Fastighetskontoret söker en arkivarie

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Fastighetskontoret förvaltar och utvecklar ett unikt fastighetsbestånd viktigt för Stockholms invånare, företagare och besökare. Fastighetsbeståndet består av allt från välkända Stockholmsbyggnader till offentliga lokaler för kultur och idrott, kontorsbyggnader, brandstationer, saluhallar, slott, gårdar och torp. Vi förvaltar även natur- och friluftsområden utanför stadsgränsen. Vi sitter i Tekniska Nämndhuset på Fleminggatan 4, cirka 5 minuters promenad från Centralstationen.



Vi är en arbetsgivare som värnar om våra medarbetares välmående. Vi erbjuder flextid, möjlighet till arbete hemifrån, generösa friskvårdsförmåner, lunchförmån och semesterväxling. Hos oss har du goda möjligheter till kompetensutveckling inom ditt uppdrag och inom Stockholms stad.



Vi på enheten HR, arkiv och registratur söker nu en arkivarie.

Hälsning från din framtida chef
Anna Hellström heter jag och är din blivande chef. För mig är det viktigt att ha medarbetare som trivs och har roligt på jobbet, tycker om att ta eget ansvar och att samarbeta med andra. Jag är mån om att ta tillvara på medarbetarnas egna engagemang och drivkraft för att på så sätt utveckla verksamheten. Av mig kan du förvänta dig ett närvarande, tillitsfullt och engagerat ledarskap.

Du är varmt välkommen in med din ansökan!

Om rollen
Som arkivarie på fastighetskontoret har du en förvaltningsövergripande roll. Du samordnar och utvecklar arbete inom arkivfrågor och informationshantering. Arbetet sker i nära samverkan med kollegor på funktionen för arkiv och registratur och tillsammans med linjeverksamheten. Du kanaliserar mål och styrning inom arkivområdet och ger verksamheten konkret vägledning i hur vi kan svara mot detta.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att:

- ta fram och/eller uppdatera vägledande och styrande dokumentation som lathundar, arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur, bevarandeförteckning, hanteringsanvisningar och strategi för långtidslagring av digital information
- ordna, vårda och förteckna arkiv enligt gällande regelverk
- leda och delta i utvecklingsprojekt för arkivfrågor och informationshantering
- vara kontorets dataskyddssamordnare, där du samverkar med externt dataskyddsombud
- hantera och registrera allmänna handlingar i kontorets ärende- och dokumenthanteringssystem.

Dina erfarenheter och kompetenser
Vi söker dig som har:

- relevant universitets- eller högskoleutbildning som innehåller minst 60 poäng arkivvetenskap alternativt har du arbetslivserfarenhet inom området som säkerställer jämförbar kunskap
- aktuell erfarenhet av att arbeta som arkivarie
- mycket god förmåga att uttrycka dig i svenska språket i både tal och skrift
- erfarenhet av något av de större standardsystemen för ärende- och dokumenthantering t.ex W3D3, Public 360 eller Platina
- god förmåga att använda digitala verktyg såsom Office-paketet i ditt arbete.

Det är meriterande om du har:

- intresse av utvecklings- och förändringsarbete
- erfarenhet av och kunskap om att införa eller utveckla digitala arbetssätt
- kunskap om lagar och regler gällande allmänna handlingar så som tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen.
- erfarenhet från offentlig sektor och/eller erfarenhet från fastighetsbranschen
- erfarenhet av arbete med dataskyddsfrågor.

Din personlighet och ditt arbetssätt
Vid denna rekrytering lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper.

För att lyckas och trivas i rollen som arkivarie hos oss, där arbetet innebär mycket frihet under ansvar, behöver du vara självgående och initiativtagande i din planering och samverkan med andra. Du har ett brett perspektiv på frågor och ser till verksamhetens bästa i ditt agerande och dina beslut. Du söker samarbete och har förmågan att skapa tydlighet för andra i komplexa frågor. Du är strukturerad och kan arbeta mot mål med både kort och långt tidsperspektiv.

Vi tycker att det är viktigt att du verkar för vår värdegrund – ansvarstagande, nytänkande, professionalism och helhetsperspektiv. Du värdesätter olikheter och förstår hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar dig och andra.

Hos oss får du
- Vara med och utveckla Stockholm
- Arbeta med spännande och unika fastigheter
- God möjligheter att utvecklas inom ramen för ditt uppdrag och inom Stockholms stad
- Stor frihet att planera ditt arbete
- En chef som engagerar, stöttar och utmanar
- Hjälpsamma och kompetenta kollegor som bidrar till en god stämning på kontoret
- En centralt belägen arbetsplats
- Förmåner som exempelvis Edenred lunchförmån, friskvård och semesterväxling
- En arbetsgivare som jobbar med sina utmaningar.

Läs gärna mer om våra förmåner https://jobba.stockholm/formaner/

Din arbetsplats
Avdelningen verksamhetsstöd innehåller enheterna; IT, hållbarhet och kvalitet, säkerhet, kommunikation, HR, arkiv och registratur samt funktionen juridik. Avdelningens uppdrag är att säkerställa att stöd styrning och utveckling sker på ett effektivt och enhetligt sätt, till nytta för hela kontoret och i överensstämmelse med stadens övergripande riktlinjer.

Denna tjänst ingår i enheten HR, arkiv och registratur. Här arbetar sex personer. Vi är hjälpsamma och kompetenta kollegor som mer än gärna delar med oss av våra kunskaper med varandra och med våra kollegor på kontoret för verksamhetens bästa.

Din ansökan utan personligt brev
Vi genomför ett pilotprojekt i Stockholms stad där vi provar att rekrytera utan personligt brev.

 

Rekryteringsprocessen
Sista ansökningsdag är den 26 november. Vi påbörjar urvalsarbetet när ansökningstiden är slut. Vi planerar att börja intervjua vecka 48. Första intervjun är digitalt.

Övrigt
Denna tjänst är placerad i säkerhetsklass vilket innebär att en säkerhetsprövning och registerkontroll kommer att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.