Formas söker arkivarie, 2023-02204

Välkommen till Formas, ett forskningsråd för hållbar utveckling! Vi finansierar forskning och innovation och tar fram kunskapsunderlag som ska bidra till att uppfylla FN:s globala hållbarhetsmål och Sveriges miljömål. Vi har stort fokus på samverkan med forskare och olika samhällsaktörer, såväl i Sverige som internationellt.

Formas har i dagsläget ett digitalt ärende- och diariehanteringssystem. Arbete pågår med att skanna alla handlingar i pappersarkivet. En av dina huvuduppgifter blir att fortsätta att driva avveckling av pappersarkivet, utveckling av dokumenthantering och i ett senare skede påbörja arbete med e-arkivlösningar.



Rollen som arkivarie
Din uppgift är att arbeta med och vidareutveckla digital arkivhantering inom Formas. Som arkivarie arbetar du med att förvalta, vårda och tillhandahålla arkivbestånden genom att utföra ordnings- och förteckningsarbeten, gallra, delta i leveranser och omflyttningar av material. Du sköter även vården av arkiv och närarkiv. Du arbetar tillsammans med vår registrator, vår avdelning för digital verksamhetsutveckling och övriga delar i organisationen. Formas är också värdmyndighet åt Klimatpolitiska rådet som startade 2018, vilket innebär att Formas hanterar även den myndighetens diarium och arkiv.

I dina arbetsuppgifter ingår att:

- ansvara för arkivet i enlighet med den verksamhetsbaserade arkivredovisningen
- stödja verksamheten i hantering av allmänna handlingar och informationshantering
- leda arbetet för utarbetandet av interna föreskrifter och handledningar inom området
- vara drivande i utvecklingen av arkiv- och dokumenthanteringsfrågor
- vara backup för registratorsfunktionen och bidra vid arbetstoppar
- hålla utbildningar/informationsinsatser för Formas medarbetare och chefer i arkiv-  och dokumenthanteringsfrågor
- göra utredningar av olika slag kopplade till ansvarsområdet

Vem är du?

Formas söker dig som:


• har flera års erfarenhet av arbete som arkivarie i offentlig sektor och med mycket god kännedom om hur lagstiftningen reglerar arkivverksamheten
• har relevant akademisk examen, där minst 60 hp/40 p arkivvetenskap ingår
• har arbetat med digital långtidslagring av information och har intresse för och kunskap inom system- och IT-frågor
• har en god kommunikativ och pedagogisk förmåga.
• behärskar svenska och engelska väl i både tal och skrift


Det är även meriterande om du har:


• erfarenhet av att arbeta i Platina
• systemvetenskaplig kompetens, utbildning eller motsvarande
• erfarenhet av att införa e-arkiv och av personuppgiftsfrågor

 

Egenskaper vi värdesätter
Som person är du målinriktad, strukturerad och har lätt för att samarbeta. Du är kvalitetsmedveten, initiativrik och delar aktivt med dig av ny kunskap och idéer, så att verksamheten kan utvecklas. Tiden använder du effektivt och du arbetar systematiskt, organiserat och metodiskt. Du ser till att arbetet slutförs och följer upp resultatet.
Du har ett grundläggande intresse för system- och IT-frågor och tycker att det är roligt med både utredning, utveckling, förvaltning och stöd.

Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper.



Att jobba på Formas
Formas är en statlig myndighet med cirka 100 medarbetare. Våra verksamhetsområden omfattar miljö, areella näringar och samhällsbyggande. Det innebär att vi finansierar forskning och innovation som rör klimat, cirkulär ekonomi, livsmedel, skogs- och jordbruk, hav och vatten, stadsplanering. Därutöver utvecklar vi strategier, gör analyser, sammanställer kunskapsunderlag och kommunicerar om forskning och forskningsresultat. Vi arbetar aktivt för att ligga i framkant när det kommer till digitala lösningar och processer. Läs mer på: Så är det att jobba på Formas



Om anställningen
Du kommer att anställas som arkivarie och tillhöra Förvaltningsavdelningen. Anställningen är en tillsvidareanställning, inledningsvis med 6 månaders provanställning.
Vi erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter till alla. Vi tror på jämlikhet, inkludering, mångfald och värderar olika erfarenheter. Därför ser vi positivt på sökanden med olika bakgrunder.

Välkommen med din ansökan senast den 8 september. Låter detta spännande och du vill veta mer så är du välkommen att kontakta Timothy Hallgren, biträdande avdelningschef på förvaltningsavdelningen timothy.hallgren@formas.se  eller 08-775 40 49, eller Alexandra Nygren, HR-generalist alexandra.nygren@formas.se eller 08-775 41 64.

Våra fackliga representanter är Emily Dock Åkerman, Saco 08-775 40 32 och Nathalie Collin, ST, 08-775 40 11.