Erfaren administratör till stadsledningskontoret

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är cirka 270 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.



Arbetsplatsbeskrivning
Stadens strategiska it-verksamhet leds och styrs av stadsledningskontorets avdelning för digital utveckling.

Avdelningen har idag cirka 70 anställda. Vi söker nu en erfaren administratör till enheten Stab.

Arbetsbeskrivning
I rollen som administratör är du ett viktigt stöd i det dagliga administrativa arbetet på avdelningen. I ditt uppdrag kommer du bl a att:
• Ge allmän administrativ service till avdelningens ledning, medarbetare och projekt
• Vara med och utveckla de administrativa processerna på avdelningen
• Handlägga och registrera avtal
• Hantera post, funktionsbrevlådor, arkivering och diarieföring
• Genomföra bokningar och beställningar
• Hantera och följa upp inköp till avdelningen
• Koordinera resor, konferenser och möten
• Upprätta och underhålla register, listor mm

Rollen passar dig som tycker att det roligt med administration och service. Avdelningen har vuxit under den senaste tiden och det finns behov av att se över och ta fram nya rutiner och processer. Här finns en möjlighet att vara med och skapa nya arbetssätt och det krävs att du tycker det är roligt och inspirerande att arbeta med verksamhetsutveckling.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:
• Gymnasieutbildning eller likvärdig utbildning
• Dokumenterad erfarenhet av arbete som administratör i en likvärdig roll och verksamhet enligt ovan
• God kunskap om vad det innebär att vara en tjänsteman inom offentlig förvaltning och de lagar och regelverk vi berörs av
• Mycket goda administrativa datorkunskaper. Du ska obehindrat kunna hantera MS Officeprogram (särskilt Outlook), funktionsbrevlådor, Adobe-applikationer och samverkansytor för att dela dokument
• Mycket god förmåga att uttrycka dig korrekt och tydligt i tal och skrift på svenska och engelska

Du kommer att hantera frågor av många olika slag med många kontaktytor. Därför är det avgörande att du har ett strukturerat arbetssätt och besitter förmåga att planera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt. Du kommer själv att behöva prioritera bland stående arbetsuppgifter och inkomna ärenden. Du har förmåga att på egen hand sätta upp ett system för det som måste åtgärdas först och det du tar tag i senare, och du förstår vikten av att återkoppla status och leverera i tid.

Du arbetar bra med andra människor och har förmåga att relatera till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du har förmåga att kommunicera och informera på ett tydligt sätt och du ser till att budskap når fram till rätt personer i rätt tid. Du är prestigelös, serviceinriktad och flexibel med god förmåga att se möjligheter i förändringar. 



Övrigt
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.