Formas söker en erfaren GD-koordinator

Formas är en statlig myndighet där verksamheten kretsar kring kunskap för en hållbar utveckling. Vi jobbar med finansiering av forskning och innovation, strategiarbete, kunskapssammanställningar, uppföljningar, utvärderingar, analyser samt kommunikation av forskningsresultat. Vi är en kunskapsintensiv organisation med medarbetare med ett stort engagemang för hållbarhetsfrågor. Vi erbjuder ett stimulerande och varierande arbete med stort eget ansvar och möjlighet att påverka. Vi är i dag cirka 90 medarbetare och sitter i kreativa, aktivitetsbaserade lokaler på Drottninggatan 89 i Stockholm. För närvarande arbetar dock merparten av medarbetarna på distans i enlighet med Folkhälsomyndighetens rekommendationer. Formas är även värdmyndighet för Klimatpolitiska rådet.

Formas fördelar årligen cirka 1,6 miljarder kronor till forsknings- och innovationsprojekt för hållbar utveckling. Det innebär finansiering av projekt inom exempelvis klimat, biobaserad ekonomi, livsmedel, lantbruk, bostadsbyggande och stadsplanering.

Formas har ett omfattande internationellt arbete och ansvar, där även Formas generaldirektör har ett aktivt engagemang såväl nordiskt, europeiskt som globalt.

Vi söker nu en erfaren GD-koordinator till generaldirektören som även ska bistå Formas ledningsgrupp med administrativt stöd.

Dina arbetsuppgifter
Tjänsten består både av arbetsuppgifter av mer administrativ karaktär och utvecklingsarbete främst vad gäller processer kring ledning och styrning av myndigheten.

Arbetsuppgifterna består bland annat av att:
- koordinera och planera generaldirektörens kalender och säkerställa att vardagen flyter på med en rimlig mängd möten i förhållande till andra uppgifter samt ansvara för generaldirektörens mötes- och resebokningar med tillhörande administration
- ha administrativt ansvar för ledningsgruppens möten, planera och ge förslag på agenda, säkerställa underlag, skriva minnesanteckningar och hålla kontroll över aktuell ärendelista
- skriva protokoll och minnesanteckningar från olika möten, sammanställa underlag för både externa och interna möten och förbereda PowerPoint-presentationer inför generaldirektörens presentationer
- ha administrativt ansvar för Formas GD-beslutsprocess inkl GD-beredningar, planera och ge förslag på agenda, planera in regeringsuppdrag med mera
- bidra till att olika processer inom myndigheten ständigt utvecklas och effektiviseras
- ansvara för administration kopplad till Rådet för evidensbaserad miljöanalys
- ta emot, stämma av och fördela inbjudningar
- bidra i genomförandet av större externa möten och konferenser, både fysiska och virtuella möten t.ex via Zoo

Kvalifikationer/Erfarenhet
Vi söker dig som har:
- en för tjänsten relevant akademisk examen eller motsvarande kompetens
- flerårig erfarenhet av att självständigt ha arbetat som administrativt stöd till högre chef, gärna på högsta nivå och i statlig verksamhet
- erfarenhet av utvecklingsarbete, gärna avseende processer kring ledning och styrning av myndighet
- en god stilistisk förmåga och uttrycker sig väl i tal och skrift, både på svenska och engelska
- goda kunskaper i Office-paketet, lätt att sätta sig in i IT-applikationer av olika slag samt en vana av att arbeta digitalt
- ett genuint intresse av att ge stöd och service.

Det är meriterande om du tidigare:
- haft administrativt ansvar för ledningsgrupp
- har arbetat med en myndighets GD-beslutsprocess

Egenskaper vi värdesätter
För att du ska trivas i denna tjänst krävs att du stimuleras av att arbeta både med administrativa arbetsuppgifter och utvecklingsarbete. Du tar egna initiativ och är van vid att hantera många arbetsuppgifter parallellt med rätt kvalitetsnivå även under perioder av högt tempo. Du ligger steget före i planering och har förmågan att se och prioritera vad som behöver göras för att underlätta i det dagliga arbetet.

Du har hög integritet, är självgående och har ett strukturerat arbetssätt.

Då du kommer att samarbeta mycket, både internt men även externt, krävs också att du har en god samarbetsförmåga och förmåga att arbeta i olika nätverk. Du trivs också i rollen som spindeln i nätet och är flexibel.

I rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Om anställningen
Anställningen är tillsvidare, där Formas tillämpar provanställning.

Tjänsten är organisatoriskt placerad på förvaltningsavdelningen men du rapporterar till generaldirektören.

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Formas erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter till alla.

Ansökan
Du ansöker genom att klicka på knappen Ansök. Sista ansökningsdatum är 2020-09-16.
Betyg och övriga handlingar tar du med vid en eventuell intervju. Beslut om tillsättning publiceras på hemsidan.

Vi avböjer all rekrytering- och annonseringshjälp.

Kontaktinformation
Vill du veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta generaldirektör Ingrid Petersson, ingrid.petersson@formas.se, tfn 070-350 23 39.

Uppgifter om rekryteringsprocessen lämnas av HR-specialist Elisabeth Cameron, tfn 08–775 40 07.
Företrädare för Saco är ST Cathrine Beijer, tfn 08-775 40 31 och för SACO är Petra Wallberg tfn 08-775 41 27.