Evenemangsspecialist

Nordens välfärdscenter söker en evenemangsspecialist
Nordens välfärdscenter, en institution inom den sociala sektorn i det nordiska samarbetet under Nordiska ministerrådet söker en evenemangsspecialist till vårt kontor i Stockholm eller Helsingfors. Vi är ett kunskaps- och samarbetsorgan med uppdrag att bidra till att utveckla välfärdsområdet.
Nordens välfärdscenter har i huvudsak två kanaler, publikationer och evenemang, som vi använder för att presentera och sprida resultat och kunskap.
Du kommer att arbeta nära institutionens projektledare och kommunikatörer och ansvara för att planera och producera evenemang och dessutom utföra tillhörande efterarbete kring produktionerna. De flesta evenemang produceras internt i Zoom och i institutionens studio. Vid större evenemang samarbetar vi med externa leverantörer. Evenemangsspecialisten är också med och planerar inför fysiska konferenser och evenemang.
Nordens välfärdscenter är en organisation som arbetar med hög tillgänglighet. Med tillgänglighet menar vi att intern och extern information, publikationer, föreläsningar och presentationer ska kunna förstås och nyttjas av alla människor oavsett funktionsförmåga. Evenemangssidan, som du ansvarar för, är publik på institutionens webbplats.
I Stockholm finns en studio med teknik- och kamerautrustning och mixerbord. Du kommer att arbeta med att hjälpa och stödja projektledarna och inbjudna föredragshållare. Vi önskar att du har erfarenhet av studioarbete och vill vara med och utveckla vårt arbete där.
Dina arbetsuppgifter blir
· Registrera alla evenemang i programmet Lyyti för att bland annat ta emot anmälningar, skicka ut inbjudningar och välkomstbrev.
· Vara huvudproducent för våra digitala evenemang i Zoom och hanterar alla utskick före, under och efter eventet.
· Vid fysiska evenemang ansvara för kontakter och beställningar av lokaler, utrustning, tolkar, hotell, restauranger med mera.
· Ha täta kontakter med föredragshållare och moderator inför, under och efter eventet samt ansvara för masterpowerpoint.
· Ansvar för att boka olika typer av tjänster, exempelvis tolkar och/eller skrivtolkning för textning av evenemanget, streamingtjänster annan extern hjälp. Du bokar också textning till webbinarier som vi lägger ut och sköter kontakter med byrå och redigerare.
Vi söker dig som
· har flerårig vana av att planera och genomföra evenemang – både på plats och digitalt
· har god planerings- och koordineringsförmåga, då planering av flera evenemang sker samtidigt
· har beställarkompetens och är van vid att samarbeta med externa leverantörer
· talar och skriver på ett skandinaviskt språk
· kan arbeta på engelska som arbetsspråk.
Meriterande är vana att hantera studioutrustning.
Meriterande är erfarenhet kring streaming av webbinarier.
Meriterande är erfarenhet kring livestreaming på plats vid fysiska konferenser.
System som du måste kunna hantera
· Lyyti eller motsvarande verktyg för eventhantering
· Zoom
· Teams
· Wordpress
· Creative Cloud
Det kommer att ingå resor i tjänsten, framförallt inom de nordiska länderna. Välkommen med din ansökan – det går bra att skriva den på något av de skandinaviska språken.
Sista ansökningsdatum: 2020-10-15.
Tillträde: Enligt överenskommelse.
Villkor: Lön enligt överenskommelse. Anställningen avser ett fyraårigt kontrakt vid kommunikationsenheten på kontoret i Stockholm eller Helsingfors, med möjlighet till förlängning ytterligare fyra år.
Statsanställda i ett av de nordiska länderna har rätt till tjänstledighet för att arbeta vid Nordens välfärdscenter. Medarbetare som rekryteras från annat land än Sverige respektive Finland har rätt till kompensation i samband med etablering, samt till flyttkostnader.
Nordens välfärdscenter tillämpar samma regler som för statligt anställda i Sverige respektive Finland. Vi är en arbetsplats som eftersträvar mångfald och en jämn balans vad gäller ålder och kön och har som ambition att ha personal från alla nordiska länder.
Frågor om arbetet kan ställas till kommunikationschef Judit Hadnagy. +46706055681, judit.hadnagy@nordicwelfare.org eller verksamhetsledare Helena Lohman +358406722057, helena.lohman@nordicwelfare.org
Om du har frågor kring en eventuell flytt inom Norden och vill prata med någon innan du skickar en ansökan kan vi ordna så att du får prata med medarbetare hos oss som har sådana erfarenheter. Skicka ett e-postmeddelande så förmedlar vi kontakt.
Om oss
Nordens välfärdscenter anpassar sin verksamhet efter de utmaningar som det nordiska välfärdssamhället står inför. Vi stödjer de nordiska länderna genom att ta fram aktuell kunskap och sprida den till våra målgrupper, bland annat beslutsfattare, praktiker, forskare och intresseorganisationer. Vi har ett nära samarbete med olika aktörer inom det välfärdspolitiska fältet i Danmark, Finland, Island, Norge, Sverige, Färöarna, Grönland och Åland.
Sammanlagt är vi ett tjugotal anställda, med kontor i Stockholm och Helsingfors.
Information till rekryteringskonsulter och annonssäljare
Vi har redan beslutat var vi vill synas med våra platsannonser samt vilket stöd vi vill ha i rekryteringen. Vi kommer inte att köpa annonsplats eller tjänster för pågående rekrytering och ber er därför att inte kontakta oss med sådana erbjudanden.