Executive assistent/ledningskoordinator!

Har du erfarenhet av att jobba som chefsassistent, administrativ assistent, koordinator eller liknande arbete? Är du strukturerad och initiativtagande och trivs i en varierad roll? Då kan detta vara något för dig! Vi söker nu en Executive assistent/ledningskoordinator för konsultuppdrag till förvaltningsorganisation i Stockholm. Uppdraget är på heltid med önskat tillträde den 11 april och sträcker sig fram till 30 september 2022. Tjänsten är med placering på företagets kontor på Kungsholmen i Stockholm.


Om tjänsten
I rollen som Executive assistent/ledningskoordinator ingår det att stötta trafikavdelningens ledning i en mängd olika administrativa uppgifter, med främsta fokus att stötta TA avdelningschef. I arbetsuppgifterna ingår bland annat
• Stödja avdelningschefen i prioritering av mötesbokningar och planering av möten ”huvudansvarig för avdelningschefens kalender”
• Planering och administration kring ledningsgruppens arbete, exempelvis upplägg/innehåll på ledningsgruppsmöten
• Ansvara för genomförande av diverse projekt och förbättringsarbeten samt planera event
• Vara behjälplig vid nyanställningar, on-boarding och off-boarding

I rollen ingår också att vara operativ arbetsledare/teamledare av avdelningens sektionsassistenter. Detta innebär att du på daglig basis ansvarar för att:

• Leda och fördela de administrativa resurserna
• Utarbeta effektiva administrativa arbetssätt, tillsammans med övriga assistenter inom sektionen

Som ledningskoordinator ingår också att kommunicera kring och hålla ihop leveranser från avdelningens sektioner och i viss mån sammanställa dessa.

I rollen ingår att ha ett brett kontaktnät såväl inom avdelningen som med andra i liknande befattningar inom förvaltningsorganisationen. Som Executive assistent/ledningskoordinator ingår du i företagets ledningsgrupp. Du rapporterar till TA biträdande avdelningschef men en stor del av det dagliga arbetet sker i nära samverkan med TA avdelningschef.


Vem är du?
Vi söker dig som uppfyller följande krav:

• Gymnasieutbildning eller motsvarande
• Goda kunskaper i svenska i såväl tal som i skrift
• Minst 3 års vana att arbeta som assistent och/eller koordinator
• Minst 1 års erfarenhet från operativ arbetsledning

Meriterande för rollen är om du har:

• Vana vid att ta minnesanteckningar och sammanställa dokumentation från ex utredningar.
• Erfarenhet av att arbeta som avancerad assistent "exekutiv assistent" under minst 2 år
• Erfarenhet av att genomföra projekt eller förbättringsarbeten under minst 2 år
• Det är meriterande att tidigare ha jobbat i offentlig verksamhet

Vi söker dig som är ordningsam och strukturerad i ditt arbetssätt med ett öga för detaljer. Vi ser gärna att du är lösningsorienterad och flexibel i ditt arbetssätt. Vidare ser vi att du har en mycket god kommunikativ förmåga och att du är ansvarsfull.



Om verksamheten
Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.



Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Varmt välkommen med din ansökan!