Executive Assistant – Fallenhet för service och förmåga att organisera!

Presentation

Tycker du om att vara i en miljö där din roll ständigt behövs, att ge service på högsta nivå och se till att andra runt omkring dig har det bra och lyckas i sina roller? Då kan detta vara för dig!

Som Executive Assistant med ansvar för kontoret behöver du vara skicklig på att prioritera och ha en stark organisatorisk förmåga.
I denna internationella miljö kommer du kunna vara med och göra skillnad för kontoret och dess anställda!

Arbetsuppgifter

Du får möjlighet att sätta stämningen och grunderna för att huvudkontoret i Malmö, Rosti Business Support Center, ska kunna leverera på topp.
Den här serviceinriktade rollen innebär att du i huvudsak stöttar och hjälper koncernchefen och andra i koncernledningen med den dagliga administrationen samt att du ansvarar för att kontorets faciliteter fungerar som det ska.

I sommar flyttar Rosti in i nya fina lokaler och du ansvarar för att vårt Business Support Center är en miljö man vill vara i, oavsett om man är gäst eller om man arbetar där dagligen.
I dina arbetsuppgifter ingår att hålla en löpande dialog med de leverantörer som är kopplade till kontorets dagliga drift, beställa kontorsmaterial, hantera post och ordna kaffe, lunch etc vid möten.

Om det ska hållas i aktiviteter som exempelvis konferenser, möten eller interna events är du den som koordinerar och ser till att det blir lyckat i alla delar.
Du är helt enkelt en spindel i nätet med många bollar i luften. Du har även en kollega, som rapporterar till dig och ni kommer att arbeta tillsammans mot gemensamma mål som ett team.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:
• Koordinera och detaljplanera resor och möten
• Hantera reseräkningar och annan administration
• Ansvara för koncernchefens kalender, samt att frigöra tid och underlätta hans vardag
• Ansvara för att den dagliga driften och utseendet på kontoret
• Vara behjälplig med layout, korrekturläsning samt material inför möten och i viss mån till intern kommunikation
• Ansvara för möten och konferenser på huvudkontoret och för koncernledning
• Vara värd för gäster och intern personal som besöker kontoret


Utbildning/erfarenhet

Vi ser att du har en eftergymnasial utbildning inom service management, ekonomi och/eller ledarskap, alternativt en likvärdig arbetslivserfarenhet som är kopplad till tjänsten. Önskvärt är om du tidigare delegerat arbete samt haft någon typ av personalansvar.

Som krav är du van vid att befinna dig i en internationell miljö och har en tydlig administrativ bakgrund, samt önskvärt att du har tidigare erfarenhet från assistentarbete och sysslor kopplade till detta.

Du har minst några års arbetslivserfarenhet och här har du tydligt fått med dig vad service på hög nivå är. Genom dina år i arbete har du även en klar bild framför dig vad ett trivsamt kontor innebär och vad som krävs för att uppnå detta.

Då vår koncernchef har engelska som modersmål och Rosti är ett internationellt bolag med engelska som koncernspråk, förväntas du vara flytande i tal och skrift.
Du kanske inte har med dig fackspråket, men vi förväntar oss att du har lätt för att lära. Din svenska ska vara god, du ska kunna förstå samt göra dig väl förstådd.


Vem är du?
Du får ofta feedback kring din excellenta organisatoriska förmåga, där du kan hantera många olika uppgifter samtidigt utan att tappa fokus eller brista i kvalitet. Du vet att planering gör skillnad och kan prioritera samt vara flexibel för att komma i hamn.
Du ser vad som behöver göras och är initiativtagande vilket gör att du driver dig själv och verksamheten framåt.

Beskrivningar som passar på in på dig är social samt serviceminded ut i fingerspetsarna. Du har en god förmåga att bygga relationer, inge förtroende samt samarbeta.
Det faller dig naturligt att inspirera andra till att prestera, och du är bra på att delegera och fördela arbete. Du är lyhörd och har förmåga till att kommunicera med alla i din omgivning både verbalt och skriftligt.

Hög integritet och professionalism är viktigt för dig och du är öppen, vänlig och din ödmjukhet lyser igenom i allt du gör.
Du är prestigelös och är inte rädd för att kavla upp ärmarna när det behövs i denna framgångsrika miljö.


Företagsbeskrivning

På huvudkontoret i Malmö arbetar idag 20 personer, och koncernledningen har sin plattform här. Detta är en högpresterande miljö där tempot och taket är högt. Här får man vara med där det händer.

Responsive, Open, Sustainable, Trustworthy, Innovative – är alla värderingar som genomsyrar Rosti och dess medarbetare.

Rosti Group är ett globalt företag som tillverkar formsprutade plastdetaljer till bil-, förpacknings- och läkemedelsindustrin samt komponenter till hushållsmaskiner och elektronikprodukter. Kunderna är välkända varumärken.

Rosti har 13 fabriker i Europa och Asien, 4000 medarbetare och en omsättning på 500 miljoner Euro. Bolaget har en stark tillväxt, både organiskt och genom förvärv.
Rosti är helägt av det svenska investeringsföretaget Nordstjernan.


Vår kunds hemsida

www.rosti.com

Sluttext

OBS!
Ansökningar hanteras efter att ansökningstiden gått ut.
Ditt personliga brev önskar vi ha på engelska.