgifter, kunna prioritera samt vara noggrann och stresstålig. Vi tror också att du är flexibel, lyhörd och lösningsfokuserad.

Du kommer främst att arbeta med avdelningens och sektionskansliets administration men kommer även att arbeta mot hela sektionen tillsammans med övriga administratörer. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer bestå av:

- Personaladministrativa arbetsuppgifter som lönekonteringar, granska reseräkningar, administration av Lucat, vara behjälplig vid rekrytering av personal.
- Hantering av ledigheter, stipendier, arvoden, timlöner, varsel etc.
- Ge support till medarbetarna kring anställningsfrågor, t ex friskvård, semester, tjänstledigheter samt VAB.
- Ansvara för sektionens diarieföring samt vara behjälplig med administrationen av avdelningens diarieföring av ärenden och arkivering.
- Tillgänglighetsanpassa dokument enligt Lag (2018:1937) om tillgänglighet till digital offentlig service.
- Ekonomiadministration med tyngdpunkt på fakturahantering och stöd till medarbetarna vid inköp av varor och tjänster.
- Övrigt löpande administrativt arbete som t ex posthantering, lokalbokning, mötesbokningar, övrigt kontorsarbete.

Kvalifikationer

- Utbildning inom personaladministration eller utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
- Goda kunskaper inom personaladministration, diarieföring, arkivering och rekryteringsarbete.
- God färdighet i att hantera personaladministrativa system och ekonomisystem.
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.

Meriterande

- Arbetserfarenhet från myndighet eller större offentlig organisation.
- Erfarenhet av att arbeta med inköp och upphandling i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU) är meriterande.

Rollen som administratör är en nyckelfunktion och kräver att du har ett strukturerat arbetssätt. Du har god förmåga att arbeta självständigt och kan ta egna initiativ. Du behöver ha en hög social kompetens och lätt kunna anpassa dig till olika miljöer och kulturer. Du har förmåga att snabbt sätta dig in i nya arbetsuppgifter, kan prioritera samt är noggrann och stresstålig. Vi tror också att du är flexibel, lyhörd och lösningsfokuserad. Stort avseende fästs vid personlig lämplighet och samarbetsförmåga

Övrigt

Provanställning kan bli aktuellt.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Sektionen Forskning, samverkan och innovation (FSI) har ett övergripande ansvar för att stödja lärare, forskare och ledning på olika nivåer i frågor som rör forskningsfinansiering, nyttiggörande av forskningsresultat, kommersiellt eller på annat sätt, uppdragsutbildning, studentinnovation och samverkan med det omgivande samhället. FSI består av fem avdelningar med totalt över 100 medarbetare: LU Innovation, Forskningsservice, Samverkan, Uppdragsutbildning och Donatorrelationer. FSI leds av en sektionschef och har en viktig strategisk roll för universitetets utveckling lokalt, nationellt och internationellt.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.