Executive Assistant

Toyota Material Handling, en del av Toyota Industries Corporation, är världens ledande leverantör av materialhanteringslösningar. Vi har lång branscherfarenhet och kan erbjuda ett omfattande program av motviktstruckar, lagertruckar och lagerutrustning i varumärkena Toyota och BT samt service och reservdelar. I Europa är vi ca 8 500 anställda och är verksamma i fler än 30 länder. Tillverkningen sker i Ancenis (Frankrike), Bologna (Italien) och Mjölby. Huvudkontoret är placerat i Mjölby.


TMHE söker en Executive Assistant som arbetar för och rapporterar direkt till vår President. Ditt övergripande ansvar blir att underlätta det dagliga arbetet för Presidenten, koncernens ekonomidirektör (CFO) och styrelseordförande.
DIN UTMANING

• Att vara ett nära personligt stöd till VD såsom post, kalender, telefon och e-post.
• Att i viss mån agera “Gate-Keeper” för att säkerställa att ärenden och bokningsförfrågningar är rätt förberedda innan VD involveras.
• Veckoplanering tillsammans med VD, säkerställa mötesmaterial och förberedelser inför kommande veckor.
• Administration och arkivering av avtal och styrelsematerial
• Administrativt stöd till TMHEs ledningsgrupp
• Resebokningar, reseräkningar, besöksplanering
• Koordinering/mötesplanering med ägaren i Japan
• Konferensplanering/konferensbokning samt besöksadministration
• Skapa och underhålla presentationsmaterial (PowerPoint)
• Att representera VD i planering, förfrågningar och svar på förfrågningar


 

Tjänsten är en del av VD’s stöd, där också TMHE Business Planning (Presidents Office) återfinns, bl.a. med en VD Assistent, som främst arbetar med att utreda och bereda ärenden, men som i planering jobbar nära  Executive Assistant.
DIN PROFIL

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper. Du tycker om att arbeta med ordning, struktur och processer och har förmågan att ligga steget före. Du rör dig bekvämt mellan administrativa/koordinerande arbetsuppgifter och mer självständiga och arbetsuppgifter. Du är mycket service minded och har en hög integritet. Vi ser även att du är flexibel och trivs med ett högt tempo i en internationell miljö.

Vi ser gärna att du har en högskoleutbildning inom ekonomi alternativt administration eller erfarenhet vi bedömer likvärdig samt en gedigen erfarenhet från en liknande roll. Du uttrycker dig väl både i tal och skrift, på engelska och svenska.

Låter det som en utmaning för dig?
DIN ANSÖKAN

För ytterligare information om tjänsten kontakta gärna, Katarina Nyqvist, 0768-71 93 57 eller Caroline Hansson, 0768-501 170.

Välkommen med din ansökan, cv och personligt brev, vi gör urval löpande men vi vill ha din ansökan senast den 1 december.