Executive assistant till Novavax i Uppsala

Arbetsbeskrivning
Vi söker dig med några års erfarenhet från en roll som Executive Assistant på hög nivå i en snabbrörlig och internationell miljö, och gärna med bakgrund från Life Science. Dina tidigare erfarenheter har gjort dig trygg i rollen och du arbetar alltid lösningsorienterat med hög kvalitet gentemot företagets VD och ledning. 

För att lyckas i rollen talar och skriver du svenska och engelska obehindrat och är en god kommunikatör. Du är en van användare av Officepaketet och har erfarenhet från att ta fram presentationer med hög kvalitet från PowerPoint. 

Det är viktigt att du har erfarenhet av att arbeta med digitala plattformar för möten, information och kommunikation. Som person har du ett starkt engagemang och driv för att få saker gjorda och gör det med ett strukturerat arbetssätt och ett analytiskt sinne. Du har förmågan att förutse, prioritera, planera och möjliggöra både ditt eget och andras arbete. 

Som Executive Assistant har du lätt för att nätverka inom organisationen och har alltid ett positivt och trevligt bemötande mot likväl kollegor som externa partners. För att axla rollen är det viktigt att du har hög integritet då du arbetar under ledningens högsta förtroende. Ingen arbetsuppgift är för liten för dig och du löser eventuella problem på ett prestigelöst och flexibelt sätt.  Du är van vid att snabbt ta beslut och har inga problem med att ligga ”steget före” för att underlätta VDs och ledningens vardag. Vidare har du en positiv attityd, en hög grad av servicekänsla och bemöter alltid människor i din omgivning på ett professionellt och trevligt sätt.  

Ansvarsområden
Några av de arbetsuppgifter som kommer att ligga på ditt bord är:
• Förberedelser kring interna och externa möten; bokningar, kallelser, praktiskt genomförande, utvärderingar.
• Agera protokollförare på Ledningsgruppens möten.
• Sammanställa och följa upp ledningens att-göra lista.
• Hantera intern kommunikation via intern hemsida för Novavax AB samt SharePoint-sida mot Novavax Inc.
• Löpande administration för att avlasta VD och ledning såsom t.ex.  göra research, skapa presentationer, sammanställa data, hantera och publicera interninformation, underhåll och uppföljning av kvalitetsdokumentation.
• Ansvara för ledningsgruppens resebokningar, tillhörande logistik och administration
• Administrativa ad hoc-uppgifter
• Koordinera och ta emot externa besökare till ledning och VD
• Avlasta övriga ledningsgruppen med administrativa uppgifter

Kvalifikationer
Relevant erfarenhet av liknande arbetsuppgifter

Ansökan
Din ansökan vill vi ha så snart som möjligt, dock senast den 23/5. Då detta är en ny roll inom företaget så kommer det inledningsvis vara en konsulttjänst där du blir anställd av Randstad, för att senare, om alla parter är överens, bli anställd av Novavax.

För frågor, vänligen kontakta rekryteringskonsult Martin Winrow, 0725530792, martin.winrow@randstad.se

Om företaget
Novavax AB är ett helägt dotterbolag till det amerikanska vaccinföretaget Novavax, Inc, vilket är noterat på NASDAQ i USA (NVAX). Novavax, Inc har utvecklat ett effektivt produktionssystem för antigen och utvecklar olika vaccinkandidater riktade mot bland annat säsongs- och pandemisk influensa (H5N1), respiratoriskt syncytialvirus (RSV) och andra svåra infektionssjukdomar som t.ex. Ebola och Covid-19. Bolaget är nu inne i en expansiv fas med anledning av nuvarande pandemi där extern finansiering finns för att utveckla ett vaccin mot Covid-19. Novavax AB i Uppsala utvecklar och producerar ett saponinbaserat vaccinadjuvans - Matrix-M™. Kliniska studier visar att Matrix-M™ effektivt stimulerar kroppen till ett potent immunsvar omfattande både ett cellulärt och antikroppsmedierat svar vid vaccinering mot sjukdomar. Vid kontoret i Uppsala arbetar drygt 150 personer, både anställda och konsulter. För mer information gå gärna in på företagets hemsida:  http://www.novavax.com