Executive Assistant/Office Coordinator till Sweco

Vi på The Pace söker nu en professionell och serviceinriktad person till den kombinerade rollen som Executive Assistant/Office Coordinator till Sweco AB. Detta är ett konsultuppdrag från och med februari 2021 till och med tidigast juni 2022 då nuvarande person i rollen kommer att vara föräldraledig under perioden. I och med rådande situation kommer du arbeta både från hemmet men också från Swecos huvudkontor vid Västerbroplan och tjänsten är på heltid.

Ditt uppdrag

I den kombinerade rollen som Executive Assistant/Office Coordinator på Sweco AB kommer du arbeta som Executive Assistant till Martin Aronsson, Chief Strategy and M&A Officer. I Martins spännande team hålls ett högt tempo med snabba puckar där du kommer vara en viktig spelare med stort förtroende. Du kommer ansvara för att koordinera och planera Martins kalender på ett effektivt sätt. Utöver kalenderhantering kommer du även ha ett brett samarbete med andra koncernstaber så som Legal, Finance, HR och Communications för att bland annat fånga upp viktig information som berör ert team. Denna del av rollen innefattar även och kommer varieras av att:

Sätta upp agendor inför möten och följa upp action pointsKorrekturläsa och koordinera material till bland annat Ledningsgrupp och StyrelseSkapa och revidera presentationsmaterial

Parallellt med detta har du som Office Coordinator en central position där du hanterar olika projekt och ärenden kopplat till Swecokoncernens huvudkontors verksamhet. Du har ett brett och självständigt ansvarsområde gällande kontorsdriften och dina arbetsuppgifter kommer att variera, högt som lågt där denna del av rollen innefattar bland annat, men inte är begränsad till:





Administrativt stöd till Executive Assistants på koncernkontoret med bland annat utlägg- och kvittoredovisning, resebokningar, samordning av dokumentsigneringar och i förekommande fall ordna legaliseringar samt koordinera visumhanteringKontaktperson gentemot Swecohusets FM-tjänsterBeställning av förtäring till möten genom bolagets konferensserviceportalKvalitetssäkra den allmänna kontorsdriften samt säkerställa IT/teknisk support vid behovKoncernens huvudkontors accesshanteringPost- och budhanteringVara behjälplig vid on- och offboarding på koncernens huvudkontorVara behjälplig vid interna arrangemang, event och konferenser



Din bakgrund

För rollen som Executive Assistant/Office Coordinator söker vi dig med minst ett par års erfarenhet från en liknande roll/liknande roller. Erfarenhet från Executive Assistant-rollen är av största vikt för att snabbt kunna gå in och stötta Martin i hans vardag. Du trivs med varierande arbetsuppgifter och du har lätt för att arbeta proaktivt i högt tempo med flera parallella arbetsuppgifter. Det är viktigt att du har goda kunskaper i Officepaketet och 365. Du känner dig bekväm med att arbeta i olika tekniska lösningar, även på distans. Du är en god kommunikatör och kan kommunicera på både svenska och engelska, muntligt och skriftligt.

Att arbeta högt och lågt med varierande uppgifter i ett högt tempo ställer höga krav på din flexibilitet, prestigelöshet och prioriteringsförmåga. För att framgångsrikt axla och trivas i rollen som Executive Assistant/ Office Coordinator ser vi att du är självgående och serviceorienterad i ditt arbetssätt. Du tar dig an nya arbetsuppgifter med en positiv attityd och du tar gärna egna initiativ och har hög problemlösningsförmåga – ingen dag är den andra lik och den miljön trivs du i.

Arbete i ett börsnoterat bolag, och dessutom på bolagets förvärvsavdelning, innebär att du ständigt kommer komma i kontakt med insiderinformation vilket ställer mycket höga krav på din integritet och professionella mognad. Det är därför viktigt att du arbetar noggrant, även under mer intensiva perioder. För att trivas är det viktigt att du lär känna Sweco som organisation då rollen kräver att du ska se verksamheten utifrån ett helhetsperspektiv.

Om Sweco 

Sweco planerar och utformar framtidens samhällen och städer. Resultatet av vårt arbete blir hållbara byggnader, effektiv infrastruktur och tillgång till el och rent vatten. Med 17 500 medarbetare i Europa kan vi erbjuda våra kunder rätt kompetens för varje sammanhang. Vi genomför uppdrag i 70 länder varje år. Sweco är det ledande konsultföretaget inom teknik och arkitektur i Europa med en omsättning på cirka 20,6 miljarder SEK. Företaget är noterat på Nasdaq Stockholm, Large Cap http://www.swecogroup.com.

När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning.

The Pace är specialister på rekrytering och konsultuthyrning inom Business Administration och tillsätter bland annat roller som Administrativ Chef, VD- och Ledningsassistent, Executive Assistant, Office Manager, Projektkoordinator, Administratör och Sälj-, Jurist- och Kontorsassistent. Vi kan erbjuda dig som kandidat ett brett nätverk av svenska och internationella företag med behov av duktiga administratörer. The Pace är ett affärsområde inom Wise Professionals och vi finns med kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Köpenhamn. Wise Professionals är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje.

Om du vill veta mer

Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Jag som arbetar med detta uppdrag är Konsultchef Stina Bylund (stina.bylund@thepace.se).

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan. Vi ser fram emot att höra från dig!