Exekutiv assistent

Lulebo AB är alla Luleåbors eget bostadsföretag. Vi finns till för alla; oavsett ursprung, ålder eller inkomst, och vi arbetar för att tillhandahålla bra bostäder i de flesta delar av Luleå, där medborgarna vill bo.

Lulebo är inne på en spännande utvecklingsresa och kommer dom närmsta åren behöva anställa både fler personer och komplettera med nya tjänster. Sedan 2023 har Lulebo plockat hem förvaltningsarbetet och gått från 50 till över 80 anställda och vår tillväxtresa har bara börjat utifrån den utvecklingsfas som Luleå och närområdet är inne i. Vi hoppas att du vill vara med på den resan!

Vi har idag ca 7 750 hyreslägenheter (och ett uppdrag att bygga fler), varav drygt 1 000 är studentbostäder och drygt 325 finns i våra fem trygghetsboenden. Vi har också 190 kommersiella lokaler i vårt fastighetsbestånd. Bolaget är kommunägt och ingår i Luleå Kommunföretag AB. Verksamheten utförs av drygt 80 medarbetare inom många olika yrkeskategorier.

Lulebos vision är ”Stolt Lulebo” och vi lägger stor vikt vid att skapa både affärsnytta och samhällsnytta i våra bostadsområden

Presentation

Tycker du om att ge bästa servicen och vara i händelsernas centrum? Då kan vår roll som exekutive assistent vara något för dig. Vi söker en driven och professionell person som kan hantera kraven i ett bolag i utveckling. Som exekutive assistent kommer du att arbeta nära vår vd och ledningsgrupp och stödja dem i deras dagliga arbete.

Dina arbetsuppgifter

Som exekutive assistent är du en given nyckelperson och du kommer att arbeta nära vd och ledningsgrupp för att se till att vardagen flyter på så smidigt som möjligt. I rollen kommer ditt fokus i första hand vara att stötta vd administrativt med uppgifter så som bokningar, kalender, dokumentation, presentationer, event och möten osv. Att arbeta effektivt är viktigt men du behöver samtidigt vara följsam och flexibel. Som exekutive assistent kommer du tillsammans med vd att forma och bygga rollen, då det är en ny roll i bolaget.

Dagarna kommer att variera men i huvudsak bestå av följande arbetsuppgifter:

• Koordinera och planera interna och externa möten samt arbetsrelaterade aktiviteter.
• Kommunicera med VD:s kontaktytor och stötta med enklare sysslor
• Förbereda presentationer, rapporter och andra dokument
• Hantera konfidentiell information och kommunikation med hög integritet
• Assistera vid specialprojekt och uppgifter enligt behov
• Ansvara för ledningsgruppens årshjul dvs inbjudningar, agendor, protokoll, följa upp actions samt tillhörande uppgifter
• Föra protokoll och följa upp beslut
• Övriga ad hoc-uppgifter och stöd till ledningsgrupp
• Ständigt förbättringsarbete och löpande effektivisering av våra dagliga processer

Din bakgrund

Du är en uppskattad och serviceminded kollega som är en stjärna på att organisera och administrera. Som person är du en kommunikativ och förtroendeingivande samt trivs i ett arbete med många kontaktytor. Du har ett strukturerat arbetssätt och har en god förmåga att prioritera. En viktig del är att du har hög integritet och är prestigelös. Utöver det är du lösningsorienterad och arbetar aktivt för att utveckla processer och verksamheten.

• Tidigare erfarenhet av att arbeta som Exekutive Assistant eller liknande roll.
• Rätt person är viktig utifrån personliga egenskaper.
• Strukturerad, ansvarstagande och bra på att prioritera.
• Stark kommunikations- och samarbetsförmåga
• Förmåga att arbeta självständigt och ta initiativ
• Goda kunskaper i svenska, tal och skrift samt hantera engelska i tal och skrift
• Prestigelös och serviceinriktad
• Digital kompetens och goda kunskaper i Officepaketet

Ansökan

Sista ansökningsdag för denna tjänst är den 12 maj 2024. Urval och intervjuer kommer att ske löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag. Vi tar endast emot ansökningar via ansökningsformuläret på vår hemsida.

Om du har frågor om rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta Madelene Hansson, HR-chef, via telefon 0920 - 23 67 54 eller madelene.hansson@lulebo.se.

Tjänsten avser en tillsvidareanställning med 6 månaders provanställning och start enligt överenskommelse.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Lulebo har gjort medieval för denna rekrytering och undanber därför all kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.