Fastighet- och avtalsadministratör

Cantera söker ambitiösa och drivna konsulter med mycket god teknisk kompetens och relevant utbildning. Vi tror att du trivs med att ställas inför nya utmaningar och att du förstår vikten av att sätta kunden i fokus.


Arbetsuppgifter
Fastighets- och avtalsadministratören har te.x. följande arbetsuppgifter:


 Ta emot, registrera och bevaka avtals- och skadeärenden i kunds datasystem
 Vid förfrågningar söka och ta fram avtal och vidarebefordra via e-mail, post- och budförsändelser.
 Uppdatera och ajourhålla förteckningar över fastighets- och skaderelaterade ärenden i projektet, samt sortera och strukturera befintliga avtal.
 Ta emot handlingar enligt gällande föreskrifter och rutiner för registrering samt översända handlingar till diariet och söka i diariet
 Informera medarbetare i enheten om gällande arbetssätt och följa upp tillämplig diarieföring och dokumenthantering hos medarbetare.
 Svara för samordning och utveckling inom det egna arbetsområdet, t.ex. upprätta och uppdatera rutinbeskrivningar och processkartor.
 Assistera med följebrev, e-post, samt allmän posthantering och expediering.
 Vid behov svara för protokoll och kallelser, delta vid möten
 Vid behov läsa och granska avtal med avseende på administrativt sakinnehåll.
 Vid behov bistå i enhetens administrativa arbete, tex dokumentation inom olika delar
 Besvara frågor från medarbetare i enheten angående diariet, diarieföring och arkivering eller föra dessa frågor vidare till diariet och senare återkoppla till frågeställaren.
 Genomföra rättning av felaktigheter i diarieärenden. I detta arbete kan även nya diarienummer tas ut vid behov.
 Samordna utlämnande av allmänna handlingar för enheten och att utlämnade sker enligt kunds rutiner.
 Ha kontinuerlig kontakt med diariet för att få information av vikt för enheten och lyfta upp frågor och problem kopplade till diariet, diarieföring och arkivering. Personen bedömer också om det finns behov av att genomföra avstämningsmöten med diariet där ledningen inom enheten deltar.
 Vid behov informera om diarieföring för exempelvis ett delprojekt.
Uppdraget omfattar bland annat följande generella arbetsuppgifter:
 Kopiering, skanning och framtagning av pdf:er
 Administrera bokning av mötesrum och kringutrustning
 Vid behov assistera i layout- och möbleringsfrågor
 Ta emot besök och vidarebefordra frågor till berörda
 Medverka i introduktion av nya medarbetare på arbetsplatsen
 Övrig service åt medarbetare i enheten.


Kompetenskrav
Du ska uppfylla dessa minimikrav (ska-krav) på kompetens:
• Minst 3 års erfarenhet från uppdrag avseende administrativt arbete inom samhällsbyggnadsprojekt med liknande arbetsuppgifter som angivet.
• God kunskap i officepaktetet.
• Behärska svenska och engelska i tal och skrift.
• Relevant eftergymnasial utbildning eller motsvarande arbetserfarenhet.
• Erfarenhet av avtal inom markåtkomst samt med fastighetsägare är meriterande


Vid ansökan märk ansökan med Fastighet- och avtalsadministratör


Skicka in din ansökan så snart som möjligt då urval sker löpande och positionen kan bli tillsatt innan slutdatum.
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser