Executive Assistant till Vinci Energies

Vinci Energies brinner för energiomställning och digital utveckling och söker nu en relationsbyggande Executive Assistant som kommer att stötta delar av den nordiska ledningsgruppen. Du kommer att arbeta i en affärsnära, internationell och framåtlutad roll där du är navet som ser till så dagarna flyter på så smidigt som möjligt. 
 
Rollen som Executive Assistant
På Stockholmskontoret, som för närvarande är i Solna, arbetar idag ett litet sammansvetsat team i en stor och komplex global organisation. Den del av den Nordiska organisationen, där rollen är placerad, består av ca 2000 medarbetare fördelat på ca 50 affärsenheter i Sverige, Norge och Finland. I rollen som Executive Assistant kommer ditt huvudsakliga fokus vara att ge support till Managing Director och ledningsgruppen.

Du erbjuds ett varierat arbete och nedan följer exempel på arbetsuppgifter och ansvarsområden som ingår i rollen:
Organisera och förbereda möten - planering, insamling av dokument och logistik
Kalenderhantering och koordinering av resor
Internkommunikation
Koordinera ”Ethics and Compliance” för Norden inkl rapportering och information till och från HQ i Paris
Upprätthålla register och dokument
Koordinera och projektleda olika typer av events
Säkerställa en representativ kontorsmiljö
Samordna utbildningsbehov
Utläggsrapporter
Övriga administrativa uppgifter 

 
Vem söker vi?
Vi söker dig som arbetat minst fem år som assistent i en internationell miljö.

Vi letar efter en relationsbyggare som är noggrann, organiserad och som är duktig på att prioritera och gillar att ligga steget före. Du brinner för service och har en ”can do”-attityd och ett lösningsorienterat sätt. Eftersom du är ledningsgruppens förlängda arm är det viktigt att du har en stark integritet då du kommer i kontakt med konfidentiellt material. Du kommer att ha många kontaktytor, både externt och internt, så du behöver vara en god kommunikatör.

Koncernspråket på Vinci Energies är engelska så du behöver vara flytande i både engelska och svenska i både tal och skrift. Talar och skriver du dessutom franska så är det ett stort plus. Utöver det ser vi att du har en mycket god teknisk förmåga, främst inom Officepaketet och digitala mötesverktyg. 
 
Vilka är Vinci Energies?
At VINCI Energies, part of Vinci Group, we create tailor-made multi-technical solutions and services for energy, transport and communication infrastructure, as well as buildings, factories and IT systems.

VINCI Energies builds on its decentralized organizational structure with local roots through its 1,900 business units, each of which specializes in a specific business segment in order to provide bespoke services to its customers.

To promote our services and expertise, VINCI Energies has created four international brands focusing on four different business lines: Omexom for infrastructure, Actemium for industry, Axians for ICT and VINCI Building Solutions. We have small headquarters with few shared resources. Where it really happens is in our decentralized business units. Find out more at vinci-energies.com. 
 
Nyfiken på att veta mer?
I den här rekryteringen samarbetar Vinci Energies med OnePartnerGroup Stockholm. Tjänsten är på heltid med start enligt överenskommelse och du kommer att ha din arbetsplats på huvudkontoret som ligger i Solna på Råsundavägen 4. Kontoret kommer att flytta in till city under Q3 2024. Vi vill gärna ha din ansökan på engelska då personer som ska vara med i rekryteringsprocessen inte pratar svenska.  

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvariga rekryteringskonsulter Christina Stenbeck på christina.stenbeck@onepartnergroup.se eller Emelina Sjösten på emelina@sjosten@onepartnergroup.se

Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum.
Vi tar inte emot ansökningarna via mail med hänsyn till GDPR. Om du går vidare i processen kommer du att få genomföra två arbetspsykologiska tester för att vi ska kunna göra den bästa matchningen av kandidater.