Erfaren program-/projektadministratör, Stockholm

Om konsultuppdraget

- Ort: Stockholm

- Uppdragslängd: Ca. 12 månader

- Uppdragsstart: Enligt ök.

- Sista ansökningsdagen: ansök snarast

- Omfattning: 80-100%

- OBS! Det är väldigt viktigt att du uppfyller skall-kraven för att vi överhuvudtaget ska kunna offerera dig, annars förkastar beställaren vårt anbud omgående där både din tid resp. vår tid går till spillo.

Arbetsbeskrivning
En erfaren program-/projektadministratör sökes för att assistera program-/projektledare inom en pågående större verksamhets- och IT-program.

Du kommer att vara en stöttepelare för program- och projektledare genom att hjälpa till med planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet. Dina ansvarsområden inkluderar administration av programmöten och styrgruppsmöten, samt att skapa och distribuera lämplig dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter. Du kommer också att ansvara för rapportering och uppföljning.

Du kommer att rapportera direkt till program-/projektledaren och spela en viktig roll i programmets framgång genom att bidra till en god struktur, ordning och lämplig information till rätt målgrupp vid rätt tillfälle. Du kan också komma att arbeta med andra utvecklings- och implementeringsprojekt inom divisionens verksamhetsområden.

Arbetsuppgifter:

- Skapa ordning och spårbar dokumentation genom strukturerad och noggrann administration med hög servicegrad.

- Administrera program-/projektmöten och styrgruppsmöten inklusive ta anteckningar och skriva protokoll. Stötta det administrativa arbetet med t.ex. bokning av möten med personal och leverantör samt lokaler, förbereda workshops, ha kontroll på ingående personal i projekten och administrera/informera om konto för tidskrivning.

- Upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter.

- Upprätthålla rutiner avseende rapportering och uppföljning samt bistå och genomföra rapportering för programmen och projektens räkning.

- Säkerställa att programmets intranätsida uppdateras och även utvecklas efter behov.

- Vara kontaktperson gällande administrativa frågor

Obligatoriska kompetenser och erfarenhet (skallkrav):

- Minst 4 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att stödja, koordinera och samordna komplexa program/projekt (många parallella projekt, många interna och externa intressenter) i rollen som program-/ projektadministratör eller annan motsvarande roll.

- Minst 3 års erfarenhet av praktisk tillämpning av processer och verktyg inom program- och projektstyrning.

- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift.

- Goda kunskaper i MS Office.

Utbildning:

- Gymnasieexamen

Meriterande kompetenser och erfarenhet (börkrav):

- Arbetslivserfarenhet från energibranschen.

- Aktuell erfarenhet av att ha arbetat för ett statliga verk eller myndigheter är meriterande.

- Arbetslivserfarenhet av att kommunicera teknisk och ekonomiskt komplexa frågor.

- Arbetslivserfarenhet av PPS eller motsvarande projektstyrningsmodell.

Önskemål om personliga egenskaper:

-
God samarbetsförmåga och initiativförmåga.

- Flexibel och anpassningsbar efter arbetsbelastning.

- Pedagogisk och social förmåga.

- Utåtriktad och tydlig i sin kommunikation.

- Ödmjuk och ha lätt för att skapa förtroende.

- Arbetar självständigt och målinriktat.

- Fallenhet för administrativa arbetsuppgifter.

- Strukturerad och serviceinriktad.

- Förmåga att jobba i grupp.

Hur du kommer vidare

- Sök uppdraget genom denna annons

- I ansökan anger du ett kravställt timpris

- Lägg in ett CV på svenska i word-format

- Vi återkopplar genom plattformen om något behöver kompletteras eller förtydligas.

- Återkoppling sker vanligtvis från Kunden till oss inom 10 arbetsdagar från det att ansökningstiden utgått. Vi försöker återkoppla omgående till dig som kandidat snarast vi har ny information avseende din ansökan eller uppdraget. Skulle återkoppling dröja, vänligen kontakta oss genom att svara på det bekräftande mailutskicket i samband med din ansökan.

På uppmaning från beställare/slutkunder vill de inte att vi lämnar ut information om dem. En annan anledning är att Shaya Solutions lägger stor mängd tid som man på förhand inte får betalt för såvida inte uppdraget tillsätts, och därav kan vara återhållsamma med informationsdelningen av naturliga skäl.

Inför en eventuell intervju meddelas du om vilken Kunden är i god tid.

Om Shaya Solutions

Konsult- och kompetenspartner inom IT, Management och Teknik.

Vi lägger ett stort fokus på kund-/konsultpartnernöjdhet och kvalité i våra leveranser och verkar idag på 13 orter i Sverige med utgångspunkt i Stockholm.

Varmt välkommen att höra av dig vid frågor eller funderingar.

Annonsförsäljare undanbedes.