Executive Assistant till finansbolag i centrala Stockholm!

The Place är ett rekryteringsföretag och en Worklife Partner, en plats för våra kunder och kandidater att växa på för att stärka sin affär och karriär. Vi är verksamma inom kompetensområdena Ekonomi, Administration, HR, Logistik, IT och Kommunikation och brinner för att matcha rätt kompetens med rätt företag och att skapa ett positivt arbetsliv för såväl kunder som medarbetare.

Om rollen och teamet

Som Executive Assistant stöttar du huvudsakligen två partners men även dina andra kollegor med administrativa uppgifter som underlättar för deras vardag samt ser till att kontorsmiljön fungerar optimalt. Du är ditt teams högra hand och koordinerar deras kalender, har kontakt med leverantörer och sköter all annan kontorsadministration via telefon, mejl, Microsoft Office och övriga system.

Du kommer in i en miljö av ambitiösa, engagerade och hårt arbetande personer i en bransch med högt tempo och det är viktigt att du motiveras av det. Arbetsplatsen präglas av en härlig och positiv stämning där man har kul tillsammans!

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Assistera bolagets två partners och resterande medarbetare
• Ansvara för kalenderbokningar gällande resor och luncher
• Ansvara för att planera möten och företagsevent
• Administrera fakturor och ha kontakt med ekonomipartner
• Ansvara för rapportering av sjuk- och semesterdagar för hela kontoret
• Ansvara för avtal med olika leverantörer inom IT och säkerhet
• Ansvara för inköp av kontorsmaterial
• Administrera företagets Linkedin profil och ge input till redigering av webbsida
• CRM administration
• Projektledning
• Ansvara för onboarding av nya medarbetare och vara delaktig i rekrytering
• Övrig kontorsadministration

Din bakgrund och erfarenheter

Vi tror att du har några års erfarenhet i en liknande roll som chefsstöd med god vana av att jobba administrativt och koordinerande. Du är snabb, effektiv och proaktiv. Vi ser gärna att du är smart, har lite skinn på näsan och kan utmana dina Partners ibland. Det viktigaste är att du kommer in med hög energi och en positiv attityd som smittar av sig! Du har förståelse för att jobba i en bransch med högt tempo och tillsammans med ambitiösa personer, och brinner för att göra det där lilla extra. Vi värdesätter om du har projektledaregenskaper, ser till detaljer och gillar att ta initiativ där du ser möjligheter till förbättring.

Du är en peoples person som är kontaktsökande och har lätt för att samarbeta med andra. Du är engagerad, lösningsorienterad och jobbar hårt - men tycker om att ha kul på jobbet!

Kvalifikationer

• Några års erfarenhet som chefsstöd och/eller en administrativ/koordinerande roll
• God kunskap inom Microsoft Office
• God systemvana
• Flytande svenska och engelska i tal och skrift

Tjänstens omfattning

Detta är en heltidstjänst på 40h/v med kontorstider 8-17 på vardagar. Du blir under de första 6 månaderna anställd som konsult via oss på The Place, för att sedan gå över till en tillsvidareanställning hos kundföretaget.
Du kommer att utgå från kontoret i centrala Stockholm.
Start omgående.

The Place – Where happy work happens

Låter detta intressant och du fortfarande vill söka jobbet? Bra – du som lyckas knipa platsen blir dessutom en del av The Place! Som medarbetare hos The Place erbjuds du kompetensnätverk, mentorskap och trygga villkor. I The Place har du en Worklife Partner som är intresserad av att följa och utveckla ditt arbetsliv över tid.

 

Sökord: Office Manager, Executive Assistant, Kontorsassistent, VD-assistent, Administratör