Executive assistant till Byggfakta Group

Koncernen

Byggfakta Group är en koncern där bland annat varumärken som Sverige Bygger, Byggfakta, Citymark och Husguiden ingår. Bolagen förädlar och säljer händelsebaserad B2B-information inom sektorerna bygg, fastighet, sjuk- och behandlingsvård. Koncernen ger även ut magasin som produceras av dotterbolaget Svenska Media i Ljusdal AB, där bland annat byggbranschens ledande nyhetstidning Byggvärlden ingår. Gruppen omsätter ca 1,5 miljard SEK och har ca 1 000 anställda. Byggfakta Group är verksamma i Sverige, Norge, Danmark, Finland, Slovakien, Tjeckien, Portugal, Tyskland, Spanien, Storbritannien och Schweiz.

Om rollen

Rollen är en nyckelposition i vilken du förväntas supportera på mycket hög nivå med ett stort mått av integritet och lyhördhet.

I rollen som Executive Assistant på Byggfakta Group kommer din huvuduppgift vara att supportera och hantera planeringen och administrationen för vår högsta svenska ledning. För dessa personer sköter du all service som är kopplad till deras administrativa behov och du har även global kontakt med anställda inom koncernen. Du har ett helikopterperspektiv över svenska koncernledningsgruppens planering och är alltså den som hanterar och organiserar de flesta av gruppens gemensamma åtaganden och aktiviteter. Du kommer även vara med och driva vissa lokala projekt samt bidra med text och information till vår hemsida.

Här erbjuds du ett varierat uppdrag vilket betyder att du trivs med att arbeta smart och tidseffektivt.

Exempel på arbetsuppgifter som ingår i rollen:

- Kalenderadministration och planering
- Förberedelser kring interna och externa möten; bokningar, kallelser och förberedelser.
- Planering och bokning av gruppens tjänsteresor.
- Löpande administration; dokumenthantering, skapa presentationer, skapa/uppdatera information.
- Föra protokoll på ledningsgruppens möten.
- Tidigare erfarenhet som chefssekreterare, administratör eller projektkoordinator är meriterande.
- Mycket god svenska och engelska i både tal och skrift.
- Mycket god kunskap i MS Office-paketet, speciellt PowerPoint.
- Gymnasieexamen


Vem vi söker

Vi söker dig som är en driven, prestigelös samt slipad administratör som både trivs i och utmanas av en såväl bred som omväxlande roll. Du känner dig trygg i att ta egna initiativ och lär dig snabbt nya saker. Vidare är du självgående, lösningsorienterad, empatisk och har en hög servicekänsla. I din roll kommer du att hantera mycket information, som ibland även är konfidentiell. Du är både proaktiv och förberedande såväl som flexibel och lösningsorienterad. Du hanterar flera parallella arbetsuppgifter på ett strukturerat och effektivt sätt och kan lätt prioritera om något skulle vara bråttom. Du ser dig även som expert på kalenderhantering och kan skapa ett optimalt planerat gemensamt schema för gruppen så att de kan använda sin tid rätt. Tjänsten innebär många kontakter och därför är det mycket viktigt att du har en god samarbets- och kommunikationsförmåga och ett trevligt sätt.

Tjänsten är på heltid, arbete utanför kontorstid samt resor i tjänsten kan förekomma.

Kvalifikationer

- Tidigare erfarenhet som chefssekreterare, administratör eller projektkoordinator är meriterande.
- Mycket god svenska och engelska i både tal och skrift.
- Mycket god kunskap i MS Office-paketet, speciellt PowerPoint.
- Gymnasieexamen