Executive Assistant

Om företaget

Vår kund är en ledande aktör inom marknadsföring och branding, känd för sitt kundfokus och sitt engagemang för att bygga starka, långsiktiga relationer. De erbjuder en unik arbetsplats där detaljerna spelar en central roll, och där medarbetarnas passion för kvalitet bidrar till företagets framgång. Här arbetar du i ett högt tempo tillsammans med ett engagerat team som prioriterar prestigelöshet, öppenhet och ärlighet. De strävar alltid efter att överträffa kundernas förväntningar och har byggt upp en kultur präglad av kundlojalitet och professionalism.

Om rollen

Som Executive Assistant hos vår kund får du en central roll i att stödja ledningen och säkerställa att det dagliga arbetet flyter på smidigt. Rollen har ett administrativt fokus där du blir avgörande för att forma interaktionen mellan företaget och dess kunder i en snabbrörlig affärsvärld. Du ansvarar för logistiska uppgifter, skapar ett positivt första intryck och bidrar till att bygga långvariga kundrelationer. Dina främsta ansvarsområden innefattar att skapa struktur, organisera och utföra arbetsuppgifter med stor precision, där både detaljer och helhetsperspektiv spelar en avgörande roll. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar bland annat:

- Ge administrativt stöd, inklusive att skriva och redigera e-postmeddelanden, utarbeta dokument och kommunicera på chefens vägnar

- Hålla ordning på omfattande och noggranna register

- Utföra enklare bokföringsuppgifter

- Organisera möten, vilket inkluderar schemaläggning, skicka påminnelser och ordna med catering vid behov

- Svara i telefon på ett artigt och professionellt sätt

- Välkomna besökare och identifiera syftet med deras besök innan du hänvisar dem till rätt avdelning

- Hantera chefens kalender, inklusive att boka möten och prioritera de viktigaste frågorna

- Se till att kontoret är organiserat och städat, samt att alla säkerhets- och ordningsföreskrifter följs

- Samarbeta med andra avdelningar för att fullfölja beställningar och möta kunders krav i rätt tid

- Implementera och upprätthålla standardiserade arbetsrutiner (SOP:ar) för att optimera företagets effektivitet och produktivitet

- Samarbeta med partners för att säkerställa att projekt och varor levereras i tid och lösa eventuella problem eller avvikelser

- Förbereda och sammanställa regelbundna rapporter

Om dig

Vi söker dig som har en gedigen och väl beprövad erfarenhet av ansvarsområden där struktur, planering och kommunikation har varit centralt. Som person är du strukturerad och kommunikativ, med en stark känsla för detaljer och ett högt arbetstempo. Du är en person som kan hantera flera uppgifter samtidigt och har förmågan att arbeta både självständigt och i team. Att vara prestigelös och att våga be om hjälp när det behövs är viktigt för att lyckas i denna roll.

Vi tror att du har:

- Gedigen erfarenhet av att arbeta som Executive Assistant/VD-Assistent, gärna inom marknadsföringsbranschen eller från byråverksamhet

- Mycket goda kunskaper i Office-paketet, särskilt Outlook, Word, Excel och PowerPoint, samt vana att skapa och hantera grafer och mallar.

- Utmärkta kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

- B-körkort

Övrig information

Start: Enligt överenskommelse

Plats: Lund-området

Omfattning: Heltid

Arbetstider: mån-fre 8–17

Lön: Enligt överenskommelse

Bakgrundskontroll kommer genomföras på de kandidater som går vidare i processen.

Om du har frågor om tjänsten ber vi dig att maila ansvarig rekryterare Lina Johansson på lina.johansson@emploid.se. Ange vilken tjänst det gäller.

Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan omgående då vi gör ett löpande urval.

Välkommen med din ansökan!

Sökord: Executive Assistant, VD-Assistent, Administratör, administration, marknadsföring, Skåne, Malmö, Lund, Helsingborg