Executive Assistant till Beijer Ref i Malmö!

Om tjänsten
Du erbjuds att vara en del av en inspirerande arbetsmiljö med erfarna kollegor och en vänlig atmosfär med stark teamkänsla. Rollen innebär ett kontorsansvar såväl som ett administrativt stöd. Som Executive Assistant kommer du vara en värdefull funktion hos Beijer Ref. Varmt välkommen med din ansökan redan idag – urval för intervjuer sker löpande!

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
I rollen som Executive Assistant kommer du vara ett administrativt stöd till CEO och övriga koncernledningen. Du kommer även ha kontorsansvar med ett övergripande ansvar över kontoret vad gäller leverantörer, avtal och lokalen.

Dina arbetsuppgifter kommer bland annat bestå av:
• Bistå koncernledningen med presentationer och underlag
• Ansvara för administrativa processer kring styrelsearbetet
• Ansvara för administration kopplad till koncernens bolagsformalia, såsom kontakter med Bolagsverket och ansvar över Insider loggbok
• Boka och administrera resor åt CEO och personal i moderbolaget
• Fakturahantering och hantera kvitton och utbetalningar
Som kontorsansvarig kommer du ansvara för posthantering, telefon, växel, samt tar emot och välkomnar besökare. Du ser till att kontoret och konferensrummen är i fint skick och representativt. Du ansvar för inköp av profilprodukter, gåvor, kontors- och förbrukningsvaror. I din roll kommer du även att boka och planera konferenser, möten och luncher. Samt att du har ansvar för hotell- och hyrbilsavtal.

Arbetstiderna är måndag-fredag 8.30-17.00 med placering på Beijer Refs fantastiska kontor i anrika Apotek Lejonet-huset på Stortorget i Malmö. Vi har en lång historia i Malmö med ett tydligt framtidsfokus. Hållbarhet är en naturlig del i allt vi gör.


Vem är du?
Du har erfarenhet av att arbeta med liknande arbetsuppgifter sedan tidigare och därmed är du självklart expert på administration! För att trivas i rollen behöver du uppskatta ett varierande arbete där den ena dagen inte är den andra lik. Du har lätt för att hitta lösningar på eventuella problem och är inte rädd för att ta egna initiativ till att försöka hitta alternativa sätt att utföra en uppgift så att den passar för situationen. Som person är du strukturerad, prestigelös och trivs med ordning och reda.

Du gillar att arbeta digitalt och är en van användare av Officepaketet, främst Word och Power-Point. Beijer Ref är en internationell koncern där den interna och externa kommunikationen är på både engelska och svenska, därför behöver du vara flytande i tal och skrift i båda språken.


Om verksamheten
Beijer Ref är en internationell handelskoncern som förser kunder över stora delar av världen med ett brett sortiment av produkter inom kommersiell och industriell kyla, värme och luftkonditionering. Företaget är noterat på Nasdaq Stockholm, Large Cap-segmentet. Koncernen har drygt 4.000 anställda med kontor i 38 länder. Huvudkontoret finns i Malmö sedan över 150 år tillbaka, med helägda dotterbolag i Europa, Afrika, Asien och Oceanien. Med ca 15 miljarder i omsättning är Beijer Ref en av världens största kylgrossister. Bolaget har en stark företagskultur kopplat till våra värderingar: Commited, Engaged, Straightforward och United.