Erfaren program-/projektadministratör

Vi söker Erfaren program-/projektadministratör till Svenska kraftnät.

Detta är ett konsultuppdrag. Du kommer vara anställd av Centio Consulting Group AB och arbeta som konsult.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Uppdraget avser att utföras av en resurskonsult (en tjänst som utförs av en Konsult i syfte att ge förstärkning till Svenska kraftnät i det löpande arbete som utförs av Svenska kraftnät. Utförandet av dessa tjänster leds och styrs av Svenska kraftnät)

Svenska kraftnät söker en erfaren program-/projektadministratör som ska assistera program-/projektledare inom pågående större verksamhets- och IT- program.

Du kommer att stödja program- och projektledare med planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet. Bland annat kommer du att ansvara för att administrera programmöten och styrgruppsmöten, att upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter, samt att upprätthålla övriga rutiner avseende rapportering och uppföljning.

Du rapporterar till program-/projektledaren och förväntas spela en viktig roll i programmets effektiva framdrift genom att bidra till god struktur och ordning samt rätt information till rätt målgrupp i rätt tid.

Arbetsuppgifter

- Skapa ordning och spårbar dokumentation genom strukturerad och noggrann administration med hög servicegrad.

- Administrera program-/projektmöten och styrgruppsmöten inklusive ta anteckningar och skriva protokoll. Stötta det administrativa arbetet med t.ex. bokning av möten med personal och leverantör samt lokaler, förbereda workshops, ha kontroll på ingående personal i projekten och administrera/informera om konto för tidskrivning.

- Ansvara för att dokumentera i diariesystem och lägga upp nya ärenden vid behov. Att säkerställa att alla projekt dokumenterar enligt Svenska kraftnäts krav på projektarbete och att det är ordning och reda i programmets/projektens dokumentation.- Planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet. Vara delaktig och sammanhållande i kommunikationsarbetet i programmet/projekten. Vara informerad om innehållet i programmets kommunikationsplan och ta ansvar för dess efterlevnad samt även vara delaktig för uppdateringar/revideringar vid behov. I arbetsuppgifterna ingår att ta fram kommunikationsmaterial i samråd med andra, driva och koordinera arbetet med kommunikationen enligt kommunikationsplanen för programmet enligt Svenska kraftnäts riktlinjer.

- Upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter

- Upprätthålla rutiner avseende rapportering och uppföljning samt bistå och genomföra rapportering för programmen och projektens räkning

- Vara ansvarig för att hålla samman resursplaneringen för programmet. Koordinera och samverka med olika projektledare/resursägare för att ha kontroll på programmet/projektens resurser, både intern och extern personal samt leverantörer. Att säkerställa att alla projekt har gjort långsiktiga planer för resursbehov, status för dessa, och att de är kommunicerade. Säkerställa att semesterlistor är uppdaterade.

- Vara ansvarig för att lägga upp och administrera kurser i Svenska kraftnäts interna utbildningsplattform.

- Säkerställa att programmets intranätsida uppdateras och även utvecklas efter behov.

- Ta fram ekonomisk status ur Svenska kraftnäts ekonomisystem till programledare/projektledare.

- Vara kontaktperson gällande administrativa frågor

Skallkrav

Utbildning (Svenska kraftnät kan på begäran kräva in bevis för utbildning eller certifikat):

- Gymnasieexamen

Kompetens och Erfarenhet:

- Minst 4 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att stödja, koordinera och samordna komplexa program/projekt (många parallella projekt, många interna och externa intressenter) i rollen som program-/ projektadministratör eller annan motsvarande roll.

- Minst 3 års erfarenhet av praktisk tillämpning av processer och verktyg inom program- och projektstyrning.

- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift.

- Goda kunskaper i MS Office

Börkrav

Arbetslivserfarenhet från energibranschen.

Aktuell erfarenhet av att ha arbetat för ett statliga verk eller myndigheter är meriterande.

Arbetslivserfarenhet av att kommunicera teknisk och ekonomiskt komplexa frågor.

Arbetslivserfarenhet av PPS eller motsvarande projektstyrningsmodell.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats, tjänstepension och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan!