Erfaren avdelningsadministratör - Arbete nära ledningen och verksamheten

HFF Projektpartner grundades 2019 och erbjuder kvalificerade konsulttjänster inom bygg- och fastighetsbranschen. Vi erbjuder stor bolagskunskap i personligt bolagsskal.
Just nu söker vi en driven och självständig administratör som kommer vara anställd hos oss och jobba hos vår kund. Kunden är statligt affärsverk med cirka 1400 medarbetare ansvarar för ett säkert, miljöanpassat och kostnadseffektivt elöverföringssystem. Huvudkontoret ligger i Sundbyberg med kontor i Sundsvall, Göteborg och Sollefteå.
Beskrivning om kundens behov
Avdelning Beslutsstöd hanterar utveckling och förvaltning av IT- och beslutsstödssystem, samt insamling och utveckling av data och modeller. Energiomställningen kräver omfattande digitalisering, vilket gör att avdelningen växer kraftigt. En konsult behövs för att stödja chefer och ledare i administrativa och koordinerande uppgifter.
Obligatoriska krav
Utbildning:
Avslutad utbildning från ett högskoleförberedande gymnasieprogram (bevis kan krävas).

Kompetens och Erfarenhet:
Minst 2 års erfarenhet som administratör med liknande arbetsuppgifter.
Minst 2 års erfarenhet av MS Office-programmen Excel, Word, Outlook och PowerPoint.
Minst 1 års erfarenhet av att arbeta med chefer och ledningsgrupper.
Minst 1 års erfarenhet som administrativt stöd åt chefer
Utbildning eller minst 1 års erfarenhet inom intern eller extern kommunikation
Utbildning eller minst 1 års erfarenhet inom elbranschen

Säkerhetsprövning
Blir du aktuell för tjänsten kommer du att genomgå säkerhetsprövning och registerkontroll innan anställningen och uppdraget hos kund kan påbörjas. Processen tar cirka 8-10 veckor.
Personliga egenskaper
Bedöms via referenser och eventuell intervju. Relevanta referenser kan kontaktas för att säkerställa kravuppfyllelse.
Serviceinriktad
God samarbetsförmåga
Utåtriktad och tydlig kommunikation
Noggrann och strukturerad
Självständig och målinriktad

Språkkrav:
Behärska svenska och engelska i tal och skrift.



Beskrivning av generella arbetsuppgifter:
Konsulten ska stödja chefer och ledare i administrativa uppgifter och kan även involveras i projekt eller IT-förvaltning. Uppdraget leds och styrs av affärsverket.
Arbetsuppgifter
Stötta avdelningschef med planering och möteskoordinering.
Delta i möten, koordinera dagordning och dokumentation.
Administrativa uppgifter, såsom planering och genomförande av möten och konferenser.
Hantera internkommunikation och agera Intranätsredaktör.
Stöd vid upphandling och introduktion av konsulter samt nyanställda.
Förvalta organisationsscheman och personallistor.
Sammanställa underlag inför presentationer.
Koordinera löpande verksamhetsrapportering.



Placering
Du kommer arbeta från vår kunds huvudkontor i Sundbyberg, med möjlighet till distansarbete efter överenskommelse.
Anställning och omfattning
Du blir anställd hos oss på heltid. Provanställnings tillämpas. Du kommer vara i uppdrag hos vår kund 80-100 % av arbetstiden, den tiden du inte är hos vår kund kommer du att stödja oss inom HFF. Möjlighet till distansarbete finns.