Executive Assistant

Vill du få en unik möjlighet att arbeta nära VD:n i ett ledande livsmedelsföretag? Skulle du säga att du har hög integritet, är flexibel och har tidigare erfarenhet som administratör, chefssekreterare och/eller projektkoordinator? Nu söker vi dig som både trivs och utmanas av en såväl bred som omväxlande roll, är trygg i administrativ erfarenhet och nyfiken på utveckling. Då har vi det rätta uppdraget för dig!
Om tjänsten
Vi söker nu en VD-Assistent till bolaget som kommer agera en viktig pusselbit i VD:n's vardag. I den här rollen arbetar du från kontoret på Kungsholmen och ansvarar för diverse administrativa och koordinerande uppgifter. I ditt uppdrag i rollen som VD-Assistent stöttar du i första hand VD för Sverige i dennes vardag men är också behjälplig övriga ledningsgruppen. Rollen är bred och arbetsuppgifterna sträcker sig från högt till lågt vilket ställer höga krav på din förmåga att prioritera och strukturera bland flera parallella uppgifter. Du kommer vara en nyckelspelare i bolaget, och därför är det viktigt att du trivs med att ha många bollar i luften och har stor skopa eget driv. Du förväntas hantera såväl traditionella EA-uppgifter som att driva mindre projekt samt stötta och samarbeta med andra funktioner i organisationen. Vid ledningsgruppsmöten och konferenser kan resor förekomma, ca 2-3 dagar i månaden. Du rapporterar till VD. I din roll ingår även att vara Office Manager för Stockholmskontoret och supporta tex med olika sorters event och möten.
Exempel på ansvarsområden och uppgifter som ingår i rollen:
Kalender- och mailhantering
Rese- och mötesbokningar
Reseräkningar
Förbereda och producera rapporter inför möten
Arbeta med översättning av dokument på engelska och svenska
Skapa och utforma Powerpointpresentationer från grunden
Administrera Action Logs och kontrollera tidsplaner
Leda och driva mindre projekt och då säkerställa planering, implementering och uppföljning.
Medlem av Platsråd, som bland annat ansvarar för trivseln och arbetsmiljön på kontoret i Stockholm
Vi söker dig som

minst 5 års administrativ erfarenhet, med fördel som chefsassistent och/eller chefssekreterare.
mycket god svenska och engelska i både tal och skrift.
systemvana i Microsoft Office, Sharepoint .
Har obehindrade kunskaper i svenska och engelska

Som person är du:
Som person är du positiv, med en ljus syn på arbetet och hög serviceförmåga. Visst är du proaktiv och förberedande men också flexibel och lösningsorienterad. Du gillar att arbeta i parallella uppgifter och kan prioritera om något skulle vara bråttom. I dig ser vi någon som både kan skapa och hålla struktur, gillar språk och engageras i administration. Är du dessutom motiverad, utåtriktad och trivs i samarbetet med andra?
Vilka vi är
På HKScan älskar vi när maten både smakar gott och gör gott! Vi är stolta över våra varumärken Scan, Pärsonsoch Bullens, och alla de produkter vi kan erbjuda våra konsumenter. Vårt strategiska mål är att växa som ett mångsidigt livsmedelsföretag och kunna erbjuda produkter som möter den växande efterfrågan på att kunna äta mer flexibelt och varierat.
Vår verksamhet omfattar hela värdekedjan, från gård till gaffel, vilket gör att vi kan erbjuda ett stort utbud av olika yrkesroller och goda möjligheter till professionell utveckling. Vi är en internationell livsmedelskoncern med närmare 7000 medarbetare och verksamheter både i Finland, Baltikum, Sverige och Danmark. I Sverige finns vi i Stockholm, Linköping, Kristianstad, Skara och Halmstad.
Hållbarhetsarbetet präglar alla delar av vår verksamhet och vi strävar ständigt efter att skapa en miljö som bygger på omtanke, förtroende och respekt, både internt och externt. Som en av de största aktörerna i branschen ställer vi höga krav på oss själva att hela tiden ligga i framkant. För oss på HKScan innebär ansvar kontinuerlig utveckling och konkreta insatser inom hela värdekedjan. Som en del av vår klimatplan Zero Carbon har vi som mål att uppnå netto noll klimatavtryck, från gård till konsument, i slutet av 2040.