Erfaren Projektadministratör

Vill du vara med på resan och förbättra vår samhällsviktiga myndighet? Vi söker en erfaren projektadministratör som ska assistera projektledare. Uppdraget kan även innebära att administrativt assistera andra program/projekt inom enheten. Du kommer att stödja projektledare med planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet. Bland annat kommer du att ansvara för att administrera programmöten och styrgruppsmöten, att upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter, samt att upprätthålla övriga rutiner avseende rapportering och uppföljning. Kortfattade arbetsuppgifter

- Skapa ordning och reda genom strukturerad och noggrann administration
- Administrera projektmöten och styrgruppsmöten inklusive ta anteckningar och skriva protokoll
- Stötta det administrativa arbetet med t.ex. bokning av möten med personal och leverantör samt lokaler, förbereda workshops, ha kontroll på ingående personal i projekten och administrera/informera om konto för tidskrivning.
- Ansvara för att dokumentera i system och lägga upp nya ärenden vid behov
- Säkerställa att alla projekt dokumenterar enligt kundens krav på projektarbete och att det är ordning och reda i projektens dokumentation
- Planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet
- Vara delaktig och sammanhållande i kommunikationsarbetet i programmet/projekten
- Vara informerad om innehållet i programmets kommunikationsplan och ta ansvar för dess efterlevnad samt även vara delaktig för uppdateringar/revideringar vid behov.
- I arbetsuppgifterna ingår att ta fram kommunikationsmaterial i samråd med andra, driva och koordinera arbetet med kommunikationen enligt kommunikationsplanen för programmet
- Upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter
- Upprätthålla rutiner avseende rapportering och uppföljning samt bistå och genomföra rapportering för programmen och projektens räkning
- Vara ansvarig för att hålla samman resursplaneringen för programmet
- Koordinera och samverka med olika projektledare/resursägare för att ha kontroll på programmet/projektens resurser
- Säkerställa att alla projekt har gjort långsiktiga planer för resursbehov, status för dessa, och att de är kommunicerade
- Säkerställa att semesterlistor är uppdaterade.
- Ansvara för att lägga upp och administrera kurser i system
- Säkerställa att programmets intranätsida uppdateras och även utvecklas efter behov
- Ta fram ekonomisk status i UBW vid behov
- Vara kontaktperson för programmet gällande administrativa frågor
Kompetens och Erfarenhet som behövs för denna roll:

- Gymnasieexamen
- Minst 4-års arbetslivserfarenhet av att stödja, koordinera och samordna komplexa program/projekt (många parallella projekt, många interna och externa intressenter) i rollen som program-/ projektadministratör eller annan motsvarande roll

- Minst 3 års erfarenhet av praktisk tillämpning av processer och verktyg inom program- och projektstyrning
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift

Meriterande

- Aktuell erfarenhet av att ha arbetat för ett statliga verk eller myndigheter är meriterande
- Arbetslivserfarenhet av att kommunicera teknisk och ekonomiskt komplexa frågor

Start efter godkänt säkerhetskontroll, heltid, visstid med möjlighet till tillsvidare.

Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vi är flera rekryterare som hanterar rekryteringen av denna tjänst, vid frågor gällande den här rekryteringen eller tjänsten når du oss enklast på e-post info@quest.se Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Du kommer att vara anställd av Quest Consulting och arbeta som konsult hos vår kund.

Om Oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.