Evenemangskoordinator

vid Tekniska avdelningen. Sista ansökningsdag: 2016-06-17.

Tekniska avdelningen är en av tolv avdelningar inom den centrala universitetsförvaltningen inom vilken Sektionen för konferensservice ingår. Sektionen för konferensservice erbjuder professionell hjälp med planering och genomförande av små och stora möten och konferenser. Sektionen har ett nära samarbete med Samverkansavdelningen i genomförandet av universitetets akademiska högtider samt universitetsövergripande evenemang och besök.

Arbetsuppgifter
Anställningen som evenemangskoordinator är placerad vid Sektionen för konferensservice. Du har hela eller delar av ansvaret för ett evenemang eller möte/representation. Du tar emot uppdraget, hittar tillsammans med uppdragsgivaren en passande lösning och ansvarar för genomförandet. I ditt arbete ingår även administration kring evenemanget, som att upprätta anmälningssidor, sköta korrespondensen och deltagarhanteringen men även detaljplanering t.ex. vad gäller program, catering och teknik i lokaler. I din roll kommer du att företräda verksamheten och universitetet både internt och externt vid olika sammanhang. Du kommer också att vid behov assistera universitetets ceremonimästare i arbetet med att planera, genomföra och utveckla universitetets akademiska högtider. I ditt arbete ingår bland annat beställningar av underhållning och material inför högtiderna, produktion av trycksaker och annan detaljplanering. Vid genomförandet av årets tre högtider finns du på plats och arbetar från morgon till kväll. Övriga arbetsuppgifter på sektionen efter behov.

Kvalifikationer
Akademisk utbildning, alternativt god kännedom om universitets- och högskolevärlden. Erfarenhet från planering och genomförande av evenemang.
Svenska och engelska obehindrat i tal och skrift. Övriga språkkunskaper är ett plus. God vana av att arbeta med olika typer av stödjande program.

Vi söker dig som är noggrann och har sinne för detaljer. Du behöver kunna arbeta strukturerat och självständigt, samtidigt som du har lätt för att samarbeta med andra. Du är utåtriktad, snabb i tanken och en praktisk problemlösare. En hög servicekäsla och en förmåga att etablera goda relationer är egenskaper hos dig vi värderar extra högt. För att passa in på sektionen behöver du vara prestigelös och villig att hugga i där det behövs. Du är en duktig administratör och organisatör och klarar att på ett effektivt sätt växla mellan olika typer av arbetsuppgifter. Arbetet ställer höga krav på att du kan ta egna initiativ, hålla tidsgränser och vara flexibel. Du behöver trivas med att arbeta både självständigt och i grupp. Din samarbetsförmåga och uttrycksförmåga i tal och skrift är god. Tidigare erfarenhet av att driva evenemang från planering till genomförande eller erfarenhet från en projektledande roll med många kontakter är ett plus.

Stor vikt kommer att läggas på dina personliga egenskaper. Vi erbjuder dig en arbetsplats där ingen dag är den andra lik, där vi har roligt när vi jobbar och ställer upp för varandra.

Anställningsvillkor
Anställningen avser en tillsvidareanställning på heltid. Universitetet tillämpar sex månaders provanställning. Arbetstiden anpassas till de uppdrag som pågår, vilket kan innebära arbete både på kvällar och helger. Tillträde snarast.

Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Kontakt
Närmare upplysningar lämnas av ceremonimästare Anne Heikkinen Sandberg, anne.h.sandberg@su.se.

Fackliga företrädare
Anqi Lindblom-Ahlm (Saco-S) och Lisbeth Häggberg (Fackförbundet ST), tfn 08-16 20 00 (vx), samt Gunnar Stenberg (SEKO), tfn 070-316 43 41.

Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen ”Ansök”. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: anvisningar – sökande.

Välkommen med din ansökan!


Vi är ett av Europas ledande universitet i en av världens mest dynamiska huvudstäder. En relation med Stockholms universitet är meriterande oavsett om du är student, forskare eller intressent. Hos oss ger utbildning och forskning resultat.