Fakultetssekreterare/-samordnare

Fakultetssekreterare/-samordnare
Ref PAR 2023/850
Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.
Med 1 700 anställda och en omsättning på 2,3 miljarder kronor är Sahlgrenska akademin Göteborgs universitets största fakultet. Vi bedriver forskning och utbildning inom medicin, odontologi och vårdvetenskap, och flera av våra utbildningsprogram hör till landets mest populära. Under vårt tak rör sig allt från unga studenter till internationellt ledande forskare.


Fakulteten leds av en dekan och har en styrelse. Styrelsen ansvarar för strategisk planering och övergripande styrning samt utgör ett forum för diskussion och samordning av fakultetens verksamhet. På fakulteten finns också ett prefektråd som är rådgivande till dekanen, till exempel när det gäller underlag till fakultetsstyrelsens beslut.


Vid Sahlgrenska akademins kansli samlas det fakultetsgemensamma administrativa stödet till ledningen och till utbildning och forskning. Här arbetar idag cirka 45 medarbetare med ansvar för ekonomi- och utbildningsadministration, forskningsstöd, kommunikation, internationalisering, samverkan, HR och övrigt stöd till fakultetsledningen.


Kansliet söker nu en fakultetssekreterare. Som en av oss på fakultetskansliet är du del av ett sammanhang och här är lätt att finna goda diskussionspartners och trevliga arbetskamrater som du kommer att arbeta tillsammans med. Vi förväntas vara kompetenta och engagerade och får också påtaglig uppskattning.
Arbetsuppgifter
I rollen som fakultetssekreterare är dina huvudsakliga uppgifter att handlägga och administrera ärenden för fakultetsstyrelsen och prefektrådet. Uppgifterna spänner över ett brett fält av frågor som tas upp i styrelsen och rådet. Du förbereder sammanträden, skriver PM till styrelsen och svarar för dagordningar, mm. Vidare följer du upp beslut och diskussioner och ansvarar för att relevanta dokument revideras. Du stödjer också fakultetens valberedning i dess arbete, ansvarar för att samordna fakultetens årsredovisning, representerar fakulteten i universitetets Högtidsgrupp och handlägger remisser. Du driver och samordnar också vissa ärenden eller projekt som involverar olika funktioner inom kansliet. Vidare bistår du kanslichefen i dennas arbete. Eftersom vi på kansliet samarbetar mellan de olika avdelningarna, kan du även komma att utföra andra arbetsuppgifter.


Du utför arbetet på ett självständigt sätt men i nära samarbete med dekanen, kanslichefen och övriga medarbetare på kansliet. Arbetet innebär också många kontakter med fakultetens chefer, institutioner och den gemensamma förvaltningen på universitet.
Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning eller motsvarande kompetens. Du kan skriva mycket god svenska och anpassa stilen på ett relevant sätt samt i övrigt kommunicera tydligt. Du kan också kommunicera på engelska. Arbetet kräver att du är noggrann, uppmärksam, serviceinriktad, mån om kvaliteten i arbetet och har gott omdöme. Du kan arbeta självständigt, klarar av att prioritera samt har förmåga att på ett lämpligt sätt driva ärenden framåt. I kontakter med andra har du ett sätt som främjar samarbete.


Erfarenhet från offentlig verksamhet, och då särskilt från universitet eller högskola, är meriterande. Vidare är erfarenhet av digitaliseringsarbete och samarbetsverktyg som SharePoint meriterande.
Anställning
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med placering vid Sahlgrenska akademins kansli. Tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.
Kontaktuppgifter för anställningen
Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta Margareta Rorsman, kanslichef,
tel. 031-786 62 54, margareta.rorsman@gu.se
Fackliga organisationer
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande
Ansökan
Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.
Ansökan ska vara inkommen senast: 2023-08-09