Fastighetsförvaltare och post- och skanningsadministratör

Vi söker dig som är positiv och ordningsam. Du ska kunna hantera flera uppgifter samtidigt som du kan arbeta mot långsiktiga mål.
Om jobbet
Vi söker nu en erfaren och driven Fastighetsförvaltare, tillika Post- och skanningadministratör, med placering i Visby. Balansen mellan de olika rollerna kommer att växla över tiden.
I rollen som Fastighetsförvaltare ingår att begära offerter och göra beställningar i mindre projekt i samråd med närmaste chef samt göra avrop på ramavtal, medverka vid genomförande av upphandlingar enligt LOU samt bevaka driftsfrågor och funktionalitet i större projekt. I rollen ingår också att ansvara för driftavtal och ha löpande kontakter med driftentreprenörer och andra leverantörer samt ansvara för uppföljning av kontrakt samt att planera, upprätta underlag, samordna och följa upp drift och underhållsbudget, inklusive fakturahantering. Du är också IT-kontaktperson där du vid behov gör beställningar/felanmälningar till stöd för medarbetare i Visby.
I rollen som Post- och skanningadministratör arbetar du i huvudsak med att bedöma och hantera in- och utgående post och paket. I rollen ingår också att preparera och skanna inkommande handlingar i enlighet med gällande regelverk på området. Du ansvarar för Sidas fullmaktregister avseende öppnande av post. Du samverkar med postleverantör samt övriga inom fastigheten vad avser hämtning och lämning av post samt samarbetar med Sidas postexpedition i Stockholm. Rollen omfattar också att hantera Sidas digitala myndighetsbrevlåda.
Visst arbete sker i Sidas elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem Dox (Public 360)
Arbetsuppgifter som Fastighetsförvaltare
· Hantera inventarier, material och teknisk utrustning, beställer och gör inköp av kontorsprodukter samt produkter av annan karaktär.
Planera och genomföra köp av varor och externa tjänster, ta fram anbudsunderlag, granska och utvärdera anbud i samarbete med upphandlingsrådgivare
Tillsammans med Enhetschef hantera och samordna uppföljning av ingångna avtal och kontrakt
Ansvar för kontakt med leverantörer inom ansvarsområdet.
Samordna brand, säkerhets och räddningsarbetet.
Bidra till arbetet med att planera och genomföra anskaffning av säkerhetssystem samt utfärda föreskrifter.
Bidra till att planera och genomföra säkerhetsarbete.
Visbykontorets representant gällande Sida Almedalsveckan ”Sverige i världen”

· Samarbete med Enhetsadministratör gällande trivsel och arbetsmiljö på Visbykontoret.
Arbetsuppgifter som Post och skanningadministratör
· Du ankomststämpar och bedömer, preparerar dokument för skanning
· Skanning i programvaran Teleform
· Fakturaskanning
· Handhar Sidas myndighetsbrevlåda sida@sida.se
· Postservice
Arbetsuppgifterna utförs i öppet kontorslandskap.
Vi erbjuder
Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.
Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.
Kvalifikationskrav
Utbildning
· Gymnasieutbildning eller kunskaper som arbetsgivaren bedömer som likvärdiga.
Språk
· Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och i skrift
Arbetslivserfarenhet och kunskaper
· Erfarenhet av administrativt arbete, gärna reception, biblioteksassistent, arkivassistent eller liknande uppgifter.
· Erfarenhet som Fastighetsförvaltare eller av fastighetsskötsel
· Erfarenhet av att hantera applikationer inom Office-paketet samt system och verktyg som behövs för att effektivt kunna utföra de egna arbetsuppgifterna.
Funktionella kompetenser/förmågor:
För den här rollen behöver du:
· Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
· Ta initiativ och vara drivande
· Ha förmåga att hantera stress, osäkerhet och risker
· Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
· Ha förmåga att omsätta idéer i konkret handling
· Kunna hantera motstånd, vara flexibel och lösningsfokuserad
· Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn
· Kunna bidra med samt ta till dig kunskap och evidens
· Kunna omsätta erfarenheter och lärdomar till handling
· Vara mycket noggrann och ha en hög serviceambition
Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.
För denna roll är det meriterande om du
· Har erfarenhet av arbete med skanning
· Har erfarenhet av statlig upphandling.
· Har erfarenhet av administration och kundkontakt
Bra att veta
Befattningen avser en särskild visstidsanställning tillsvidare dock längst t o m dec 2023. Tillträde efter överenskommelse.
Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.
Befattningen är säkerhetsklassad varför du behöver lämna samtycke till registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen ifall du blir erbjuden befattningen.
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Thomas Küchen 08-698 52 88, Mikael Andersson, 08-698 55 04 eller Erik Liljegren 08-698 40 44
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Linus Jarl 08-698 50 00) och ST inom Sida (kontaktperson: Ulrika Holmström 08-698 57 48).
Om Sida
Sida är Sveriges biståndsmyndighet. Vi arbetar för att minska fattigdom och förtryck i världen. I samarbete med organisationer, myndigheter och företag investerar vi i en hållbar utveckling för alla människor.