Executive Assistant till Swecos vatten- och miljöverksamhet

Hur ser en vanlig dag ut?

Som Executive Assistant på Swecos vatten- och miljöverksamhet är du den naturliga koordinatorn i organisationen och den som har koll på allt. Du fungerar som en högra hand till Divisionschefen Martina Söderström. Det är en snabbrörlig miljö så du behöver ha ett stort eget driv och se det som en självklarhet att hela tiden ligga steget före.



Martinas team är stort och arbetar över hela världen, men främst Sverige, med komplexa uppdrag och teamet håller ett högt tempo. Ingen dag är den andra lik men vanligt förekommande arbetsuppgifter kommer att vara:

·        För ledningsgruppsmöten, som består av 16 medlemmar, upprättar du kallelser, tar fram utkast till dagordning, för protokoll, sammanställer underlag och ansvarar för uppföljning av dessa

·        Du hanterar Divisionschefens kalender och mail, samt bokar resor, möten, luncher, kvittoredovisning och fakturahantering

·        Du ansvarar för möteskalender och årshjul kring övriga möten och du ansvarar för konferenser och andra arrangemang

·        Du fungerar även som divisionens kontakt gentemot Facility Management kring lokal- och kontorsfrågor och det är dig man vänder sig till vid olika frågeställningar kring exempelvis avtal och divisionsinformation

·        Du har förmåga att använda och vidareutveckla de digitala verktyg som används för olika möten ex teamskanaler

·        Du medverkar vid assistentnätverksmöten och du arrangera även mötestillfällen

·        Stöttar divisionschefen i koordinering och samordning med affärsstödsorganisationen inom Sweco

              t ex inom HR och Kommunikation

·        Övriga Ad hoc-uppgifter

Vem söker vi?

Vi söker dig som har arbetat som Executive Assistant eller i en liknande roll i minst fem år i en eller flera större företag/organisationer. Vi vill att du är en duktig projektledare som trivs i en central roll där du fungerar som navet i ett stort maskineri. Du går igång på att driva saker i mål, stora som små.

Du är strukturerad, noggrann och har en mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift både på svenska och engelska. Du är en teamplayer och en stark nätverkare. Du är trygg och modig som person och drivs av resultat. Du är även van att prioritera, har en stark problemlösningsförmåga och är uppmärksam på detaljer.

Du arbetar i verksamhetens centrum vilket emellanåt innebär ett högt tempo och stor variation i de frågor du kommer i kontakt med. Självklart förstår du vikten av hög integritet då affärskritisk information hanteras.

Du är en van användare av MS Office, Office 365, Sharepoint och Teams.

Vilka är Sweco?

Vill du ha ett jobb som gör skillnad? Då är du välkommen till Sweco. Den framtid som kan kännas avlägsen i resten av samhället är i högsta grad närvarande hos oss. Att ligga steget före är vårt jobb. Resultatet – allt ifrån rent vatten och hållbara industrier till effektiva kommunikationer och moderna sjukhus – blir verklighet för de flesta andra först i framtiden.



Vi sätter ribban högt, men ser också till att du får förutsättningar att nå dit och mer därtill.



Sweco planerar och utformar framtidens samhällen och städer. Resultatet av vårt arbete blir hållbara byggnader, effektiv infrastruktur och tillgång till el och rent vatten. Med 17 500 medarbetare i Europa kan vi erbjuda våra kunder rätt kompetens för varje sammanhang. Vi genomför uppdrag i 70 länder varje år. Sweco är Europas ledande konsultföretag inom teknik och arkitektur med en omsättning på cirka 20.6 miljarder SEK. Företaget är noterat på Nasdaq Stockholm.



Swecos vatten- och miljöverksamhet är en av 11 divisioner inom Sweco Sverige. Divisionen bedriver konsultverksamhet inom vatten och miljö åt offentliga och privata kunder, allt ifrån hållbarhet, klimat och miljöutredningar till projektering av reningsverk och ledningar. Vi är störst i Sverige inom vårt område med 875 konsulter på 25 kontor i landet. Vi genomför också projekt på den internationella marknaden och jobbar tillsammans med Swecokollegor runtom i hela Europa.

Vill du veta mer om tjänsten och hur du ska göra för att söka?

Läs vidare här. Tjänsten är en tillsvidaretjänst med start så snart som möjligt men det viktigaste är såklart att det blir rätt både för dig och för oss. Kontoret ligger på Gjörwellsgatan 22.

I den här rekryteringen samarbetar Swecos vatten- och miljöverksamhet med the Pace.

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Christina Stenbeck på christina.stenbeck@thepace.se

Vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Vi tar tyvärr inte emot ansökningarna via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på www.thepace.se och du får då svara på tre korta frågor. Om du går vidare i processen därefter kommer du inom några dagar att få genomföra två arbetspsykologiska tester. Vi vill nämligen tidigt i processen samla in så mycket fakta som möjligt för att vi ska kunna göra den bästa matchningen. Som kandidat får du göra testerna tidigt i processen eftersom vi vill säkerställa ett objektivt, fördomsfritt och rättvist urvalsarbete.