Eventsamordnare

vid Fastighetsavdelningen. Sista ansökningsdag: 2024-11-01.


Stockholms universitet präglas av öppenhet och en nyskapande, gränsöverskridande verksamhet. Rankat som ett av världens 200 främsta lärosäten är Stockholms universitet ledande inom forskning och utbildning inom humanvetenskap och naturvetenskap. Universitetet har mer än 5 500 medarbetare och drygt 29 400 helårsstudenter som verkar i en unik miljö i nationalstadsparken.

Fastighetsavdelningen är en avdelning inom universitetsförvaltningen med ett övergripande ansvar för universitetets lokaler och bostäder med tillhörande service. Vid avdelningen arbetar cirka 70 personer med frågor som rör till exempel lokal- och bostadsförsörjning, säkerhet, fysisk arbetsmiljö och servicetjänster såsom exempelvis lokalvård, post och gods, konferenssamordning, central tentamensservice och servicecenter.

Nu söker vi en eventsamordnare till konferenssamordning.

Vi erbjuder dig en stimulerande arbetsplats med varierande arbetsuppgifter. Välkommen att jobba hos oss!

Arbetsuppgifter
Som eventsamordnare hos oss har du din huvudsakliga arbetsplats i vår konferensanläggning Aula Magna på campus Frescati. I Aula Magna finns vår stora hörsal med kapacitet att ta emot 1200 sittande gäster samt 5 stycken seminarierum med plats för 24–50 personer. Här arbetar du och vår AV-tekniker med att samordna och stötta upp vid större evenemang men även vid mindre konferenser och undervisning. I ditt arbete träffar du universitetets anställda och studenter men även externa gäster och arbetet kräver att du har förmåga att anpassa dig efter olika situationer och människor.

Du agerar spindeln i nätet och har kontakt med inbokade cateringföretag och eventbyråer allt för att säkerställa att de event och evenemang som äger rum hos oss genomförs på ett professionellt och smidigt sätt. Du har huvudansvaret för bokning av våra konferens- och möteslokaler och hanterar den e-post som inkommer till oss gällande detta.

Arbetsdagarna ser olika ut, ibland är det mycket administrativt arbete med att svara på e-post, beställa öppettider, väktare och städning till våra lokaler. Andra dagar har vi stora event där du har en aktiv roll, du möblerar om, ser till att talare är förberedda och vet när de ska upp på scenen, hjälper besökare att komma rätt i lokalen med mera. Du genomför också visningar av våra lokaler samt sammanställer och skickar ut offerter i samband med bokningsförfrågningar.  

Du hjälper till med att starta upp AV-tekniken i samband med föreläsningar och konferenser i våra seminarierum och ger enklare teknisk support. Du har ett övergripande ansvar för att säkerställa att våra lokaler ser presentabla ut och du identifierar förbättringar och gör felanmälningar när du ser sådant som behöver åtgärdas.

Du är en viktig del av vårt långsiktiga arbete inom funktionen och i ditt uppdrag ingår att ta fram rutiner, underlag för prissättning och förbättringsförslag.

Verksamheten är öppen måndag till fredag men vid behov genomför vi även evenemang under kvällar och helger.

Kvalifikationer
För att trivas i denna roll tror vi att du


• Är social och serviceinriktad med fokus på att ge dem du möter ett trevligt bemötande och en bra upplevelse hos oss.
• Är lösningsorienterad och bekväm med att snabbt prioritera om och lösa snabbt uppkomna situationer.
• Är självständig i ditt arbete och kan se vad som behöver göras och prioriteras.
• Är trygg i dig själv och i att möta olika typer av människor och hantera dem även i stressade situationer.
• Uppskattar en arbetsmiljö där tempot är varierat och där vi alltid ställer upp för varandra och har nära till ett skratt.

Vi söker dig som


• Har mångårig erfarenhet av att arrangera olika typer av större evenemang med både interna och externa uppdragsgivare och gäster.
• Har flerårig erfarenhet av arbete inom service.
• Kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska både i tal och skrift.
• Har erfarenhet av att ta fram och skicka ut offerter samt fakturering inför och efter genomförda event.
• Har goda kunskaper och är van att arbeta i TimeEdit eller motsvarande schema- och lokalbokningssystem.
• Är en van användare av Officepaketet och har lätt för att lära dig och använda nya IT-system.

Det är meriterande om du


• Har erfarenhet från arbete i offentlig sektor.
• Har grundläggande kunskaper i AV-teknik.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet

Anställningsvillkor
Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Tillträde snarast.

Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Kontakt
Närmare information om anställningen lämnas av gruppchef Service, Jenny Angerstedt, tfn 08-16 27 09, jenny.angerstedt@su.se. 

Fackliga företrädare
Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64, saco@saco.su.se, Alejandra Pizarro Carrasco (Fackförbundet ST/OFR), tfn 08-16 34 89, alejandra@st.su.se, samt seko@seko.su.se (SEKO).

Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.