Fakultetskoordinator

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns 40 000 studenter och fler än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Konstnärliga fakulteten i Malmö är en av nio fakulteter inom Lunds universitet och består av Konst-, Musik- och Teaterhögskolan, samt Inter Arts Center. Vid konstnärliga fakulteten finns kandidat-, magister- och mastersprogram inom fri konst, musik och teater, samt ett antal kurser av olika omfattning. Här bedrivs också forskarutbildning och forskning med konstnärlig inriktning och i musikpedagogik.



Konstnärliga fakultetens kansli består av nio medarbetare och är beläget centralt i Malmö, ett stenkast från Möllevångstorget.

Kansliet ger stöd till fakultetsledningen och institutionerna rörande bland annat ekonomi, forskning, HR och kommunikation. Nu söker vi en fakultetskoordinator med känsla för helhet och öga för detaljer som ska arbeta med samordnande och administrativa uppdrag av olika karaktär och svårighetsgrad.

Arbetsuppgifter

Du kommer att arbeta brett med administration på fakultetens kansli. Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden är;

- Sekreterare i fakultetsstyrelsen och andra gemensamma organ, vilket inkluderar ansvar för kallelser, sammanställningar av handlingar samt protokoll, liksom bokning av lokaler och förtäring vid möten
- Administrativt stöd till fakultetsledningen
- Registrator vid fakulteten vilket omfattar diarieföring och arkivering
- Medverka i utredningar och remissärenden
- Administrativt ansvarig för valfrågor på fakulteten

Dessutom ansvarar du för mötesbokningar, hantering av utskick, inbjudningar till- och anordnande av evenemang och möten. Du är behjälplig med beställningar av kontorsmaterial, mötes- och konferenslogistik, resebokningar, administration av semester- och mötesscheman. Du blir en naturlig del i gänget på kansliet som gillar att skapa trivsel och som kan fånga upp diverse löpande operativa arbetsuppgifter.

Som medarbetare på fakultetskansliet kommer du att vara delaktig i pågående utvecklingsarbete på fakulteten vilket betyder att arbetsuppgifterna i delar kan komma att variera över tid. Du kan även komma att bli administrativ resurs i tillfälliga arbetsgrupper.

Kvalifikationer

Krav:
- akademisk examen som arbetsgivaren bedömer relevant
- dokumenterad erfarenhet av samordnande- och serviceinriktat administrativt arbete inom offentlig sektor
- god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift, vid behov även på engelska
- mycket god dator- och systemvana

Det är även meriterande med:
- erfarenhet från universitets- och högskolesektorn
- förtrogenhet med offentlighetsrättsliga lagar och regler som styr vår verksamhet
- erfarenhet av sekreteraruppgifter i nämnd, råd eller kommitté inom offentlig sektor
- god kännedom om Lunds universitet samt där förekommande administrativa system, särskilt W3D3 och Proceedo

Som person är du prestigelös, flexibel, initiativtagande, lösningsorienterad och har god förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter. Du är kvalitetsmedveten och har god förmåga att självständigt organisera ditt arbete. För dig är det självklart att vara serviceinriktad med en vilja till samarbete. Du ser det som en naturlig del av arbetet att ge god service och att utveckla dig och verksamheten. Du har kommunikativ förmåga och är mån om ett gott samarbete med kollegor och ledning genom ett positivt förhållningssätt.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång. Välkommen med din ansökan! Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.