Executive Secretary

Saab Kockums representerar spetskompetens i världsklass inom det örlogsmarina segmentet - både över och under vattenytan. Vi konstruerar, bygger och vidmakthåller ubåtar och örlogsfartyg baserade på avancerad smygteknik.

Till Produktion och Site Karlskrona söker vi en chefsassistent.

Din roll

I denna roll kommer du att arbeta tätt ihop med chefen för Produktion som även är platschef för Karlskrona. Du kommer även arbeta tillsammans med områdeschefer och sektionschefer inom avdelningen.

Först och främst jobbar du proaktivt och avlastar chefen på bästa sättet. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att vara möteskoordinator vid ledningsgruppsmöten samt ta mötesanteckningar vid dessa. Du förbereder agenda i samråd med chefen och ledningsgruppen och har koll på actions som ska följas upp. Du koordinerar och skriver förslag till kommunikation som regelbundet skickas från chefen. Du assisterar vid framtagning av presentationer, sköter kalender, hanterar resebokningar och tidrapportering. Du förvaltar också vår Sharepoint teamsite samt Produktions sidor på vårt intranät. Du kommer ha många kontaktytor ut i organisationen och ska ha lätt att röra dig både i produktions och kontorsmiljö.

Som assistent till platschefen ingår också arbetsuppgifter kopplade till det. Här är några exempel. Sammankallar till forum som är kopplade till platschefsansvaret, skriver mötesanteckningar och följer upp actions, samordnar julluncher och andra events och sköter kommunikation associerad med dessa. I Karlskrona har vi också en omfattande besöksverksamhet och i samband med det kan uppdrag också förekomma.

Din kunskap och erfarenhet

Du är en "do-er" som proaktivt ser var behovet av stöd finns och agerar utifrån det. Du är en social och ansvarstagande person som brinner för service, du trivs med att ta initiativ och arbeta självständigt. Du kommer gärna med förslag och gillar att förbättra rutiner då du själv är effektiv och strukturerad. Du har tidigare arbetat med administration och stöd på chefsnivå.

Office paketet är en självklarhet för dig och du behärskar svenska och engelska väl i både tal och skrift. Då vi hanterar konfidentiell information har du hög integritet och sinne för ordning.

Arbetsuppgifterna kommer att var mycket varierande och du har inga problem med att se möjligheter till förbättring och var du kan hjälpa till. Du är bra på att ta egna initiativ och trivs i ett högt arbetstempo.