Executive Assistant rekryteras till Egon Zehnder

Vill du bli en del av ett högpresterande team där du ligger steget före och bidrar med det du är bäst på? Egon Zehnder söker nu en Executive Assistant som är en stjärna på administration, är proaktiv och som motiveras av att vara delaktig i projekt från start till mål.

Egon Zehnder söker nu en Executive Assistant där du supporterar två konsulter varav en partner. Ni kommer att ha ett tätt samarbete där du ansvarar för allt administrativt i uppdragen samt supporterar konsulten med allt från kalenderbokningar till kontakt med klienter och kandidater.

I rollen som Executive Assistant är du en del av ett team av assistenter men arbetar hela tiden i nära samarbete med konsulterna, du både föredrar och uppskattar att varje person är med och bidrar till helheten. I uppdragen ansvara du för all skriftlig kommunikation och dokumentation, administration och att hämta in korrekt data till vår databas.

Arbetsuppgifter
Hos oss har du en viktig roll i att underlätta våra processer och föra arbetet framåt, och för att lyckas med det har du ett strukturerat arbetssätt och trivs med att driva projekt i mål. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är
- Skriftligt material, t.ex., offert,  Powerpoint presentation till pitchmöte, kandidatrapporter (både dokumenthantering, korrekturläsning, distribution). Allt material är i huvudsak på engelska.
- Se till att all data förs in korrekt i databasen 
- Sköta all mötesbokning, eventuella resor, taxi och hotell
- Kommunicera med individer i de olika processerna, både internt och externt, i stor utsträckning internationellt
- I tätt samarbete sköta konsulternas kalendrar i Outlook, samt e-postkorrespondens

I rollen som Executive Assistant förväntas du att ligga steget före och arbeta proaktivt och ha ett professionellt arbetssätt där du bidrar både som support och bollplank i uppdragen. En stor del av uppdragen inbegriper kollegor från andra kontor, vilket leder till kontinuerlig kontakt med såväl kollegor som klienter och kandidater internationellt.

Vem är du?
Vi söker dig som har minst 3 års erfarenhet av en liknande roll där du tagit stort ansvar och arbetat med hög integritet och höga krav på leverans. Kanske har du jobbat på en advokatbyrå eller annan liknande verksamhet där man arbetar i projektform. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och söker dig som trivs i en professionell, högpresterande och öppen företagskultur. Du gillar ditt arbete och förstår vikten av det men tycker också att det viktigt att ni har kul på jobbet och gillar att göra saker tillsammans.  

Vi ser att du som person är noggrann, strukturerad och duktig på att prioritera och lägga upp din tid. Vidare är du van att arbeta i högt tempo och har förmågan att hålla dig lugn även i mer pressade situationer.  

För att lyckas i rollen tror vi att du är positiv och flexibel och motiveras av att det händer saker i våra uppdrag.

Du har tidigare erfarenhet av att arbeta i databaser, är duktig på MS Office och det svenska och engelska språket i tal och skrift.  

Vi erbjuder dig
Vi erbjuder en professionell och familjär kultur där vi vill att man trivs och stannar länge. Vi är partnerägda och har en platt organisation där vi bryr oss om varandra och gillar att göra saker ihop. Vi erbjuder en professionell miljö du får göra skillnad och vara involverad i våra uppdrag och arbeta i tätt samarbete i varje uppdrag.

Vi är ett team på 11 kollegor som sitter på Blasieholmen i Stockholm och har ett nära samarbete med våra kollegor både i Malmö samt i övriga världen.  

Ansökan
I den här rekryteringen samarbetar Egon Zehnder med OnePartnerGroup Stockholm AB.
Alla ansökningar behandlas löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Varmt välkommen in med din ansökan!