Executive Assistant/PersonalAssistant

För kunds räkning söker vi nu en Executive Assistant/PersonalAssistant
HUVUDANSVAR
Den här befattningen innebär att vara fullt dedikerad att hjälpa VD att uppnå sina mål.
Du ansvarar för att underlätta och utveckla ett arbetssätt som gör att VD kan prestera på topp. Du ska ha en helhetssyn och arbeta efter bästa förmåga för att utföra dina arbetsuppgifter såväl som att stötta, engagera och vara inspirerande.


ARBETSUPPGIFTER
Dina dagliga arbetsuppgifter består bl.a. av att:
- Planera, upprätta och se till att VD:s kalender motsvarar de uppsatta mål/prioriteringar på daglig basis likväl som vecka, månad och året.
- Administrera inkommande epost. Vid behov schemalägga tid för VD:s actions.
-Delta i möten, ta anteckningar och definiera action points.

Coachning/stöttning
Se till att coacha, peppa VD


Bokningar/Planering
- Prioritera möten
- Boka möten med medarbetare
- Se till att hjälpa till med vardaglig logistik
- Boka resor (flyg, taxi, hyrbil, tåg)
- Boka konferensrum
- Boka luncher
- Boka restauranger
- Boka konferens

Administration:
- Ta fram rapporter, sammanfattningar och annat material inför möten
- Hålla kolla på anteckningar från föregående möte samt om någon annan ska sammanställa material inför kommande möte.
- Sammanställa och skicka mötesprotokoll till styrelse/aktieägare etc
- Påminna VD om olika typer av actions inför olika möten, förberedelser etc
- Hjälpa till med övrig admin


Medarbetare
Daglig kontakt med medarbetare som behöver tid med VD
- Gällande möten
- Actions som påverkar VD

Ekonomi
-Redovisa kvitton
- Bestå i övrig admin


Övrigt
- Upprätta utkast till presentationer, aktieägarbrev och liknande.
- Sammanfatta och rapportera/kommunicera veckovis till VD om kommande vecka
- Korrekturläsa rapporter texter och dylikt
- Göra alla typer av ärenden av både professionell och privat karaktär
- Initiera, hantera och slutföra projekt av olika karaktär.
- Olika former av research på bolag/personer.


Personliga egenskaper/ Speciella färdigheter:
Vi ser att du är prestigelös och arbetar proaktivt. Rollen innebär att du ska kunna filtrera och prioritera exempelvis möten åt VD så du behöver kunna sätta struktur och ligga steget före. Du har lätt för ta olika typer av människor, är en god kommunikatör och har lätt för att samarbeta med andra. Du är initiativtagande, snabbfotad och bjuder på mycket energi.
Du är som person trygg, förtroendeingivande och naturligt omhändertagande. Då VD är högpresterande är det viktigt att du är en god människokännare och har förmågan att exempelvis känna av när VD behöver en paus, skickas iväg för ett träningspass, prioritera tid med familjen eller stressa ner och därefter kunna styra upp detta.
Välkommen med din ansökan till: liv@workmint.com