Executive Assistant

Thermo Fisher Scientific är ett globalt läkemedel- och bioteknikbolag med fler än 100 000 anställda och en årlig omsättning på över 40 miljarder dollar. I Uppsala finns den största svenska siten för Thermo Fisher med 800 medarbetare och vi är ett huvudsätena för en av våra divisioner globalt. Vi är verksamma inom strategiska, administrativa och affärsutvecklande aktiviteter samt hemvist för forskning och utveckling såväl som toppmodern tillverkning.
Du kommer att vara en del av Thermo Fisher Scientific som utvecklar, tillverkar och marknadsför diagnostiska test för allergi, astma och autoimmuna sjukdomar. Vi är världsledare inom invitrodiagnostik av allergi och ledare inom autoimmundiagnostik i Europa.
Hur kommer du kunna påverka?
Vi söker en erfaren Executive Assistant som brinner för intern kommunikation. Du supporterar ett par av våra Vice Presidents och deras team, med fokus på R&D och Marketing. Du kommer att driva och koordinera initiativ och events i samarbete med olika interna och externa samarbetspartner, inklusive kontakter på våra olika sajter runt om i världen. Du kommer också att regelbundet förbättrar och effektiviserar arbetssätten tillsammans med andra assistenter och interna kommunikatörer inom koncernen.
Mer om jobbet
Du kommer att arbeta med ett par Vice Presidents i divisionens ledningsgrupp och vara deras primära kontakt gentemot andra seniora chefer, kunder och anställda då de själva inte är tillgängliga. Du sköter internkommunikationen på engelska och svenska för respektive Vice President genom att implementera en kommunikationsplan, i samråd med kommunikationsavdelningen, och genomföra den i samarbete med respektive Vice President. Det kan tex röra sig om månatlig nyhetsinformation i video- eller skriven form, löpande information på interna Viva Engage-sidor och sätt att mäta pulsen på organisationen i specifika frågor. I jobbet ingår också att proaktivt hantera deras kommunikation (email, telefon och övrig uppföljning), på både engelska och svenska samt effektivt hantera brådskande förfrågningar över flera tidszoner. Du hanterar kalendrar och planering för flera ledningsgruppmedlemmar och tar hand om komplexa researrangemang med flera stopp, inklusive boende, lokal transport, pass/visumkrav och förebygger och hanterar potentiella hinder i resandet.
En del av arbetet är att förbereda agendor och professionellt presentationsmaterial, samordna komplexa möten som till exempel kan inkludera deltagares kommunikation, lokalhantering/platskoordinering, virtuella mötesverktyg mm, vid behov även catering. Du kommer att hantera administrativa system till stöd för de funktioner som stöds, såsom fakturasystem, HR-relaterade system och liknande. Du genomför också projekt och andra arbetsuppgifter efter behov och överenskommelse.
Vem söker vi?
Vi vänder oss främst till dig som har erfarenhet av liknande tjänster och uppgifter. Det är viktigt att du är flexibel och noggrann samt att du kan arbeta effektivt och strukturerat. Du kan planera ditt arbete och koordinerar och kommunicerar med andra. Du har ett extra intresse för hur intern kommunikation kan underlätta för verksamheten.
Du är detaljfokuserad och säkerställer att du uppnår tänkt resultatet. Du har en förmåga att vara förutseende och hantera förändringar som kräver uppmärksamhet. För att klara av arbetsuppgifterna på ett tillfredsställande sätt är det viktigt att du pratar och skriver obehindrat på både svenska och engelska.
Är du intresserad?
Letar du efter ett meningsfullt jobb på ett internationellt företag som har starka värderingar? Vill du ha ett varierande jobb med eget ansvar där du verkligen kan göra en skillnad i människors vardag? Vår vision är att hjälpa våra kunder att göra världen sundare, renare och säkrare. Om detta låter intressant så kan du vara den personen vi söker!
SÖK NU via vår karriärsida https://jobs.thermofisher.com/ , ref. R-01184600.
Har du frågor kontaktar du: Petra Norrman, Recruiter Nordics, petra.norrman@thermofisher.com
Välkommen med din ansökan snarast med sista ansökningsdatumet den 9 juli.
Urval sker löpande, så skicka in din ansökan så snart som möjligt!