First Impression Manager/Office Manager

Vi söker
på uppdrag av våra kunder flera duktiga stjärnor inom service. Både att arbeta i ett serviceteam och leda det. Vi har flera kunder inom finans, juridik, fastighet, IT och mediahus etc. som är i behov av att hyra in duktiga medarbetare som brinner för service. Dessa företag har smakfulla kontor mitt i city och en hög servicegrad mot medarbetare, kunder och övriga gäster. Ofta är kunden i behov av snabb hjälp och hyr in till att börja med för att överväga att köpa loss och anställa om det känns rätt för båda parter. Vi söker stjärnor i alla åldrar och kön, allt hänger på ditt engagemang, serviceanda och att du kan ta för dig. Uppdragen är vardagar både deltid och heltid och kan ibland bli extra på vardagskvällar vid event.

Arbetsuppgifter
Som First Impression Manager/Office Manager kommer du att arbeta brett med ansvar över reception, konferens, kök, loungeytor, toaletter och förråd och säkerställa att det alltid är snyggt och fräscht. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innefattar att:

- Manifestera uppdraggivarens varumärke och värdegrunder i kött och blod.

- Ge förstklassig service både externt och internt.

- Boka mötesrum för både fysiska och virtuella möten.

- Assistera med teknisk support i mötesrum.

- Hjälpa till att planera, köpa in saker och genomföra event på kontoret så som frukost, lunch och afterworks.

- Ansvara för post- & budhantering samt emballage och rum för kopiering, bindning och återvinning.

- Kontakt med leverantörer, inköp av catering, blommor, kontorsmaterial, kaffe, frukt samt kontakt med fastighetsförvaltaren etc.

- Stötta HR med on-& offboarding av personal ex. nyckelblippar och passerkort.

- Övriga administrativa arbetsuppgifter ex. uppdateringar i affärssystem, intranät och förbereda underlag till ekonomi.

Erfarenhet
Vi ser gärna att du har erfarenhet från servicebranschen ex. hotell, café eller restaurang eller tidigare receptionsarbete, men det är inte ett krav. Du har känsla för kvalitet och trivs med att vara den första personen alla besökare möter och ger ett bra första intryck. Din svenska och engelska är flytande i tal och skrift och du är en van användare internet, affärssystem, kalenderhantering och MS Office. Vi anställer stjärnor i alla åldrar mellan 20 - 65 år där vi anpassar kandidaterna i relation till uppdragets kravspecifikation och kundens önskemål.

Egenskaper
Du drivs av att göra skillnad och överträffa förväntningar. Rollen i ett serviceteam är bred och du förväntas att vara flexibel, prestigelös, serviceminded och stresstålig. Du ligger alltid steget före och ser möjligheter att stötta och hjälpa dina kollegor samt hitta lösningar för utveckling av företagets bemötande.



Om The First Impression Company
The First Impression Company är ett företag som samlat några mycket erfarna och nytänkande individer kring frågan om hur B2B-företag möter sina besökare. Genom våra erfarenheter från olika branscher har vi samlat på oss mängder av kunskap som gör vår vägledning lönsam när det kommer till att skapa en unik och minnesvärd besöksupplevelse. Vi är passionerat engagerade i det faktum att bra möten leder till bra relationer och att bra relationer leder till bra affärer. Vi drivs av vetskapen att våra insatser kommer att generera en ökad intäkt för våra uppdragsgivare. Med stor erfarenhet och specialistkompetens från branscher som kontorskaffe, hotell & restaurang, bemanning, företagsservice, utbildning, marknadsföring och design har vi benat ut vad som måste vara på plats för en besöksupplevelse i världsklass. Vårt motto är att mottagandet alltid ska vara positivt laddat med en wow-känsla och att besökaren ska vilja komma tillbaka. Vi vill tillsammans med alla medarbetare ha ett inspirerande och meningsfullt arbete med en tillitsfull kultur. Våra värdeord vägleder oss i vår vardag: Vi är Snabba, Professionella, Intresserade, Relationister och Ambitiösa. Vi sitter i fräscha lokaler mitt i city nära Hötorget och blev nominerade till Gasellföretag 2021 med mål om fortsatt tillväxt.

Vår filosofi
är att första intrycket ska användas till att stärka varumärket och skapa förutsättningar för bra möten, bra relationer och bra affärer. Du presenteras till våra kunder som en First Impression Manager för att säkerställa kundens ”First Impression”. Du representerar varumärket och DU gör skillnad. Du arbetar ute hos våra kunder och ingår i vårt nätverk med flera andra First Impression Managers som kontinuerligt samlas för vidareutbildning genom inspirationsföreläsningar etc. Eftersom vi erbjuder våra kunder möjligheten att rekrytera den person de hyrt kan detta leda till att du blir erbjuden en anställning, dock självklart förutsatt att det är ömsesidigt.