Eventkoordinator och administrativt stöd till Skolfastigheter AB

Uppsala kommun Skolfastigheter AB

Är du en person som har erfarenhet av och är bra på att organisera evenemang? Har du en passion för ordning och reda och vill leverera exceptionell service? Är du en fena på att hantera olika digitala verktyg och plattformar? Vill du bidra i vårt arbete med att skapa bästa möjliga skol- och förskolelokaler för Uppsalas barn och unga? Då kan du vara den vi söker!

Vi är på jakt efter en engagerad och proaktiv eventkoordinator med administrativa färdigheter för att bli en del av vårt dynamiska team. I rollen kommer du att ha en viktig och central funktion inom bolaget, där ditt bidrag blir avgörande för att vi ska kunna genomföra lyckade kund och företagsevenemang. Du kommer även att arbeta med administrativa göromål och bidra till det interna kommunikationsarbetet, för att möjliggöra att bolagets verksamhet fungerar smidigt och effektivt.

Ditt uppdrag
Dina arbetsuppgifter kommer bestå av att:

• Hantera beställningar och inköp av förbrukningsvaror, profilprodukter och evenemangsmaterial.
• Uppdatera våra interna digitala infoskärmar löpande i samarbete med vårt redaktionsteam och fungera som intranätsredaktör genom att hantera löpande uppdateringar och störningsnyheter.
• Ge stöd till fastighetsförvaltare och projektansvariga i samband med planering och genomförande av evenemang, exempelvis; samordna med nyckelaktörer, kalla till möten, författa mötesanteckningar, skapa att-göra-listor, sätta ihop inbjudningslistor, beställa förtäring, packa, transportera och rigga event-material vid fastigheter/byggplatser.
• Administrera dokumentmallar, se till att rätt mallar finns tillgängliga, att de ligger på rätt plats, styra upp arbetet med/eller beställa tillgänglighetsanpassning av dokument och driva effektivisering och utbildning kring detta.
• Etablera tydliga checklistor för administrativa kontorsrutiner.
• Bidra i mottagandet av nyanställda, beställa namnskyltar, boka fotografering och administrera personalbildarkivet.
• Arbeta med mötesservice, exempelvis bokning, och logistik rörande förtäring samt ge stöd vid mötes- och konferensplanering.
• Uppdatera Skolfastigheters presentationsmaterial med siffror från års- och hållbarhetsrapporten.
• Administrera utbildningar i Lärportalen.

Din bakgrund
För att framgångsrikt axla denna nya roll på Skolfastigheter, behöver du ha en positiv inställning till service och ha en utmärkt organisationsförmåga. Det kommer bli avgörande när du står inför utmaningen att simultant hantera en mängd olika uppgifter, inklusive men inte begränsat till, orderhantering, evenemangsplanering och administrativa rutiner. Din förmåga att effektivt organisera och prioritera dessa uppgifter kommer att vara direkt kopplad till din framgång i denna roll.

Du besitter god kommunikationsförmåga för att effektivt samarbeta och interagera med en mängd olika verksamhetsområden och roller, leverantörer och medarbetare, både inom och utanför organisationen. Din förmåga att tydligt och koncist förmedla information, samt att lyssna och förstå andras perspektiv, kommer att vara centrala framgångsfaktorer.

Du innehar en god teknisk kompetens när det gäller att använda olika digitala verktyg och plattformar. Dessa inkluderar exempelvis Microsoft 365, digitala infoskärmar, SharePoint “intranät” och lärportal.

Kvalifikationer:

• Tidigare praktisk erfarenhet från eventkoordinering
• Erfarenhet av administrativt arbete
• Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
• Bra it-kunskaper och tidigare god erfarenhet av att arbeta i Microsoft 365
• God förmåga att arbeta både självständigt och i team
• Erfarenhet från proaktivt arbete
• B-körkort.

På Skolfastigheter förstår vi att varje individ bidrar med unika styrkor och perspektiv till vår arbetsplats. I rekryteringen av denna centrala roll i företaget lägger vi därför stor vikt vid hur du är som person.

Vi erbjuder en spännande och utmanande roll i en dynamisk miljö. Om du tycker om varierade arbetsuppgifter, många kontaktytor, evenemangsplanering och administrativa uppgifter kommer du att trivas i denna tjänst. Vi söker en engagerad och resultatinriktad person som vill vara en del av vårt team. Du kommer att ha möjlighet att utvecklas och växa i din roll, samtidigt som du bidrar till att stärka vår organisation!

Upplysningar
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen, kontakta:
Jason Gilmartin, it-och digitaliseringschef, 018-727 23 59.

Har du frågor gällande registrering av din ansökan, kontakta enheten för kompetensförsörjning: 018-727 26 59.

I din ansökan ska du ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du också kunna styrka att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

Om vår organisation
Mer information om vår organisation hittar du på skolfastigheter.uppsala.se (https://skolfastigheter.uppsala.se/)
Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.

Dina personuppgifter kommer att användas för att administrera din ansökan inom Uppsala kommun.