Executive Assistant till PAI Partners

Är du en strukturerad, serviceinriktad och proaktiv person som trivs i en koordinerande och assisterande roll? Lockas du av att få arbeta på ett ledande riskkapitalbolag som verkar i en internationell miljö? Då kan rollen som Executive Assistant hos PAI Partners AB vara intressant för dig!

PAI Partners är ett ledande riskkapitalbolag som har sitt ursprung i banken Paribas. Utöver huvudkontoret i Paris, där majoriteten av de 180 anställda är stationerade, finns lokala kontor i London, Luxemburg, Madrid, Milano, München, New York och Stockholm. Till vårt Stockholmskontor söker vi nu en proaktiv och organiserad Executive Assistant.

Om rollen
Som Executive Assistant kommer du främst att arbeta på den nordiska marknaden där du kommer att stödja och underlätta för de anställda på Stockholmskontoret genom kalender- och möteshantering samt andra kvalificerade administrativa uppgifter. Du arbetar proaktivt för att säkerställa en väl fungerande vardag genom att se till att rätt information och material är på plats. Du kommer även att spela en viktig roll i interna processer, inklusive rekrytering samt onboarding av interns, och det finns också möjlighet att stödja andra funktioner i bolaget utanför norden. Den nordiska marknaden har stor potential varför vi ser att teamet kommer att växa med flera personer kommande år.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat:

• Ansvar för att kontoret är representativt, inbjudande och väl fungerande ur alla aspekter
• Ansvar för mötesbokning, kalenderhantering och reseplanering
• Förbereda mötesrum inför interna/externa möten
• Kontakt med fastighetsägarna och IT-support för att säkerställa att allt i lokalerna fungerar smidigt
• Post och fakturahantering
• Kontakt med extern redovisningsbyrå
• Koordinering av sociala aktiviteter för kontoret
• Delaktig i rekrytering samt onboarding av interns
• Samverkan med övriga Executive Assistants på de andra kontoren

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid. Kontoret är beläget i vackra lokaler på Kungsträdgårdsgatan och vi erbjuder en flexibel policy med möjlighet att arbeta hemifrån.

Din erfarenhet och personlighet
Vi söker dig som har minst ett par års erfarenhet av en liknande roll som Executive Assistant eller motsvarande. Har du arbetat i ett mindre bolag i finans- eller konsultbranschen är det starkt meriterande. Eftersom du verkar i en internationell miljö är du flytande i svenska och engelska i såväl tal som skrift. Vidare är du en god användare av Officepaketet där du har erfarenhet av att skapa presentationsmaterial i PowerPoint samt att arbeta aktivt i Excel.

För att lyckas i rollen har du en hög servicekänsla, ett proaktivt förhållningssätt och starkt självledarskap där du är bekväm med att självständigt driva ditt arbete framåt. Du är en öppen, varm och prestigelös person som trivs att arbeta i en internationell miljö med varierade arbetsuppgifter och stundtals högt tempo, vilket förutsätter god planerings- och prioriteringsförmåga. Kontoret är en viktig mötesplats och samlingspunkt för oss internt såväl som för våra besökare, varför vi uppskattar att du har en god känsla för att skapa en varm och inbjudande miljö med hög funktionalitet. Du har ett öga för detaljer samtidigt som du kan lyfta blicken och se helheten. Vidare har du en väl utvecklad kommunikativ förmåga och är van vid att hålla hög kvalitet i allt du gör.

Ansökan
I den här rekryteringen samarbetar PAI Partners med Jurek. Urval och intervjuer kommer att ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag varför du inte ska vänta med att skicka in din ansökan. Har du frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Cecilia Strååt på cecilia.straat@jurek.se alt 076-002 69 75 eller ansvarig researcher Nina Hallin på nina.hallin@jurek.se.

Varmt välkommen med din ansökan!