Exekutiv assistent till Humlegården Fastigheter

Som exekutiva assistent kommer du att vara en del av ledningsgruppen och ha en central roll i organisationen, du kommer att få använda din erfarenhet och dina färdigheter för att stödja organisationens högsta ledare. Du kommer att ha ansvar för att planera och organisera möten, boka resor, ansvara för event och mycket mer. Du kommer också att ha ansvar för att skapa powerpoints och presentationsmaterial som Humlegårdens ledare kommer att använda i sin dagliga verksamhet.

Hur ser en vanlig dag ut?

Rollen som exekutiv assistent är väldigt bred och behöver vara van vid att arbeta högt och lågt samt duktig på att hantera både interna och externa kontakter. Du kommer att stötta VD med styrelseadministration, bokning av möten, viss kalenderhantering, reseräkningar, utlägg samt vara behjälplig med PP-presentationer. Vidare kommer du även att stötta CFO och övriga I ledningsgruppen samt styrelsen. I ditt dagliga arbete kommer du att använda dig av Team Engine.

Exempel på arbetsuppgifter och ansvarsområden som ingår i rollen:

·      Skapa agenda samt förbereda innehåll inför möten

·      Insamlande av material samt säkerställa att deadlines hålls

·      Förberedelse av mötes- och konferensrum

·      Styrelserepresentation, samt informera alla deltagare interna som externa om tider mm.

·      Skriva ut material till ordförande och VD inför LG-möten

·      Sammanställa protokoll samt förbereda för e-signatur

·      Förbereda inför årsredovisningsarbete

·      Viss utläggshantering samt reseräkningar

·      Förberedelse inför bolagsstämma

·      Insamling material och beslutsunderlag

·      Protokollskrivande

·      Ansvara för all logistik kopplat till konferenser och strategidagar

·      Ansvara för inbjudningar till diverse konferenser och externa aktiviteter

Om Humlegården Fastigheter

Humlegården Fastigheter AB (publ) är ett aktivt fastighetsbolag med långsiktiga ägare och en väl positionerad fastighets- och projektportfölj. Vi ingår i länsförsäkringsgruppen, Sveriges enda kundägda och lokalt förankrade bank- och försäkringsgrupp. Humlegården äger, förvaltar och utvecklar främst kontorsfastigheter i Stockholmsregionen. Vi har 93 anställda och äger 59 fastigheter till ett värde om 39,7 miljarder kronor (31 december 2022). På Humlegården strävar vi efter att utveckla hållbara och attraktiva arbets- och stadsmiljöer. Det skapar vi genom en aktiv fastighetsförvaltning och utvecklingsprojekt bestående av nyproduktion samt utveckling av befintliga fastigheter.

Vem söker vi?

För att vara framgångsrik i denna roll är det viktigt att du är självgående, har starka kommunikationsfärdigheter och är en framåt person som alltid är steget före. Du bör ha en hög grad av noggrannhet samt integritet då du hanterar mycket konfidentiell information. Vidare är du duktig på att ta dig an arbetsuppgifter och tar gärna egna initiativ. Du är duktig på att hålla ett helhetsperspektiv utan att tappa fokus på viktiga detaljer. Ett krav är att du har erfarenhet av att arbeta med både styrelse samt ledningsgrupp och har en god förståelse för dess årshjul.

Nyfiken på att veta mer?

Rollen är en tillsvidaretjänst och är på heltid. För närvarande sitter Humlegården Fastigheter på Hamngatan 15 då kontoret på Engelbrektsgatan renoveras för tillfället.

I den här rekryteringen samarbetar Humlegården Fastigheter med The Pace/Wise Professionals. Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis, stephanie.grammenidis@thepace.se. Vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Vi tar tyvärr inte emot ansökningarna via mejl, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på www.wise.se och du får då svara på tre korta frågor. Om du går vidare i processen kommer du inom några dagar att få genomföra två arbetspsykologiska tester. Vi vill nämligen tidigt i processen samla in så mycket fakta som möjligt för att vi ska kunna göra den bästa matchningen. Som kandidat får du göra testerna tidigt i processen eftersom vi vill säkerställa ett objektivt, fördomsfritt och rättvist urvalsarbete.